A megfelelő CRM szoftver segítségével versenyképes maradhat a vállalata. De hogyan lehet kiválasztani a legjobb CRM rendszert a nagyszámú beszállító és végtelen funkciók közül? A választ ebben a cikkben találja meg.
Kezdjük azzal, mit tesznek lehetővé a CRM rendszerek a vállalatok számára.
- Kövesse nyomon az összes ügyféllel folytatott interakciókat
- Értékesítési és marketing tevékenységek ellenőrzése
- Erős és hosszú távú kapcsolatok fenntartása a meglévő ügyfelekkel
- Termékek és szolgáltatások értékesítésének támogatása
- A marketing csapatok közötti kommunikáció javítása
- Új ügyfelek megszerzése és megtartása
A megfelelő CRM rendszer kiválasztása azonban nem lesz egyszerű. Minden CRM szoftvernek meg vannak az előnyei, ugyanakkor a hátrányai is, és számos tényezőt figyelembe kell venni.
Számos eladó, megoldás és technológia közül lehet választani. Figyelembe kell vennie a könnyű telepítést, az alkalmazkodóképességet, a költségeket és az üzleti stratégiát.
Saját igényei szerint válassza ki a CRM rendszert! Nagyon fontos pontosan felmérni az üzlet igényeit. Ezután hasonlítsa össze a CRM rendszereket a kínált funkciók alapján, illetve a költségkeretével.
4 kroky ako zvoliť správny CRM
- Határozza meg, mit szeretne elérni a CRM rendszer használata segítségével.
- Írja össze a követelményeket, ami a technológiát, maga a szolgáltatást és az ügyfelszolgáltatást illeti.
- Vegye figyelembe a költségkeretet és a CRM futtatásának módját (cloud, saját szerver).
- Személyre szabhatja igényeit a piac kínálatának megfelelően.
Határozza meg, mit szeretne elérni!
A CRM kiválasztásának első lépése az, hogy felteszi magának a kérdést, milyen problémákat próbál jelenleg megoldani.
Lehet, hogy vállalkozása folyamatosan tapasztalja:
- Az ügyfelek vesztesége
- Nem sikerül teljesíteni a bevételi céljait
- Nem sikerül elegendő üzletet megkötni
Ha kisebb vállalata van, fektessen ebbe energiát és vigye végbe ezt a folyamatot. Ha pedig nagyobb vállalata van, érdemes bevonni több felelős személyt is a pozitív végeredmény érdekében.
Mindkettő esetben szükséges alaposan megvizsgálni az üzleti tevékenységeket. Ez azt jelenti, hogy végbe hajtsák az üzleti folyamatokat és feltérképezik azokat, így egyszerűbben jönnek rá arra, hogyan működnek és megértik, milyen funkciókra van pontosan szükségük.
Az első lépés megtételéhez tegye fel magának ezeket a kérdéseket:
A legfontosabb üzleti folyamatokhoz ezek tartoznak: értékesítés, marketing, ügyfélszolgálat.
- Hogyan néznek ki ezek a folyamatok az Ön vállalatában? Írja össze a pontos lépéseket, melyek a bizonyos folyamathoz tartoznak. Például az Ön értékesítési folyamata így néz ki: első találkozó, ajánlat, kiválasztási lista, tárgyalás?
- Vannak-e ezekben a folyamatokban olyan lépések, amelyek túl sokáig tartanak, vagy amelyekre az ügyfelek panaszkodnak?
- Miben különböznek az új üzleti lehetőségekre összpontosító értékesítési folyamatok a meglévő ügyfelekre összpontosító folyamatoktól?
- Hogyan mérik az értékesítők teljesítményét?
- Milyen információkhoz fér hozzá a vezetőség?
- Jelenleg használ KPI-ket (Key Performance Indicators)?
- A kulcsfontosságú folyamatok mely területein kell változtatnia vagy fejlesztenie üzleti céljainak elérése érdekében?
Ezeket a kérdéseket fontos megválaszolni. Vonja be esetleg az alkalmazotjait is, akikre vonatkoznak a kérdések, hiszen több szem több megoldást lát.
