Setkali jste se už s pojmem Open Book Management? Jedná se o způsob vedení firmy založené na důvěře a otevřenosti. Do jejího chodu jsou aktivně zapojeni všichni zaměstnanci. Vědí, co firmu živí a jak mohou společně vytvářet zisk. Každý je tak zodpovědný za její finanční úspěch. Tyto principy si osvojila také americká společnost Zingerman's, která úspěšně působí v gastro segmentu.
Příběh Zingerman´s se začal psát v Ann Arbor v Michiganu v provozu Zingerman´s Delicatessen. Za několik let její majitelé vybudovali úspěšnou obchodní skupinu pro gurmánská jídla, které se daří dodnes. A to i díky otevřené firemní kultuře.
Zingerman's poprvé aplikovali přístup Open Book Management (OBM) v polovině 90. let 20. století. Inspirovali se dnes již klasickými knihami The Great Game of Business Jacka Stacka a Bo Burlinghama a Open-Book Management Johna Casea.
Stack a Burlingham zastávají přístup, že podnikání je hra, která má svá pravidla. Zjednodušeně vysvětleno, v rámci OBM každý jeden člověk ve firmě - od nejnižších zaměstnanců, až po finanční pracovníky, viceprezidenty a generální ředitele - vidí "čísla" a mě na ně vliv.
Firmu táhnou všichni
V Zingerman's učí zaměstnance, že každý jeden zaměstnanec je zodpovědný za kvalitu služeb. Společně hodnotí její výkon a spolu také sdílejí úspěch. Každý, tedy ví, že je to i on, kdo vytváří kvalitu poskytovaných služeb a může ji ještě vylepšit. To samé platí pro finance. Každý hraje hlavní roli při dosahování pozitivních finančních výsledků.
Efektivní používání OBM v Zingerman's výrazně ovlivnilo chod firmy a její finanční výkonnost. Zaměstnanci si tím vytvořili i lepší vztah k podniku. Navíc dnes dokážou efektivněji zacházet s financemi i ve vlastním životě.
V Zingerman´s budují firemní kulturu a finanční úspěch založený na třech krocích:
- Poznejte a naučte se pravidla
- Udržujte výsledky
- Podělte se o úspěch
Pravidla ovládají všichni
Byznys je hra s pravidly a čím lépe jim rozumíte, tím více máte v byznysu přehled a větší šanci uspět. Pravidla a profit jsou proto důležitá pro celou organizaci. Pokud nedokážete zaplatit zaměstnance, lidé nebudou moci platit nájemné. A naopak, dokážete-li snížit úrokové náklady, navýšit bonusy, dát komunitě víc a pomoci lidem v nouzi, vyhrává každý. Profituje organizace i jednotlivci.
Deset pravidel financování podle Zingerman´s
- Začněte s inspirativním plánem
Každé jaro společnost začíná s ročním plánováním ZAP (Zingerman´s Annual Planning). Zahrnuje tři měsíce analýz, kam směřují jako organizace, co v rámci toho bude dělat a jaké kroky podnikne každé oddělení či jednotlivec. Zaměstnanci kreují vizi, jak by měla organizace vypadat na konci plánovacího období.
Dobré plánování je rozhodující pro finanční úspěch. Sepsáním plánu se dohaduje, inspirativní, ale stále uskutečnitelný a strategický rozumný přístup, aby se společnost dostala tam, kam se dostat chce.
- Zisk je životně důležitý
Když požádáte zaměstnance, aby definovali a popsali, co je zisk a kam směřuje, většina z nich má malou nebo žádnou představu. Zaměstnanci jsou málokdy schopni poskytnout definici zisku, natož vysvětlit, co se s ním děje.
Mnozí odpovídají: "Část zisku se vrací zpět do podnikání". Když se zeptáte, co znamená „zpět do podnikání“, uvádějí věci jako školení nebo dávání komunitě. Ale, i když ziskovost může zvýšit ochotu firmy dělat více školení nebo zvýšit dary, každý účetní ví, že to jsou výdaje, nikoliv zisk.
Začněme jednoduchou formální definicí: Tržby – Výdaje = Zisk
Do určité míry si každá společnost definuje, kolik a kam se dostane v jejím vlastním finančním světě. V Zingerman´s můžete ve výkazu zisků a ztrát najít nejen platby za zásoby, či sociální zabezpečení, ale také nájemné a všechny ostatní výdaje.
Zajímavým bodem je pochopení toho, kam směřuje zisk.
U Zingerman's to znamená pět oblastí:
a) Kapitálové nákupy
b) Splácení jistiny za půjčky: Splácení peněz, které si půjčili od bank nebo investorů
c) Placení daní
d) Návrat akcionářům: Toto je návratnost pro ty lidi, kteří investovali do podnikání
e) Spoření: Větší úspory přispívají ke zvýšení účetní hodnoty
Dále jsou výplaty, které, byť nejsou součástí zisku, jsou s ním často spojeny:
- Vyplacené bonusy založené na zisku.
