Až 65 % podnikatelů stále nevyužívá moderní technologie, které by jim mohly usnadnit automatizaci jednoduchých pracovních činností a workflow. Dokážete si představit, že byste některé procesy ve firmě nastavili jinak, abyste snížili náklady, zvýšili obrat a byli blíže spokojeným zákazníkům? Pokud se vaše firma točí v kruhu opakujících se výzev, možná je problém i v procesech, které je potřeba změnit. Přečtěte si, jak změnit procesy ve firmě a jak přitom můžete využít CRM systém. Připravili jsme pro vás tipy i pro podnikatele.
Chcete nadále pokračovat ve starých postupech, nebo se dostat v byznysu před konkurenci? Dobře zvolený firemní software dokáže automatizovat pracovní činnosti a některé úkoly vykoná za vás. Přináší úsporu nákladů, vyšší efektivitu a plynulé řízení firemních zakázek. A to není všechno.
Proč podnikatelé automatizují procesy ve firmě?
Představte si například stavební firmu, která realizuje velký projekt. Bez automatizace procesů by celý průběh skončil nekonečným papírováním, nesplněnými úkoly včas, nízkou efektivitou práce a nespokojeností s konečnými výsledky.
„V CRM systému evidujeme každou zakázku, v rámci které má každý manažer přehled o pracovních úkolech členů týmu. Můžeme tak sledovat, zda jsou dokončené včas a jestli se na projektu pracuje podle plánu a stíhají se důležité termíny. Když je úkol dokončen, ostatním členům týmu přijde notifikace a manažer může úkol zkontrolovat,“ vysvětluje Ádám Varga, jeden ze spolumajitelů společnosti BVK-PRO, která se zaměřuje na projekty v oblasti statiky.
V tempu, jakým firma rostla, bylo potřeba nastavit nové postupy a pořídit potřebné softwary pro řízení firmy a procesů.
Úkoly dnes nelze zadávat jen ústně, automatizujte
Naučit se delegovat je podle CEO vydavatelství CBS, Milana Paprčky, důležitá dovednost podnikatele. Ale nejen to. Nové nastavení ve firmě může byznysu výrazně pomoci. „Uvědomil jsem si, že úkoly nelze zadávat ústně. V opačném případě je to hra na tichou poštu – pokyny se snadno změní, ale těžko kontrolují. Ani e-maily nebyly ideálním řešením,“ říká.
Ve firmě hledali ideální firemní systém, se kterým by šly projekty jako po másle. „Nejprve jsme využívali Trello, které se hodí spíše na menší projekty. Ve firmě jsme však potřebovali sloučit evidenci zakázek a obchodních případů, projektový management, fakturaci a firemní finance, stejně jako sledování příjmů a výdajů do jednoho systému. Vyvinuli jsme si vlastní systém, ale nakonec jsme s ním měli ještě víc práce. Nakonec nás zachránilo FLOWii,“ říká podnikatel.
Jak může automatizace fungovat v praxi? Tady je návod!
Ve vydavatelství CBS si například v systému FLOWii sepsali i jednotlivé směrnice. Grafik podle nich například ví, jak má postupovat u konkrétního typu projektu. „Velmi nám pomáhají přehledy a statistiky, evidence obchodních případů a možnost sledovat cash flow. Ke každé zakázce v CRM se nám automaticky přiřazují příjmy. Když vystavíme fakturu, odešle se konkrétnímu zákazníkovi a zároveň se přiřadí ke konkrétní zakázce. Stejně tak i informace o úhradě. I tímto způsobem ve FLOWii velmi dobře sledujeme ekonomiku zakázek,“ vysvětluje Milan Paprčka.
Firma musí být na využívání vhodných nástrojů a softwaru připravena. Potvrzuje to i Stanislav Jakubjak, zakladatel a majitel společnosti S-Line Systems. Řešení FLOWii začali využívat postupně – nejprve na online fakturaci, později na sledování obchodu a obchodních případů, přičemž testovali i další procesy. „Než jsme přešli na FLOWii, musel jsem vytvořit a sepsat všechny postupy a procesy, aby nám ve firmě prakticky fungovaly. Díky tomu jsme za dva roky poměrně rychle vyrostli,“ konstatuje podnikatel.
Ve FLOWii dnes řeší i projektový management, celý obchod a skladové hospodářství mají napojené na e-shop. „Systém si postupně budujeme a snažíme se z něj vytěžit maximum. Přesto mám stále pocit, že ho nevyužíváme na 100 %,‘‘ přiznává.
Jste si jistí, že jste nezapomněli na žádného zákazníka? Udělejte si pořádek v kontaktech
I obyčejná, ale poctivá inventura databáze kontaktů v CRM systému může firmě přinést mnoho. „Překopali jsme databázi partnerů, čímž jsme nově nastavili obchodní proces. Otevřely se nám tím nové možnosti. Po dvou týdnech práce a úklidu obchodních případů jsme najednou nestíhali obvolávat zákazníky. Měli jsme přes 140 nezpracovaných poptávek. Kolegyně v systému roztřídila, kdo má kam jít na schůzku, kam máme poslat nabídku, kam už byla odeslaná,“ dodává.
S automatizací jde všechno rychleji
Výhodou FLOWii je, že neustále přichází s novými funkcemi a data s důležitými informacemi v podnikovém systému máte bezpečně uložená v cloudu a k dispozici odkudkoli.
Automatizaci procesů ve firmě lze dnes využít nejen v administrativě, ale také při řízení projektů, v obchodních aktivitách, ve výrobě či ve skladovém hospodářství. CRM dnes využívají výrobní firmy, společnosti zaměřené na fotovoltaiku, stavební firmy, ale také vydavatelství, vzdělávací instituce či právní a advokátní kanceláře. Automatizace už není jen volbou, ale pro mnoho malých a středních firem nezbytným řešením.
FLOWii například manažerům firem a podnikatelům umožňuje:
- evidenci zakázek
- sledování obchodních případů
- zvládání mnoha projektů a projektových činností
- bezproblémové sledování jednotlivých fází projektu i u časově náročných zakázek
- organizaci a evidenci firemních financí
- naplnění dohodnutých rozpočtů
- dodání prací včas a v dohodnutém termínu
- zlepšování zákaznické zkušenosti, aby se k vám zákazníci vždy vraceli
- činit strategická rozhodnutí i díky kvalitním datům, která budete průběžně aktualizovat v CRM systému
