FLOWii tip: Jak vystavit fakturu? Jaké jsou náležitosti online faktury?

Začínáte s podnikáním? Jednou z prvních věcí, které budete muset řešit, je fakturace. Vystavení faktury je základným krokem pro získání platby za poskytnuté zboží nebo služby. Přečtete si stručného průvodce základy vystavování faktur a na co byste neměli zapomenout. Fakturu dnes snadno vystavíte aj ve FLOWii.

Co je faktura?

Faktura je neodmyslitelnou součástí podnikání. Je to účetní dokument o poskytnutí služby nebo prodeji zboží, který vystavuje dodavatel (prodávající) odběrateli (kupujícímu). Faktura obsahuje informace o tom, za jakou cenu bylo něco prodáno nebo poskytnuto a další detaily, které jsou nezbytné pro účetní a daňové účely.

V některých případech (při transakcích mezi firmami) je faktura doplněna i dalšími potřebnými doklady (například dodacím listem). Jindy je zase faktura jediným dokladem. Platí to zejména pro prodej zboží přes e-shopy.

Kdo vystavuje fakturu?

Faktury vystavují plátci i neplátci DPH, ale jejich účel se liší. Liší se i náležitosti, které tyto faktury musí obsahovat. V případě plátců DPH vystavují daňové doklady, zatímco v případě neplátců DPH plní faktury roli účetných dokladů.

Fakturu vystavujou podnikatelé, firmy, neziskovky, ale fyzické osoby, které nepodnikají.

1. Podnikatelé a firmy – živnostníci, společnosti s ručením omezeným (s.r.o.), akciové společnosti (a.s.) a další právnické osoby
2. Neziskové organizace – v případě, že poskytují služby nebo prodávají zboží, na které se vztahují daňové povinnosti
3. Fyzické osoby – nepodnikatelé mohou vystavit fakturu v případě, že poskytují služby nebo prodávají zboží. Jejich faktura by neměla obsahovat data jako DPH, DUZP nebo daňový doklad.

Co musí obsahovat faktura?

Faktura by měla splňovat konkrétní náležitosti. Povinné údaje faktury předepisuje Zákon o účetnictví.

Náležitosti faktury u neplátců DPH:

• název firmy, sídlo, IČO
• označení účetního dokladu - označení Faktura (pojem Daňový doklad sa týká pouze plátců DPH)
• obsah účetního případu a jeho účastníky - dodavatel, odběratel, položky faktury
• peněžní částku - cenu za měrnou jednotku a vyjádření množství
• datum vystavení - okamžik vyhotovení účetního dokladu
• okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s datumem vystavení

V případě neplátců DPH faktura nemusí mít podpis vystavovatele. Musí mít podpis osoby odpovědné za účetní. To znamená podpisy osob na straně odběratele, například někoho, kdo za něj danou věc objednal a toho, kdo případ účtuje.

Neplátci DPH mohou použít fakturu jako výzvu k platbě (zálohovku). Pro výpočet daně z příjmů se berou v úvahu pouze faktury zaplacené v daném roce.

Náležitosti faktury u plátců DPH:

• název firmy, sídlo, IČO
• daňové identifikační číslo (DIČ)
• evidenční číslo daňového dokladu
• datum vystavení daňového dokladu
• datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby - den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu
• základ daně
• základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona
• výši daně v Kč zaokrouhlenou na nejbližší měnovou jednotku v oběhu, popřípadě uvedenou v haléřích

Řádná, zálohová, vyúčtovací alebo proforma faktura

1. Řádná faktura - základní typ faktury, který sa používá pro platbu po předání zboží nebo provedení služeb
2. Zálohová faktura - používá se, když má zákazník poslat část peněz předem
3. Proforma faktura - slouží pro zaplacení celé platby předem
4. Vyúčtovací faktura - účetní doklad, který se vystavuje po zálohové nebo proforma faktuře (protože nejsou účetním dokladem a plní pouze roli výzvy k platbě)

Jak vystavit zálohovou fakturu?

