Každá firma má vlastní styl manažování lidí a byznysu. Pokud je však byznys ponechán na samospád, dříve či později každý majitel pocítí jeho důsledky. Pokud podnikáte a chcete úspěšně rozvíjet svoji firmu, výrazně vám může pomoci crm systém. Nabízíme vám několik tipů, jak si vybrat vhodný podnikový software.
Máte ve firmě zaveden crm systém?
Chaos v pracovních úkolech, místo jednotného systému několik excelovských tabulek, duplicitní provádění úkolů, frustrace, neefektivní investování času zaměstnanců, slabě viditelné výsledky – i takto to může vypadat v některých firmách. Výsledkem je, že lidé v nich jsou často demotivováni, nevidí za sebou odvedenou práci a firma dosahuje mnohem méně, než by mohla. Když manažeři efektivně neřídí, byznys jde samospádem, což později pocítí i samotná firma.
Každá firma funguje na základě nějakých procesů bez ohledu na to, jak jsou nastaveny. Úspěšní podnikatelé však vědí, že pro ziskový byznys je důležité obchodní procesy zlepšovat, optimalizovat a zejména řídit. Pokud chcete, aby vaše firma dosahovala požadovaných cílů, dělejte to tak, aby vaši lidé mohli pracovat efektivně a účelně. To, jak vaše firma funguje, nakonec zhodnotí vaši zákazníci.
CRM systém zpřehlední firemní procesy
V konkurenci obstojí firmy, které nabízejí unikátní servis. A tedy firmy, které se snaží dělat byznys jinak a mají nastaveny své obchodní procesy. Daří se jim to i díky vyvinutému systému práce, v jehož rámci si pomáhají i praktickými nástroji jako jsou crm nebo erp systém. Podnikatelé pochopili, že v digitální době je třeba se zákazníky, obchodními partnery i zaměstnanci komunikovat jinak. I proto využívají systémy a aplikace, které jim pomáhají zpřehlednit procesy a přinášejí zisk.
Mnohé firmy na Slovensku odmítají cloud zejména z pocitových a iracionálních důvodů. Myslí si, že není bezpečný. Dobrou zprávou je, že i přesto se již řada začínají zajímat o cloudové technologie, sledující trendy a dění kolem sebe.
Jiná situace je v České republice, kde cloudová řešení využívají i několik mnoha firem, které si uvědomují realitu konkurenčního prostředí a potřebu v něm obstát.
Nad čím se zamyslet před zavedením nového CRM?
Každá moderní firma již dnes má zaveden crm systém. Pokud teprve uvažujete nad jeho implementací, před výběrem správného CRM byste si měli položit několik otázek. K čemu budete crm potřebovat? Je nezbytný pro řízení zakázek, potřebujete evidovat své zákazníky a obchodní partnery, lépe nastavovat a řídit úkoly nebo budovat efektivní marketing a e-mailing? Potřebujete sledovat v rámci firmy cash flow nebo docházku zaměstnanců nebo řešit efektivnější účetnictví?
Myslete na to, aby crm systém splňoval všechny důležité požadavky, které vaše firma potřebuje. V opačném případě může jeho špatný výběr obrat vaše lidi o čas a vaši firmu o peníze. Nakonec na to doplatí všichni - zaměstnanci, zákazníci i celý byznys.
Ideální je, pokud si CRM můžete otestovat předem, abyste zjistili, zda obsahuje všechny funkcionality, které potřebujete. Na trhu naleznete stovky kvalitních crm systémů a stále více jich přibývá.
CRM systém zjednodušuje fungování firem - jak jej vybírat
Firmy při výběru CRM většinou zvažují kritéria jako jsou cena, jednoduchost použití CRM systému, zda má prodejní a marketingové nástroje. Zároveň je zajímají možnosti přizpůsobení a automatizace systému, jak jej lze propojit s jinými nástroji. Důležité také je, zda crm disponuje reportovacími a analytickými nástroji nebo existuje jeho mobilní aplikace. V neposlední řadě je třeba počítat i s tím, zda firma poskytující crm nabízí zákaznický servis a v jakém jazyce.
1. Začněte důkladnou analýzou potřeb vaší firmy
Předtím, než se definitivně rozhodnete pro zavedení nového podnikového softwaru, udělejte si ve firmě důkladnou analýzu. Zkuste odpovědět na následující otázky:
- Jaká je strategie vaší firmy a jaké jsou její cíle? (z krátkodobého i dlouhodobého hlediska)
- Jaké jsou vaše hlavní požadavky na software?
- Co od crm systému očekávají zaměstnanci, vedení firmy a manažeři?
- Jak máte nastavenou bezpečnost dat? Disponujete vlastním úložištěm, kde se ukládají data nebo je ukládáte na cloud?
- Jaká je současná struktura řízení firmy a jak jsou nastaveny vaše obchodní procesy?
- Jaké máte v současnosti výkonnostní rezervy?
- Jak probíhají ve firmě materiálové a komunikační toky? Jaké jsou předpoklady do budoucna?
