Jakým způsobem probíhají ve vašem týmu pracovní porady? Organizujete je sporadicky nebo pravidelně? Připravujete se na ně a víte předem, co má být jejich cílem? V případě, že na poradách společně plánujete i pracovní úkoly, plánovač úloh může být pro vás dobrou pomůckou. Přečtěte si pár tipů, jak vést porady efektivně a ke spokojenosti vašich zaměstnanců.
Zvolte správný čas a termín porady
V případě, že plánujete pracovní poradu, nikdy ji neorganizujte v osobním čase vašich lidí. Zvolte datum, které spadá do jejich běžného pracovního dne. Ideální v době, kdy jsou aktivní a pozorní. Termín porady oznamte v dostatečném předstihu kolegům.
Ještě lepší je, pokud ve firmě zavedete pravidelné pořady, které se budou konat v konkrétní den a čas v týdnu nebo v měsíci. Díky tomu si můžete v týmu vytvořit rutinu, takže lidé budou s poradou jednoduše počítat a budou ji mít v pracovním kalendáři.
Víte, čeho chcete na poradě docílit?
O kvalitě porady značně rozhoduje dobrá příprava. Zásada číslo jedna je, abyste věděli, čeho chcete docílit. Pracovní setkání, která nemají stanovený cíl, jsou náchylná k častému přerušování různými nesouvisejícími tématy. I proto je dobré, pokud vedoucí zaměstnanec nebo manažer poradu řídí.
V případě, že se kolegové nechají strhnout detaily, je dobré, když je někdo vrátí zpět k programu porady. Jinak se může stát, že se vám pracovní setkání vymkne z rukou, čímž někteří zaměstnanci zbytečně ztrácejí čas, kteří by mohli věnovat pracovním úkolům.
Každá firma by měla vytvářet podmínky k tomu, aby zaměstnanci mohli pracovat efektivně.
Na poradě si dělejte pravidelný zápis
Pokud si z porad připravujete zápis, děláte dobře. Někteří manažeři během porady využívají i plánovač úloh, do kterého si zapisují důležité a neodkladné pracovní úkoly a přiřazují je jednotlivým členům týmu. Na začátku další pořady si pak můžete zkontrolovat, zda se vám je v týmu podařilo splnit.
Na konci porady nebo pracovního setkání si pro jistotu vždy shrňte její stručný závěr v bodech. Zejména co se týče nejdůležitějších úkolů a termínů. Zápis z porady můžete po jejím skončení vysdílet svému týmu.
Organizujte čas zaměstnanců
Chcete, aby byly vaše pořady konstruktivní a abyste všichni odcházeli s pocitem, že jste se dohodli? Každý manažer je rád, pokud lidé chodí na porady dobrovolně a rádi. Ve firmě, kde je otevřená komunikace, zaměstnanci mluví bez obav a komunikují své pracovní potřeby otevřeně. Dobrý manažer ví, jak rozložit síly v týmu a práci organizuje tak, aby měl každý svoji zodpovědnost.
Dobrý manažer ví, jak rozložit síly v týmu a využívá FLOWii.
Plánovač úloh vám umožňuje měření času
Plánovač úloh vám dokonce umožňuje rozdělit každý úkol na více aktivit a ke každé z nich přidělit zodpovědnou osobu a termín. Pokud někomu jistý úkol trvá dlouho, vaši lidé si mohou začít měřit čas na jednotlivých úkolech. I díky tomu zjistí, nakolik jsou v práci efektivní. To vše můžete vyhodnotit také na některé z vašich porad.
Komunikujte o problémech otevřeně
Dávat konstruktivní zpětnou vazbu je v pořádku. Rovněž si vyslechnout vaše lidi, pokud něco ve firmě nefunguje nebo jim to komplikuje práci. Poslouchejte své zaměstnance a ptejte se, co navrhují zlepšit v rámci firemních procesů. Jaké překážky musí překonávat? Co by chtěli dělat jinak a efektivněji? Mají dostatek informací, aby uměli dotáhnout pracovní úkoly do úspěšného konce?
Nastavené procesy ve firmě pomáhají
Pokud se něco v týmu povede, určitě lidi na poradě pochvalte. Řekněte jim, jaký benefit to má pro firmu i pro lidi samotné. V případě, že se něco nepodařilo nebo řešíte akutní pracovní problém, zkuste společně přijít na to, v čem spočívá. Jak se mu lze v budoucnu vyvarovat nebo jaký postup zvolit, aby se již neopakovala?
Dělat chyby je přirozené. Často je lze napravit, někdy způsobí vaší firmě škodu, ale zavedením správných procesů je lze eliminovat. I proto je důležité, aby všichni členové týmu znalí jasně pravidla, která ve vaší firmě platí. FLOWii vám nabízí různé nástroje a řešení, kterými hravě zvládnete online i projektový management.
Plánování úkolů s FLOWii
Pokud ještě ve firmě nemáte zavedeny pravidelné a stálé pořady, začněte co nejdříve. V mnohém vašemu týmu pomohou. Organizujte je ve správný čas, berte přitom v úvahu čas vašich zaměstnanců, zapisujte a rozvrhujte důležité úkoly a termíny společně.
Pomozte si plánovačům úkolů a snažte se, aby byly cíle porady naplněny. Přiřaďte k jednotlivým pracovním úkolům lidi, kteří za ně zodpovídají a na začátku další pořady zkontrolujte, co se podařilo splnit. Měřte a vyhodnocujte. FLOWii vám může být dobrým společníkem při organizaci práce i zvýšení efektivity vašich pracovníků.