- Platby do komunitní sbírky, fondu dostupného pro ty, kteří to v organizaci potřebují
- Deset procent ze zisků za předchozí rok se posílá komunitě prostřednictvím neziskových příspěvků
Co se stane, když to personál v první linii pochopí? Podívejme se na skvělý příklad.
Pracovnice u myčky nádobí v restauraci Zingerman's Roadhouse poukázala na to, že dvě třetiny kostek cukru podávaných ke kávě, se vracely zpět do kuchyně a vyhodili se do koše. Jako nezabalené se nedaly znovu použít. Přešli proto na zabalené balíčky. Kolik to stálo? V běžný den podávali kolem 150 šálků kávy. Náklady na jeden šálek kávy tak snížily o pět centů, což je 7,50 USD na den nebo přibližně 2 700 USD ročně. A to byl jen jeden nápad vnímavého zaměstnance, který pracoval na nižší pozici.
Zaměstnanci se učí o světě podnikání, ve kterém je za ziskem příběh. Když je firma zisková, má finanční stabilitu a činí se tak efektivnější rozhodnutí. Být ziskový zvyšuje schopnost půjčovat si od bank. Větší profit umožňuje navýšit prostředky, které jdou komunitě. Tento fakt je pro mnohé zaměstnance velkou motivací ke zvýšení ziskovosti.
- Nepodceňujte hotovost
Málokdo chápe rozdíl mezi ziskovostí a hotovostí. Přestože spolu souvisí, často jsou odlišné. Podnikání může být ziskové, ale neznamená to, že máte automaticky i hotovost. Nebo můžete mít spoustu peněz, ale podnik nefunguje ziskově. Proč by o tom měl vědět zaměstnanec v první linii? Protože činí rozhodnutí, která zásadně ovlivňují naše finanční výsledky. Pokud nerozumí, co znamená zisk a proč potřebujete hotovost, učiní špatná rozhodnutí.
Jedna z nejlepších zaměstnankyň v Zingerman´s se v praxi naučila, co znamená „Cash is King“ (Hotovost je král). Zatímco se jejímu provozu dařilo z hlediska prodeje a zisku, s hotovostí byla na hraně, protože pohledávky byly vysoké. Účetní ji upozornil, že pokud chtějí zaplatit účty, musí odložit jakékoli nákupy na sklad. Uvědomila si, že má spoustu potvrzení plateb kreditní kartou odložené stranou. Tak velmi se soustředila na poskytování služeb zákazníkům, že platby nestíhala zpracovat. Vše, co potřebovala udělat, bylo okamžitě je přejít a ne to odkládat. Po vyškolení si našla 30 minut na jejich dokončení a následně vložila tisíce dolarů potřebné hotovosti na provozní účet.
- Budování hodnoty je základ
Je to pravděpodobně nejméně využívané pravidlo v každodenním provozu podniků. Vytváření hodnoty ve finančním smyslu je něco, na co zaměstnanci jen zřídka myslí. Týká se toho, co se v rozvaze zobrazuje jako „nerozdělený zisk“. Tedy matematický výpočet, který kombinuje hodnotu kapitálových nákupů, spolu s dlouhodobými úsporami vyplývajícími ze zisků.
Aniž bychom se dostali do odepisování, tato položka rozvahy je hodnotou, kterou vlastníci nahromadili v průběhu let. Pro lidi, kteří investují, je důležité, aby viděli finanční výhry. Jen málo lidí v první linii přemýšlí o tom, proč by chtěli vybudovat účetní hodnotu v podniku.
Existují však důvody:
a) Zdravější rozvahy usnadňují půjčování, protože banky jen zřídka půjčují komukoli, kdo potřebuje peníze.
b) Ponechání zisků je způsob, jak zaměstnancům, komunitě a bance ukazujeme, že budujeme udržitelný podnik, který má prostředky na to, aby zde byl dlouhodobě.
c) Pokud majitelé nezaznamenají žádnou návratnost svých investic, vyberou své peníze z podnikání. Pokud je stáhnou, podnik nebude životaschopný, což znamená, že nebudou žádná pracovní místa.
- DOR jsou číslo jeden
DOR (Department Operating Report) představuje v společnosti Zingerman´s jakousi „výsledkovou tabulku“. Na organizační úrovni má největší váhu, protože se každý může podívat, jak se firmě daří. DOR je nejdůležitější finanční dokument, důležitější než výkazy zisků a ztrát, rozvahy nebo výkazy peněžních toků.
