Většinou je role výběru CRM nebo ERP systému na bedrech majitele firmy nebo se této odpovědnosti ujme jeden z vedoucích pracovníků. Jak ale zvolit správný postup, aby vyhledání, testování, nasazení a fungování vhodného systému skutečně fungovalo?
Jednou z mých úvodních rad je hra na architekta. Této úlohy byste se měli chopit ještě před samotným procesem vyhledávání a testování systému. Je to podobně jako při předělávání nemovitosti. Ať už navrhujete nový nebo předěláváte stávající dům, nejdůležitější je příprava – aby vám prostě nespadl na hlavu. Nakonec přece jen jde o investici na dlouhá léta. Pokud si něco dokážete dokonale zvizualizovat nejen v hlavě, ale také na papíře ještě před výstavbou, máte téměř vyhráno. Příprava totiž předchází pádu.
Long story short – položte si několik otázek?
-
Jaký je váš styl?
Jaké funkce od systému aktuálně očekáváte? V co může být pro vaši firmu přínosem?
-
Co když se vaše rodina rozroste?
Kde vidíte vaši firmu za rok nebo dva? Některé funkce dnes nepotřebujete, ale přijímáním zaměstnanců a větší poptávkou zákazníků se budou vaše nároky měnit. Myslete proto dopředu.
-
Jak bydlíte dnes? Máte ve firmě nastavený alespoň základní procesy?
Pokud je nemáte, určitě se do nich pusťte. I díky procesům zjistíte, jaká data budete do systému zadávat a jaká data budete potřebovat v systému vyhodnocovat.
-
Jaký máte budget?
Každý systém něco stojí. I Pinterest má krásné designové návrhy, ale když přijedete k prodejci a ukážete mu svoji představu, cenovka je častokrát vyšší, než si můžete dovolit. V softwarech jsou samozřejmě i verze zdarma, ale asi nechcete ani vy podnikat zadarmo, pokud nejste neziskovka nebo občanské sdružení.
Free verze jsou okleštěné a daleko s nimi nezajdete. Na trhu se samozřejmě najdou také výjimky a dočasně vám mohou postačovat. Díky cloudovým řešením však dokážete najít systémy již od cca 15 EUR/měsíčně pro jednoho uživatele.
-
Jaký zvolíte postup předělávky?
Při nasazení systému je důležité vědět, jaký postup nasazení zvolíte. Sepište si proto vaši jasnou představu, začněte googlením, doporučením od blízkých podnikatelů nebo si vyklikejte funkce a potřeby například přes Capterra a ta vám vyhodí seznam vhodných systémů. Většina je zahraničních, což může být sem tam nevýhoda. Proto si to dobře promyslete, zejména kvůli zákaznické podpoře.
Pokud jste si vybrali crm nebo erp systém, začněte jej testovat. Před testováním doporučuji zaslat seznam požadavků na software přímo zákaznické podpoře. Ušetří vám to spoustu času a vy zjistíte, zda dané funkce systém obsahuje.
Načasujte si nasazení, udělejte školení pro vybrané zaměstnance a spusťte testovací provoz (ne v celé firmě). Upravte procesy ve formě směrnice a komunikačního plánu, vyzvedněte přínos nového softwaru a motivujte zaměstnance k používání systému.
-
Bude se předělávka líbit jen vám nebo zapojíte do navrhování i vaši polovičku?
Samozřejmě, výběr vhodného systému by neměla být one man show. Muž ve většině případů nenavrhne kuchyni tak dokonale jako partnerka (bez urážky prosím). Tím chci říci, že do procesu výběru systému zahrňte svůj tým. Zeptejte se svých lidí, co jim ve firmě nefunguje a co by potřebovali zlepšit.
Nakonec i vedoucí pracovníci zjistí, že jsou zahrnuti do budování lepšího prostředí a tak trochu nevědomě jim dáváte zodpovědnost systém používat a "žít v něm". Vždyť nakonec, tak trochu si ho vysnili. 🙂
Doba přeje flexibilním. Dnes dokážete v menší firmě nastavit cloudový systém během pár hodin či dnů. A to s minimálními výdaji. Jen musíte vědět, co chcete a jak to chcete, proto je hra pro architekta důležitá.
Patrik Škulavík, FLOWii