Miért ennyire fontos ez a lépés?
Az üzleti folyamatok áttekintése után kiderülhet, hogy el kell távolítania néhány lépést, és lehet, hogy még többet kell hozzáadnia, vagy akár teljesen másként kell kezelnie a feladatokat és a folyamatokat.
Ha feltérképezte és dokumentálta a folyamatokat, akkor azokat felesleges káosz nélkül lehet orvosolni és kezdheti irányítani vállalkozását.
A legfontosabb értékesítési, marketing és ügyfélszolgálati folyamatok feltérképezése problémákat okozhat a szervezetében. Senki sem szereti látni, hogy egy bizonyos folyamat nem működik. Ha azt gondolja, felmerülhet egy ilyen probléma, kérjen inkább tanácsot egy felelős személytől, vagy vegye fel a kapcsolatot a CRM rendszer szolgáltatójával.
Írja le a technológiai és támogatási követelményeket
A CRM-rendszert össze kell csatolni azokkal a rendszerekkel, melyeket a vállalat aktuálisan használ, pl. a meglévő számviteli rendszerükkel, e-boltjukkal, weboldalukkal, közösségi hálózatokkal, ERP-vel, különféle adatbázisokkal, jelentésekkel és táblázatokkal.
Előfordulhat, hogy végül nem kell majd összecsatolniuk semmit a CRM rendszerrel, de nem vesztenek semmit, ha előre megválaszolják ezeket a kérdéseket.
A második lépés megtételéhez tegye fel magának ezeket a kérdéseket:
- A CRM rendszere egy részleg (például egy értékesítési részleg) igényeit fogja kielégíteni, vagy az egész vállalatnál alkalmazható lesz?
- Melyek azok az alkalmazások, melyeket rendszeresen használ és össze akarja kapcsolni a CRM rendszerével?
- Szüksége van az alkalmazottjainak támogatásra és képzésre az induláshoz?
- Mennyire jártas a személyzete az új technológiák elsajátításában?
- Szüksége lesz a CRM rendszer hozzáféréséhez utazás közben is a laptopján?
- Milyen mobilitásra van szüksége? Fontos az is, hogy elérhető legyen a CRM rendszer a telefonján, illetbe táblagépen?
Ne felejtse el ellenőrizni, hogy a CRM-rendszer, amelyet a vállalatánál tervez bevezetni, összekapcsolható-e más, már meglévő alkalmazásokkal.
Vegye figyelembe a költségkeretet és a CRM futtatásának módját
A költségvetés fontos szerepet játszik a CRM bevezetésénél. Nem minden vállalat engedheti meg magának több tízezer eurós szoftvermegoldás bevezetését.
Nehéz elhinni, hogy évtizeddel ezelőtt a vállalatoknak nagyon kevés választási lehetőségük volt a CRM rendszerek terén, de a fizetési és telepítési módok terén is. A mai helyzet jelentősen megváltozott. Vannak alternatív módok a CRM megfizetésére, például közvetlen vásárlás vagy bérlet.
Saját szervereken lévő CRM rendszer
A CRM telepítésének különböző módjai vannak. A hagyományos lehetőség a helyszíni telepítésbe történő befektetés, de ennek a követelménye az, hogy a felhasználók saját technológiai infrastruktúrát birtokoljanak és fenntartsák ezeket: szerverek, tárolók, hálózatok, licencek és professzionális személyzet. A szoftverek kezdeti költségei, a licencek, a bevezetés és a karbantartás díja viszonylag magas.
Sok olyan vállalat van a piacon, ami inkább ezt a lehetőséget választja ki, ugyanis sokkal biztonságosabb az adatok tárolása, teljes mértékben ellenőrizhetik a CRM szoftver adaptációját, használatát ugyanakkor konfigurálását is. Ezek a vállalatok általában saját informatikai részleggel rendelkeznek
Cloud-ban lévő CRM rendszer
A cloud-ban (online) működtetett CRM rendszert a szolgáltató kezeli. Az adatokat a szerverek tárolják, és az interneten keresztül hozzáférhetőek. Az ilyen rendszer online CRM, szoftver mint szolgáltatás (SaaS) vagy Cloud CRM néven is ismert. Az ár havi díjakra oszlik, és tartalmazhatja az integráció költségeit vagy a funkciók további programozását.
