Procesy ve firmě nejsou zbytečnou byrokracií navíc. Jsou to dohodnutá pravidla hry, která vaší firmě umožňují růst, týmům spolupracovat a manažerům skutečně řídit. Pokud chcete řídit firmu efektivněji, rychleji a mít v ní pořádek a přehled, CRM systém vám může v mnohém pomoci. Neslouží jen jako nástroj pro evidenci vašich zákazníků, ale pomáhá vám přemýšlet, dělat lepší rozhodnutí a posouvat firmu výrazně vpřed.
Pokud má firma jasně nastavené a přehledné procesy, není potřeba neustále někoho kontrolovat nebo něco zachraňovat. Každý ví, jaká je jeho role, kde najde potřebné informace a na koho se v případě potřeby obrátit. Váš pracovní tým funguje jako hodinky.
Navíc bez jasně definovaných procesů nemáte co automatizovat – a moderní nástroje, jako například FLOWii, vám mohou pomoci jen tehdy, pokud víte, jak má práce ve firmě probíhat. I mnoho malých a středních firem dnes využívá CRM ke zlepšování procesů, protože jim pomáhá vidět, kde věci váznou, co se ve firmě opakuje, co je potřeba automatizovat nebo zjednodušit.
Proč byste měli dbát na zavedené procesy ve firmě?
Bez procesů není systém a bez systému je chaos
Pokud ve firmě chybí jasně nastavené procesy, mnoho věcí se řeší za pochodu. To vede k chybám, duplicitní práci, zbytečným prodlevám, neschopnosti vyvodit odpovědnost – a často se opakují věty jako: „Nevěděl jsem, že je to moje úloha.“
Procesy ve firmě šetří čas
Dobře nastavený proces znamená, že každý ví, co má dělat, jaký je termín a deadline a jak má úkol splnit. Znamená to méně vysvětlování, méně improvizace a méně hašení problémů, když nastanou. Díky jasným procesům máte více prostoru pro rozvoj firmy a důležitá strategická rozhodnutí.
Procesy lze měřit, hodnotit a zlepšovat
Díky procesům můžete měřit výkonnost, porovnávat vývoj v jednotlivých obdobích a zlepšovat konkrétní kroky. A právě to je klíčové jak pro růst firmy, tak pro optimalizaci nákladů.
Procesy umožňují delegovat odpovědnost
Pokud máte popsané kroky a nástroje, snadněji delegujete a přenášíte odpovědnost na tým, aniž byste museli nad každým stát. Procesy dávají vašim zaměstnancům rámec a jistotu, což dělá práci efektivnější – a navíc jsou více motivovaní.
Procesy podporují růst firmy
Růst firmy znamená více zákazníků, více lidí ve firmě a více pracovních úkolů. Pokud ve firmě nemáte nastavené procesy a začnete růst, stane se firma nepřehlednou a neudržitelnou. Procesy fungují jako kostra – drží firmu pohromadě, i když rychle roste.
Procesy jsou základem digitalizace a automatizace
Mnoha manažerům a vedoucím týmů dnes CRM systém pomáhá s řízením firmy i lidí. Delegování a kontrola úkolů jsou díky němu jednodušší. V CRM můžete zadávat úkoly, sledovat jejich plnění, nastavovat připomínky a automatizovat části procesů. Manažer tak nemusí vše kontrolovat osobně, protože systém sám připomene, který úkol je hotový a který ještě ne.
Manažeři často propojují různé části firmy – oddělení obchodníků, projektových manažerů, skladu, marketingu nebo mzdové a účetní oddělení. CRM je i v tomto ohledu skvělým nástrojem, protože spojuje obchod, realizaci a administrativu.
Podívejme se na další důvody, proč se manažerům vyplatí používat CRM:
V CRM máte vše na jednom místě
Klienti, úkoly, obchodní případy, komunikace, fakturace, dokumenty – CRM vám poskytuje centrální přehled o tom, co se ve firmě děje, aniž byste se museli ptát dalších pěti kolegů nebo zdlouhavě hledat informace v e-mailech. Dobré CRM vám navíc umožňuje být ve spojení s kolegy i prostřednictvím chatu.
S CRM řídíte firmu podle dat, ne podle pocitu
Místo „mám pocit, že to nestíháme“ máte k dispozici konkrétní čísla, termíny a stavy obchodních případů a zakázek. To vám umožňuje rozhodovat se rychleji, přesněji a objektivněji.
V CRM vidíte výkony lidí v reálném čase i historii komunikace
V CRM můžete sledovat stav obchodů, zakázek, cashflow, aktivit týmu nebo termíny úkolů. Nemusíte čekat na reporty – vidíte, kdo co a do kdy řeší. A pokud potřebujete, ve FLOWii si můžete vygenerovat jakýkoli přehled za různá období.
CRM navíc obsahuje i historii každé komunikace, zakázky či poptávky. Samozřejmě za předpokladu, že s ním vaši zaměstnanci umí pracovat. Pokud někdo onemocní nebo odejde, záskok nebo nový kolega se díky systému snadno zorientuje.
Výhodou FLOWii CRM je, že funguje online, a dokonce s ním můžete pracovat i z mobilu nebo tabletu. Manažer tak může kontrolovat projekty, reagovat na důležité úkoly nebo sledovat komunikaci i mimo kancelář. FLOWii můžete využívat kdekoliv, kde máte přístup k internetu – ať už jste na služební cestě, v terénu nebo se potřebujete připojit odkudkoliv.
Ve FLOWii jsme navíc spustili online akademii, ve které se můžete vlastním tempem naučit, jak pracovat s konkrétními řešeními – například s průvodcem všemi FLOWii funkcemi, docházkovým systémem nebo nástroji pro fakturaci a finance.