Zálohová faktura by měla obsahovat především informace k platbě:

částku k úhradě, variabilní symbol, číslo účtu, na který má být platba zaslána, specifikaci služby nebo zboží, za které chceme zaplatit, a případně i datum splatnosti

Online fakturační programy - proč ano?

• Ruční vypsání faktury a vypsání faktury na počítači - faktura napsaná tužkou na papír má stejnou platnost jako kterákoliv jiná, pokud má všechny náležitosti. Tento způsob se už ale již téměř nepoužívá. Fakturu dnes snadno vytvoříte v počítači, ale třeba si pohlídat všechny povinné náležitosti.
• Účetní program – společnosti a podnikatele dnes pro fakturaci využívájí specializovaný software, který faktury generuje automaticky s využitím databáze fakturačních údajů. Tyto programy jsou k dostání samostatně i jako součást větších podnikových systémů.
• Online fakturační programy - místo účetního programu lze využít jednoduché online fakturační programy, s nimiž online faktury vytvoříte v řádu vteřin. Příkladem takového programu je aj FLOWii anebo další známé fakturační programy. Všechny doklady navíc máte na jednom místě a můžete s nimi pracovat i z mobilních zařízení. Pohlídejte si, aby dodavatel myslel na bezpečnost vašich dat.

• 

Vyzkoušejte jednoduchý online fakturační program FLOWii

Pokud chcete ve firmě automatizovat procesy, můžete vystavovat online faktury třeba vo FLOWii, ktorý ich pohlídá za vás. S databází partnerů budete mít ve svých kontaktech pořádek. Do FLOWii je jednoduše naimportujete z excelu.

Stačí, ak do FLOWii zadáte IČO nebo název společnosti a zbylé údaje předvyplní automaticky z rejstříku. FLOWii vám pomůže vystavit přehlednou fakturu i cenovou nabídku, kde si můžete navolit vlastní logo, profesionální vzhled a naskenovat podpis.Takisto můžete vystavovat faktury do zahraničí, k dispozici máte různé jazyky (CZ, SK, EN, DE).

Výhodou FLOWii fakturačního programu je, že online faktury vystavujete jednoduše a zdarma. Své faktury a další doklady máte na jednom místě online.

Jestli vás zajíma, kolik jste fakturovali letos či minulý měsíc, kolik z vystavených nabídek se proměnilo na faktury, FLOWii fakturace vám údaje vrátí v přehledných grafech. Přehled o svých výnosech máte online. Takisto máte přehled, jakou cenu jste naposledy nabídli zákazníkovi. Správa dokladů vám nezabírá čas ani prostor v kanceláři.

Kdy musíte vystavit fakturu?

Pokud je vaším odběratelem podnikatel, jste povinni mu za zboží nebo službu vystavit fakturu nebo zjednodušený daňový doklad. Soukromám osobám na rozdíl od podnikatelů a firem fakturu vystavovat nemusíte.

Jaká je lhůta pro vystavení faktury?

Termín, do kterého je nutné fakturu vystavit, se odvíjí i od toho, zda jste plátci DPH. Plátci dle zákona musí fakturu vystavit do 15 dní od data uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). Neboli ode dne, kdy došlo k předání zboží či provedení služby.

DUZP je pro plátce DPH povinným údajem na faktuře.

Neplátce DPH nemá lhůtu přesně danou. Faktura má být vystavena co nejdříve od uskutečnění daného plnění.

Jaká je lhůta pro splatnost faktury?

Splatnost určuje lhůtu, do které je třeba vystavenou fakturu zaplatit. Obvykle se jedná o 15 dní od data vystavení, lhůtu lze smluvně prodloužit až na 60 dní.

Může být faktura promlčena?

Pokud vám zákazník nezaplatí, můžete své peníze vymáhat. Ode dne vystavení faktury začíná běžet tzv. promlčecí lhůta faktury, která činí 3 roky. Pokud do té doby nedojde k zaplacení, pozbývá platnosti.