I díky zodpovězení otázek získáte jasnější představu, jaký druh softwaru, včetně jeho funkcionalit, potřebujete pro řízení vaší firmy.
2. Vyberte si software a seznamte se s jeho funkcionalitami
S příchodem digitalizace lze nalézt na trhu různé podnikové softwary (CRM a ERP), které nabízejí různá řešení. Ne každé firmě však vyhovují robustní řešení, neboť mohou přinášet jisté komplikace a firmy stojí nemalé investice.
Většina malých a středních firem vítá spíše jednodušší a cenově dostupnější softwarové systémy. I proto při výběru vhodného ERP nebo CRM systému raději začněte preferencemi od vašich obchodních partnerů.
Chcete-li proces výběru vhodného softwaru urychlit, setkejte se s obchodním zástupcem firmy, která jej nabízí a zároveň vám jej představí. Důležité je, aby vám smluvně garantovala i dlouhodobý servis, školení pro zaměstnance, bezpečnost dat a možnosti programování důležitých funkcionalit na míru vašim požadavkům.
3. Vyzkoušejte si online CRM systém FLOWii
Pokud si chcete otestovat zdarma některé z nabízených crm systémů, jedním z nich je také FLOWii. Systém je cenově dostupný i pro malé a střední podnikatele a má řadu funkcionalit. FLOWii pomáhá firmám při řízení zakázek, obchodních případů, pracovních úkolů ve firmě, sledování docházky zaměstnanců, projektovém managementu, sledování příjmů a výdajů firmy i v marketingových aktivitách pomocí hromadného e-mailingu.
Ať už jej potřebujete v českém, slovenském nebo anglickém jazyce, FLOWii má k dispozici i mobilní aplikaci, čímž máte přístup k datům odkudkoli. Stačí pouze připojení k internetu. FLOWii pomáhá při správě a zálohování dat o vašich klientech, přičemž všechna data jsou v bezpečí. Zároveň poskytuje uživatelům pravidelnou telefonickou podporu a brzy se objeví na trhu také jeho maďarská jazyková mutace.
4. Dbejte na načasování a implementaci softwaru
Počítejte také s tím, že implementace softwaru nějakou dobu trvá a může se přetáhnout v porovnání s původním plánem. Takový časový skluz má pak vliv i na náklady, které převyšují původní rozpočet firmy. Může se stát, že budete potřebovat doprogramovat chybějící funkcionality, importovat stávající data do nového softwaru a vyškolit zaměstnance.
I proto si před samotnou implementací softwaru zkuste zodpovědět ve firmě tyto otázky:
- Kdo bude zajišťovat implementaci softwaru?
- Kdo zajistí přenos a synchronizaci dat z aktuálních softwarů?
- Kdo nastaví jednotlivé procesy, plány a úkoly?
5. Nové crm vyžaduje školení zaměstnanců i testování
Při implementaci crm počítejte se školeními. Vedení firmy, vrcholový management, zaměstnanci, ale i externí partneři se často potřebují seznámit s novým podnikovým softwarem. Školení by měla být zaměřena zejména na změny v procesech organizace, funkcionality crm systému i jeho technické aspekty. Zároveň by měly být rozděleny podle organizační struktury a pracovní náplně lidí ve firmě, protože ne každý má ke všemu v systému přístup.
Velkou pozornost byste měli věnovat také testování. Prověřte komplexnost všech funkcionalit a jejich funkčnost (přidávání, mazání, editování, export dat). Je také důležité nakonfigurovat přístupová práva jednotlivých zaměstnanců. Také si ověřte uživatelské rozhraní na mobilních zařízeních a tabletech. Zároveň myslete na to, že lidé ve vaší firmě mají kromě testování také své vlastní pracovní úkoly.
Motivujte zaměstnance ke změně
To co není na papíře – neexistuje. Nové pracovní postupy a nastavené obchodní procesy zapište, případně vypracujte směrnice, kterými se budou všichni řídit. Připravte komplexní komunikační plán, který pomůže i vašim zaměstnancům přijmout změnu. Je důležité, aby chápali, že nový projekt vede ke zlepšení fungování jejich práce i celého byznysu. Připravte se na to, že někteří budou proti, ale to je přirozené. Motivujte je.
Poslouchat své zaměstnance. Každý z nich je osobností, která má vlastní cíle, úkoly a povinnosti v rámci firmy. Ptejte se jich, co by navrhli ke zlepšení softwaru a jaká je jejich vnitřní motivace.
Prezentujte výhody nového softwaru. Ukažte jim, že mohou mít přehled a řád v datech, zakázkách, kontaktech i ve fakturách. Mohou mít přehled v úkolech, což povede k eliminování stresu v týmu nebo frustraci.
Mluvte o přínosech nového podnikového softwaru
O výhodách softwaru byste měli mluvit předem ještě před jeho výběrem a implementací. Těmi nejdůležitějšími jsou zlepšení vztahů se zákazníky a výsledků prodeje, zvýšení tržeb, zlepšení přehledu toku informací, detailní reportovací nástroje, přehledná organizace úkolů či rychlost plnění individuálních cílů v rámci organizace.
