Do evidence docházky zaměstnanců už neinvestují jen velké podniky. Docházkový systém významně pomáhá i malým a středním firmám. Stále se však najdou podnikatelé, kteří s investicí do něj váhají. Obávají se výdajů, které často vyžaduje drahý hardware pro evidenci docházky. Malým firmám přitom často postačí také jednoduchý online docházkový systém.
K čemu slouží firmám docházkový systém?
Docházkový systém slouží k procesu řízení docházky zaměstnanců. Firma díky němu může sledovat docházku, skutečný odpracovaný čas, dovolenou, volno, přestávky, jakož i čas přihlášení při příchodu do práce a odhlášení se při odchodu z práce.
Kontrola docházky u lidí často nemá popularitu. Zejména, když se ve firmách uvažuje o jeho zavedení. Dobré firmě však o kontrolu zaměstnanců nejde. Evidence docházky slouží především manažerům ke zefektivnění práce zaměstnanců, ale i týmům pracujícím na společných projektech či mzdovému oddělení jako podklad pro přípravu mezd.
Na trhu v současnosti najdete mnoho typů systémů řízení docházky, ne všechny však poskytují stejná řešení. Pokud jste malá nebo střední firma, nemusíte investovat do drahého hardwaru. Možná vám postačí i jednoduchý docházkový systém.
Jaké výhody nabízí online docházkový systém?
Automatizace se dnes používá téměř v každém odvětví v různých oblastech podnikání. I díky ní jsou pracovní procesy a každodenní pracovní život jednoduchou záležitostí. Firmy díky docházkovému systému mají nejen přehled o pracovní činnosti svých zaměstnanců, ale pomáhá jim zejména při zvyšování efektivity práce.
Docházkový systém, který sází na přesnost
Kdysi se docházka zaznamenávala manuálně, což vedlo k mnoha chybám a problémům. Zaměstnanci se například většinou zapomněli přihlásit nebo úmyslně zneužili systém prodloužením doby odchodu z práce.
Moderní docházkové systémy tyto problémy eliminovaly. Shromažďují a přihlašují údaje a aktualizují záznamy o docházce zaměstnanců v reálném čase, čímž snižují jejich potenciální zneužití zaměstnanci. Docházkový systém dokáže informovat manažery, pokud se zaměstnanec přihlásí dříve a odejde z práce později nebo naopak.
Zvyšte produktivitu práce a snižujte náklady
Manuální sledování docházky zaměstnanců může být při výpočtu mzdy těžkopádné. Dovedete si představit, kolik času tím ztratíte? S automatizovaným docházkovým systémem můžete výrazně ušetřit čas a snížit pravděpodobnost chyb. Ušetřený čas můžete využít prací na byznys cílech a jiných důležitých úkolech. Online docházkový systém pomáhá také mzdovému oddělení. Šetří vám finance, které by byly potřebné k provedení oprav a případných vzniklých škod.
Drahý hardware vs. online docházkový systém
Rozdíl mezi běžným docházkovým systémem a online docházkovým systémem je především v komplexnosti řešení a přístupu k údajům přes webové přihlášení.
K hardwarovému typu docházkového systému potřebujete speciální zařízení, které se nainstaluje do prostor firmy. Online docházkový systém se nachází přímo na cloudu, čímž usnadňuje proces zálohování dat a přístupu k nim kdykoli a odkudkoli. Docházka se tak shromažďuje do online databáze a poskytuje možnost virtuálního přihlášení i odhlášení z jakéhokoli místa.
Evidenci docházky zaměstnanců nabízí také jednoduchý online docházkový systém FLOWii. Zaznamenává odpracované hodiny, přesčasy, přerušení pracovní doby (návštěvy u lékaře, dovolené, PN), přičemž na konci měsíce vám stačí vytisknout přehledný report docházky zaměstnance v PDF nebo v aplikaci Excel.
Mzdová účetní tak dokáže i díky získaným podkladům rychle a přesně zpracovat mzdy. Majitel firmy nebo manažer má navíc přehled o svých zaměstnancích online a evidence docházky zaměstnanců je hračkou.
K evidenci docházky nepotřebujete drahý hardware
Podnikatelé si často myslí, že k evidenci docházky potřebují drahý hardware. Mnoho docházkových systémů skutečně funguje tímto způsobem, přičemž poplatky za hardwarová zařízení mohou stát i stovky eur. Pro malé podnikatele jde často o nevýhodné řešení, které pro dané podmínky firmy ani není nutné.
Firmy na cloudu postupují rychleji[/caption]
Alternativou k drahému hardwaru může být jednoduchý docházkový systém. FLOWii docházkový systém funguje také na bázi aplikace, takže se do něj můžete přihlásit i přes počítač, mobil nebo tablet.
FLOWii si jednoduše nainstalujete přes webový prohlížeč. Stačí, že se přihlásíte ať už z kanceláře, domu nebo z místa služební cesty a vaše docházka je na jeden klik zaevidována.
Benefity docházkového systému na cloudu
Největším přínosem docházkového systému od FLOWii je zpracování údajů o docházce zaměstnance, které terminál zaznamenává. Jedním klikem je máte přehledně i v PDF reportu.
FLOWii evidence docházky dnes mnohým firmám zjednodušuje docházkovou administrativu. Absence, dovolené a jakákoli informace v rámci evidence docházky probíhá bez nepříjemného a složitého vypisování formulářů v excelu či firemním sešitě. Zaměstnanci se evidují online a FLOWii následně zpracovává údaje do přehledného reportu.
FLOWii docházkový systém vám navíc nabízí na výběr z různých možností čerpání pracovní doby. PN, návštěva lékaře, dovolená, pracovní cesta, oběd či soukromé volno – jde o přátelské řešení jak pro zaměstnance, tak i pro manažery, majitele a účetní firmy. Docházkový systém je vyvinut tak, že se vaši lidé při evidenci docházky nebudou cítit pod kontrolou.
Lucia Baníková
