Mnoho manažerů ve firmách ví, že dobře nastavené procesy dokážou firmu stabilizovat a výrazně ji posunout vpřed. Šetří čas, zvyšují efektivitu práce a zajišťují, aby každý v týmu věděl, jaká je jeho role. Procesy pomáhají firmám udržet kvalitu služeb a neustále je zlepšovat, což oceňují především zákazníci. Obzvlášť když má firma funkční CRM systém, který tyto procesy podporuje. A když nastane čas na růst, firma ho zvládne bez zbytečného chaosu.
Stanislav Jakubjak je důkazem manažera, který ví, jak firmě pomáhají dobře nastavené procesy. Jeho firma S-Line Systems přináší komplexní řešení pro vytápění a chlazení domů prostřednictvím servisu a montáže.
Nastavené procesy mu každý den pomáhá udržovat právě FLOWii. CRM systém využívá jako klíčový nástroj pro fakturaci a obchod, projektový management i personalistiku. „Pokud si manažer ve firmě dobře nastaví pracovní úkoly a činnosti, dokáže je přesně změřit a ohodnotit. Je to velký přínos pro firmu,“ říká podnikatel, který dvakrát po sobě získal ocenění Firma roku.
Projektový management – od poptávky, přes obchod až k zakázce
FLOWii pomáhá ve firmě pokrýt celý proces projektového managementu – od poptávky, přes obchod, až po realizaci projektů. Každá zakázka má své přesně definované fáze a kontrolní body, které přebírá projektový manažer. Součástí jsou i interní checklisty, vzorové zakázky či automatické připomínky. Systém je zároveň propojený s Google dokumenty a kalendářem, což zefektivňuje práci celého týmu.
FLOWii pomáhá firmám dostat se z chaosu k systému
Ve firmě S-Line Systems kompletně přepracovali databázi partnerů. Výsledek? Obchod se zjednodušil a zároveň zrychlil. Po několika dnech úklidu v kontaktech zákazníků a partnerů se objevilo více než 140 nezpracovaných poptávek. Díky FLOWii mohli okamžitě určit, v jaké fázi se poptávka nachází, kdo s ní pracuje a jaký je další krok.
Kvůli nedostatku obchodníků na trhu firma vsadila na obchodní asistentky. Ty fungují podle automatizovaných vzorových úkolů a e-mailů nastavených ve FLOWii. „Díky tomu přesně vědí, jak reagovat v konkrétních situacích – od prvotního kontaktu až po odeslání nabídky či založení zakázky pro zákazníka,“ vysvětluje Stanislav Jakubjak, v jehož firmě zaměstnanci pracují převážně z domova.
Do CRM zadává lidem úkoly, sleduje jejich plnění a reaguje na změny v reálném čase. Zaměstnanci přitom mohou využívat FLOWii i přes mobil nebo tablet, což jim výrazně usnadňuje práci. Když do firmy nastoupí nový zaměstnanec, v systému má nastavené vzorové úkoly a procesy, které stačí jen dodržovat.
„Podnikanie dnes znamená neustálu prácu na sebe aj na firme. FLOWii nám pomáha udržať poriadok v procesoch, dokumentoch a ľuďoch. Bez toho by sme tak rýchlo nenarástli,“ uzatvára Jakubjak.
Ako FLOWii pomáha URBANIXU rozsvietiť veľké projekty aj vo vnútri firmy
Spolužiaci z vysokej školy, Michal Urban a Jaroslav Svoboda, úspešne vedú firmu URBANIX, ktorá sa špecializuje na moderné riešenia LED osvetlenia, elektroinštalácie a fotovoltiku pre veľké priemyselné, športové aj verejné priestory. Ich cieľom je nielen šetriť energiu a prevádzkové náklady, ale aj vytvárať lepšie podmienky pre zákazníkov.
V URBANIX vedia, že kvalitné služby potrebujú dobre nastavené vnútorné procesy. Vďaka FLOWii sa firme podarilo zrýchliť rast, zjednodušiť komunikáciu, zefektívniť prácu so skladom a zákazkami – a zároveň získať poriadok v dátach, ktoré by im inak vo firme rýchlo prerástli cez hlavu.
Majú za sebou stovky realizácií po celom Slovensku a v Česku vďaka ich know-how, ale aj dobre nastaveným procesom, s ktorými im výrazne pomáha CRM.
Přehled, pořádek a efektivní práce — díky FLOWii
Ve firmě denně řeší desítky zakázek, projektů a kontaktů. Když začala růst, bylo jasné, že Excel už nestačí. „Potřebovali jsme mít všechny informace na jednom místě, online a bez chaosu,“ říká Michal Urban.
Při výběru CRM systému nakonec zvítězilo FLOWii. I díky tomu, že jde o systém s kvalitní zákaznickou podporou a intuitivním rozhraním, se kterým lze pracovat i z mobilu nebo tabletu.
FLOWii se ve firmě postupně stalo klíčovým nástrojem pro řízení obchodu, projektů, skladu i komunikace. Ve firmě si po několika měsících testování CRM nastavili interní procesy tak, že dnes dokážou sledovat každý projekt od prvního telefonátu až po jeho předání.
Od obchodního případu k úspěšné realizaci
„FLOWii nám pomohlo především ve třech oblastech: zrychlili jsme procesy, máme okamžitý přehled o stavu zakázek a každý v týmu ví, co, kde a s kým řeší,“ vysvětluje Michal Urban. Když firma naváže kontakt s potenciálním zákazníkem, zapíše se jako „studený kontakt“ do CRM. Po úvodní komunikaci se z něj stává obchodní případ, který v systému sledují obchodníci i realizační tým.
Jakmile dojde k dohodě, z obchodního případu se jedním kliknutím vytvoří zakázka. Systém tehdy automaticky aktivuje úkoly pro kolegy – od objednávky technologií, přes přípravu skladu, až po výjezdy montérů a finalizaci realizace. CRM slouží nejen pro projektový management, ale i jako zdroj firemní paměti – od cenových kalkulací až po revizní zprávy.
Firma URBANIX spolupracuje také s externími týmy. „Lidé mají skvělou paměť, ale při stovkách projektů si nemůžeme pamatovat všechno. FLOWii nám pomáhá delegovat úkoly, sledovat termíny a efektivně mezi sebou komunikovat,“ říká Michal Urban.
Interní chat, notifikace, historie komunikace, zadávání úkolů či kontrola stavu realizace – to vše dnes ve firmě funguje digitálně.
Sklad pod kontrolou – i v terénu
Kromě projektového řízení aktivně využívají také skladový modul FLOWii. Systém zobrazuje aktuální stav skladu, umožňuje plánování výdejů a příjemek, stejně jako expedici komponentů pro konkrétní zakázku. „Pokud něco chybí, ze systému to vyexportujeme, objednáme a doplníme. Sklad máme napojený jak na zakázky, tak na nákup,“ doplňuje Michal Urban.
Data, statistiky a strategická rozhodnutí
FLOWii zároveň poskytuje přehledné statistiky, které pomáhají při řízení firmy – od uzavřených obchodů, cash flow a prodejních čísel až po výkonnost týmu. Management tak má vždy po ruce aktuální data pro rozhodování.
„Kdybychom tyto věci neměli v systému, přišli bychom o přehled i o zákazníky. Dnes evidujeme přes 5000 kontaktů a 1500 obchodních případů. FLOWii je jako mozek naší firmy,“ uzavírá Michal Urban.