Je snáze čitelný a mnohem kratší než běžné finanční výkazy. Uvádí kritická, nefinanční i finanční opatření; sleduje kvalitu jídla, služeb a další klíčové otázky, jako jsou hygiena, spokojenost zaměstnanců a mnoho dalších. Zobrazuje také finanční čísla, která jsou nezbytná pro provoz, ale nezobrazují se ve finančním výkazu. Klasickým příkladem je průměr kontrol v restauraci. Každý ho potřebuje vědět – je důležitý pro manažery a servery, ale nikdy se nezobrazí ve standardním hlášení.
DOR obsahuje také prognózy. Dá se z ní definovat, jak se daří podniku či oddělení a jaké jsou trendy. Navíc, DOR odlehčuje administrativu, všichni k ní mají přístup, mohou se z ní poučit a dosáhnout změny.
- Porozumění vzájemnému propojení
Základním problémem v mnoha organizacích je, že jednotlivci vycházejí z mylného předpokladu, že pracují sami. Nicméně, vše, co každý jeden dělá, má vliv na firmu a lidi v ní. Většinou se této myšlence na začátku brání. Mají obavy, že pokud objednají více z nějaké položky a utratí tak o 2 000 USD více než bylo nutné, ostatní kupující budou mít o 2 000 USD méně na utrácení.
Není jednoduché převzít zodpovědnost, že pokud výrazně zvýší svou předpověď prodeje, kupující si objedná více produktů, aby naplnil poptávku. Že pokud přijmou další zaměstnance, zvýší se mzdové náklady, také se zvýší náklady na benefity, což by mohlo snížit zisk. A že pokud sníží prognózy prodeje a náklady na práci budou zpracovány jako procento z prodeje, budou mít méně peněz na to, aby zaměstnancům poskytli hodiny, se kterými počítali.
Proto je třeba klást si důležité otázky. Například:
- Když se předpokládá nárůst prodeje, budeme mít dostatek produktů? Potřebujeme více zaměstnanců?
- Přizpůsobili jsme se tomu, co se může stát, když vyčerpáme zásoby?
Toto pravidlo funguje. I když mu málokdo věnuje velkou pozornost, je jedno z nejdůležitějších.
- Dolar dnes stojí více než zítra
Přestože tento koncept je pro podnikatele a účetní samozřejmostí, zaměstnanci si to většinou neuvědomují. Proto to v Zingerman´s vysvětlují a učí o pohledávkách ao nákladech na zvýšení zásob. Jak funguje úrok a, co se stane, když se půjčí peníze z banky? Spolupracují na výpočtu, aby si určili, zda je lepší využít slevu při předčasné platbě faktury nebo se slevy vzdají fakturou s delší splatností.
- Pravidlo 80/20
Kdysi bývalo zvykem, že na finanční poradě se četlo z účetní závěrky. Skupina poslouchala a lidé argumentovali, proč byla čísla taková, jaká byla, ale nic se neudálo a schůzky končily bez výstupu. Namísto toho, aby se trávil čas přehodnocováním a bilancováním. Pravidlo 80/20 říká, že 80 procent času se dívá dopředu a vytvářejí se prognózy. Pouze 20 procent času se věnují shrnutí. Pravidlo 80/20 činí finance zábavnými a smysluplnými.
Myslet dopředu znamená myslet pozitivně. Máte šanci změnit to, co teď děláte, abyste se dostali tam, kam chcete. Zingerman´s tak získávají čas na koordinaci mezi firmou a jejími dodavateli. Sledování dopředu místo toho, aby se jen podávaly zprávy o tom, kde již byly, jim umožňuje nasměrovat se stejným směrem a vložit energii do produktivních úprav.
- Mluvte stejným jazykem
Když v Zingerman´s začali využívat OBM, zjistili, že lidé mají rozdílné definice důležitých pojmů. Běžně si mýlili prodej (kde jde produkt do rukou klienta) s rezervací (závazkem klienta, že prodej se uskuteční v budoucnosti) a potvrzením (kde skutečně dostaneme peníze). Všechny jsou důležité, ale nejsou stejné a jejich záměna může jakékoli organizaci způsobit problémy
Vytvořili si proto slovníky pojmů, které dokumentují, co se rozumí pod každým klíčovým pojmem. Pokud jde o finance, všichni musí mluvit stejným jazykem.
- Úspěch začíná zde
Toto pravidlo je základem. Každý v týmu musí vědět, že je zodpovědný za úspěch, nejen čekat, že někdo nastartuje všechny. V praxi to znamená, že ať už je člověk zaměstnán na plný nebo částečný úvazek, starší nebo mladší, vysoko nebo nízko v organizační struktuře, všichni jsou zodpovědní za dosažení finančních plánů.
Znát a naučit se těchto deset pravidel je stejně důležité jako součet všech ostatních kroků v podnikání. Čím více všichni chápou pravidla, tím více vědí, jak ovlivnit výsledky. Čím více vědí, jak výsledky ovlivňují je a kolegy, firmu, komunitu, tím více společně vyhrávají.
