Schopnost nastavit si priority je klíčová a nezbytná pro každého projektového manažera i zaměstnance. Je jednou z největších výzev, se kterou se každodenně setkáváme v práci a na které závisí, nakolik budou projekty úspěšné. Můžete mít ten nejlepší software pro řízení projektů, nicméně je to vždy manažer, který zadává úkoly do systému. Naučte se prioritizovat úkoly a stíhejte deadliny.
Velké a komplexní projekty potřebují jasně nastavené priority. Zejména tehdy, pokud se každý úkol hlásí o pozornost jako nejdůležitější. I když je projekt dobře naplánován, obvykle vždy vyskočí nečekaný úkol, kterému bude třeba dát přednost. Dobré projektové řízení proto vyžaduje praxi i zkušenosti s time managementem.
Někdy se mohou všechny pracovní úkoly na seznamu jevit jako prvořadé, což je frustrující. Přesto je lze prioritizovat. Proto je důležité, abyste uměli rozlišovat mezi top kritickými a nízkými prioritami.
Vyzkoušejte pár tipů, jak stíhat termíny včas.
1. Udělejte si seznam všech úkolů
Sepište všechny úkoly, o kterých si dovedete představit, že je stíháte během dne. Nezabývejte se tím, kolik jich je. Jednoduše napište svůj seznam, abyste si mohli rozumně zadělit čas.
Pokud se vám nedaří držet pracovní úkoly na jednom místě, vyzkoušejte software pro řízení projektů a v rámci něj si nastavte priority. Pomoci si můžete také plánovačem v systému FLOWii, díky kterému získáte přehled, v jakém stavu jsou naplánovány úkoly a který člen týmu na čem pracuje. Připomínkovač vás zároveň upozorní, kdy je úkol hotov a umožní vám přidat komentář nebo úlohu vrátit bez zbytečného mailování nebo telefonátů.
2. Identifikujte urgentní vs. důležité
Pokud již máte sepsaný seznam úkolů, vyberte z nich ty, které potřebují okamžitou pozornost. Hovoříme například o práci, která nebude-li dokončena na konci dne nebo ve stanoveném termínu, může mít pro váš byznys negativní důsledky (ztracený klient, ztráta důvěry obchodního partnera, nespokojený zákazník).
Priorizujte vždy na začátku dne. Čím dříve, tím lépe. Pokud je to možné, neodkládejte nejdůležitější úkoly na později. Jinak riskujete, že kvůli zaneprázdněnosti s jinými úkoly nebo nečekané urgentní práci či situaci, je nestihnete. Priorizování založené na urgenci navíc zmírňuje stres, když se nenávratně blíží deadline. V opačném případě zvyšujete nejen svou pracovní zátěž, ale také týmu, který je na vás navázán. Pravidelným opakováním chyb v time managementu budete mít také blízko k vyhoření.
Vždy se ujistěte, zda některý z vašich kolegů v týmu nezávisí na vámi dodaném úkolů. Pokud nestíháte, kontaktujte ho nebo požádejte někoho, aby vám pomohl s jejím dokončením.
3. Jakou hodnotu mají vaše úkoly?
Pokud se neumíte rozhodnout, který z úkolů má top prioritu, zkuste se na ni podívat z hlediska toho, co má pro vaši firmu právě nejvyšší hodnotu.
Jsou některé typy úloh kritické? Zaměřte se například na klientské projekty před interními procesy.
Odpovídání zákazníkům má vždy prioritu před před psaním školících materiálů. Vyřešení technické podpory zase vede před konfigurací databáze.
Dalším způsobem, jak posoudit hodnotu nejdůležitějších úkolů, je podívat se na to, kolika lidí v týmu ovlivňuje vaše práce.
Ještě pár užitečných bodů pro posouzení hodnoty a důležitosti vašich úkolů:
- Kritické priority jsou citlivé na čas a mají vysokou hodnotu. Patří sem úkoly, které řeší krize nebo důležité termíny klientů.
- Úkoly vysoké hodnoty, které nejsou časově náročné, by měly být považovány za vysoké priority. Jsou to úkoly, které zahrnují myšlení, plánování a spolupráci.
- Mezi střední priority patří meetingy, e-mailová komunikace a organizování projektů.
- Projekty a úkoly s nízkou prioritou jsou ty, které nejsou časově náročné a nemají velkou hodnotu. Tyto priority můžete posunout na později během týdne nebo je zcela zrušit.
4. Uspořádejte své úkoly podle odhadovaného úsilí
Máte-li úkoly, které jsou propojeny a mají prioritní postavení, začněte s tím, který bude vyžadovat nejvíce úsilí k dokončení.
Odborníci na produktivitu navrhují začít nejprve s delším úkolem. Pokud však máte pocit, že se nemůžete soustředit na komplexnější projekty dříve, než dokončíte kratší úkol, učiňte tak. Možná vás spíše motivuje, pokud si ze seznamu vyškrtněte nejprve malé úkoly.
5. Buďte flexibilní a adaptabilní
Priority v byznysu a v práci se často mění a nejčastěji, když to nejméně očekáváme. Při plnění úkolů a jejich prioritizaci proto počítejte i s nečekanými změnami, které mohou být urgentní.
Plně se soustřeďte na úkoly, které jste odhodláni dokončit. Každopádně předvídejte, že v procesu budou přicházet další projektové požadavky.
Buďte realističtí. Pravděpodobně nedostanete všechny pracovní úkoly na svůj seznam a nestihnete je dokončit za jeden den. Poté, co je prioritizujete a budete znát jejich předpokládaný odhad, zbývající úlohy vyškrtněte ze seznamu.
Fokusujte se na priority, které musíte dokončit během dne. Jakmile vyčistíte svůj seznam prioritních úkolů, zaměřte se na nejdůležitější, které vám přinesou pocit zadostiučinění a spokojenosti.
Petra Nagyová