Vannak olyan vállalatok, amelyek a gyors telepítés, az olcsóbb telepítési és karbantartási költségek miatt az ilyen típusú CRM (SaaS) szolgáltatást részesítik előnyben. Ehhez az opcióhoz nincs szükség informatikai részlegre. Minden szoftverfrissítést automatikusan történik.
A döntés meghozatalának érdekében létrehoztunk egy összehasonlító táblázatot:
Online CRM vagy közvetlenül a cégében található CRM:
| Cloud-ban lévő CRM rendszer | Saját szervereken lévő CRM rendszer | |
| Ár | Havonta vagy évente fizet a felhasználók számától függően | A költségek a hardverért, szoftverért, szoftverengedélyért és a tárolásért magasabbak |
| Testreszabás | Az alkalmazkodóképesség a szoftvergyártótól függ | Az alkalmazkodóképesség a szoftvergyártótól függ |
| Hardver | A hardver és a szoftver tulajdonosa és kezelője a szolgáltató | Az ügyfél kezeli a hardvert és a szoftvert |
| Biztonság | A CRM alkalmazáshoz az interneten keresztül lehet hozzáférni, ami lehetséges biztonsági kockázatokat jelenthet | Kissebb a biztonsági kockázat ha az IT szakértők kezelik |
| Hozzáférés mobiltelefon keresztül | Hozzáférés a CRM szoftverhez elérhető mobileszközökön is alkalmazáson vagy böngészőn keresztül | Telefonon keresztül korlátozott a hozzáférés az alkalmazáshoz |
| Integráció (összekapcsolás) | Korlátozott integrációs lehetőségek. Általános szabály, hogy csak a legismertebb szolgáltatások / alkalmazások összekapcsolhatóak a CRM szoftverrel | A CRM szoftver összekapcsolása a már létező rendszerek bármelyikével lehetséges |
| Ellenőrzés | Szolgáltató kezeli a rendszert és az adatokat | A rendszer és az adatok lokálisan vannak kezelve |
Első pillantásra azt gondolhatja, hogy elég könnyű megkülönböztetni, hogy bizonyos társaság melyik szoftvert választja ki.
A korlátozott pénzeszközökkel rendelkező kisebb cégek a cloudban lévő CRM szoftvert választják ki, a nagyobb, információs forrásokkal rendelkező cégek pedig az on-premise verziót választják ki. Ez azonban nem teljesen biztos. A megfelelő megoldás mindig attól függ, mik a vállalat igényei. Sok közepes, illetve nagyobb cégek a cloudban lévő CRM szoftvert választják.
Személyre szabhatja igényeit a piac kínálatának megfelelően
A vállalatok gyakran azt a hibát követik el a CRM rendszer kiválasztásakor, hogy elakadnak a szolgáltatások listája összehasonlításánál.
Ez a megközelítés azonban nem ajánlott, mert a legtöbb CRM rendszer többnyire ugyanazokkal az alapvető funkciókkal rendelkezik. Ezt az összehasonlítást akkor érdemes végbe hajtani, ha olyan funkciókra van szükségük, amelyek nem olyan gyakorik.
Ebben a szakaszban fontos átgondolni, hogy milyen problémákat vagy folyamatokat próbál megoldani. Ezután fontos megválaszolni, hogy a rendelkezésére álló funkciók segítenek-e a problémák megoldásában. Ha nem, akkor egyszerűen nincs rá szükségük.
Ebben a szakaszban fontos átgondolni, hogy milyen problémákat vagy folyamatokat próbál megoldani. Ezután fontos megválaszolni, hogy a rendelkezésére álló funkciók segítenek-e a problémák megoldásában. Ha nem, akkor egyszerűen nincs rá szükségük.
