Často kladené otázky (FAQ)
Začíname s FLOWii
1. Ako pridám nového používateľa do FLOWii?
Nového kolegu pridáte cez Firma → Používatelia → Nový používateľ. Zadáte jeho meno, e-mail a následne mu môžete nastaviť prístup podľa pracovnej pozície.
2. Môžem obmedziť, čo jednotliví zamestnanci vo FLOWii vidia?
Áno. Administrátor môže každému používateľovi nastaviť, ktoré údaje môže vidieť, upravovať, mazať, importovať alebo exportovať.
3. Musím používať všetky funkcie FLOWii?
Nie. Licenciu si môžete vybrať podľa toho, ktoré funkcie vaša firma skutočne potrebuje, a neskôr ju upraviť podľa aktuálnych potrieb.
4. Dá sa FLOWii používať aj zadarmo?
Áno. FLOWii ponúka licenciu FREE pre jedného používateľa pri splnení podmienok bezplatného plánu.
CRM a evidencia zákazníkov
5. Ako rýchlo pridám nového zákazníka do CRM?
Pri slovenskej alebo českej firme stačí začať písať obchodné meno alebo IČO a FLOWii dokáže základné firemné údaje automaticky doplniť z registra.
6. Dajú sa dokumenty a prílohy ukladať priamo k zákazníkovi alebo zákazke?
Áno. Dokumenty, fotografie či ďalšie súbory môžete priradiť ku konkrétnym záznamom a využiť pritom FLOWii úložisko, Google Drive, OneDrive alebo vlastné FTP.
Zákazky, projekty a úlohy
7. Je FLOWii vhodné pre stavebnú alebo projekčnú firmu?
Áno. Firma môže na jednom mieste evidovať zákazky, projektové úlohy, dochádzku, udalosti, fakturáciu, financie a komunikáciu. Ak chcete vedieť, ako FLOWii pomáha stavebným firmám v praxi, prečítajte si naše prípadové štúdie.
8. Ako sledovať čas strávený na jednotlivých projektoch?
Každú činnosť priraďte ku konkrétnej zákazke alebo projektu. Získate tak údaje o skutočnej časovej náročnosti jednotlivých zákaziek.
9. Môžem používať úlohy ako checklist?
Áno. Na úlohách môžete využívať vlastné polia, ktoré si firma prispôsobí napríklad na kontrolné body alebo jednoduché checklisty.
10. Má FLOWii Ganttov diagram alebo plánovanie kapacít?
Ganttove diagramy a pokročilé plánovanie kapacít patria medzi funkcionality plánované v rámci ďalšieho produktového rozvoja FLOWii.
11. Musím filtre nastavovať pri každej kontrole znova?
Nie. Nastavené filtre si môžete uložiť ako vlastný Pohľad a neskôr ho otvoriť jedným kliknutím.
Evidencia času a dochádzka
12. Ako evidovať odpracovaný čas na konkrétnej zákazke?
Čas odporúčame zapisovať priamo ku konkrétnej úlohe. Vo FLOWii môžete použiť záložku Skutočné trvanie a čas zapísať manuálne alebo ho merať automaticky.
13. Dá sa vo FLOWii merať čas automaticky?
Áno. Pri zmene stavu úlohy na Prebieha sa môže začať merať čas. Po dokončení alebo prerušení úlohy sa čas zaeviduje.
14. Ako skontrolovať, či zamestnanec zaevidoval všetky odpracované hodiny?
Porovnajte čas evidovaný v dochádzke s časom zaznamenaným na úlohách. Rozdiel môže ukázať, že časť práce ešte nebola priradená ku konkrétnej činnosti.
15. Ako zistím, koľko hodín zamestnanec odpracoval za deň alebo mesiac?
V evidencii Úlohy vyfiltrujte zamestnanca a požadované obdobie. Cez Sumár následne získate celkový počet odpracovaných hodín.
16. Dá sa vo FLOWii prepojiť dochádzka so zákazkami a úlohami?
FLOWii eviduje dochádzku aj čas na úlohách, takže údaje môžete porovnávať. Dochádzka ukazuje, koľko času bol človek v práci, a úlohy, na čom tento čas strávil.
Riadenie tímu a vyhodnocovanie zákaziek
17. Dá sa sledovať vyťaženosť konkrétneho pracovníka alebo tímu?
Pomocou filtrov a vlastných pohľadov môžete sledovať úlohy a odpracovaný čas konkrétnych pracovníkov alebo tímov.
18. Pomôže FLOWii pri vyhodnocovaní ziskovosti zákaziek?
Presná evidencia práce ukáže, koľko času zákazka skutočne spotrebovala. Spolu s finančnými údajmi získate lepšie podklady na kontrolu nákladov a ziskovosti.
19. Ako môže presná evidencia času pomôcť pri cenotvorbe?
Historické údaje vám ukážu reálnu časovú náročnosť podobných projektov, čo pomáha presnejšie nastavovať ceny, termíny aj kapacity tímu.
20. Čo by mal projektový manažér vo FLOWii kontrolovať pravidelne?
Najmä rozpracované zákazky, termíny úloh, odpracované hodiny, rozdiel medzi dochádzkou a evidovaným časom a časovú náročnosť projektov.
Fakturácia a platby
21. Môžem vystaviť faktúru priamo zo zákazky alebo zákazníka?
Áno. Faktúru môžete vytvoriť priamo z partnera, obchodného prípadu alebo zákazky, takže údaje nemusíte zadávať opakovane.
22. Ako zistím, či zákazník faktúru zaplatil?
Úhradu môžete pridať manuálne alebo využiť automatické párovanie bankových platieb. V evidencii potom vidíte, ktoré faktúry zostávajú neuhradené.
23. Môžem vystaviť faktúru zákazníkovi zo zahraničia?
Áno. Pri vytvorení PDF dokladu môžete zvoliť slovenčinu, češtinu, maďarčinu, angličtinu alebo nemčinu.
Import, export a záloha dát
24. Môžem preniesť existujúce dáta z Excelu do FLOWii?
Áno. Dáta môžete importovať napríklad do evidencií Partneri, Úlohy, Udalosti, Financie a Fakturácia pomocou XLSX súboru.
25. Môžem odpracované hodiny exportovať?
Áno. FLOWii umožňuje exportovať zoznam vykonaných činností aj detailný zoznam časových intervalov.
26. Môžem si svoje údaje z FLOWii kedykoľvek zálohovať?
Áno. Údaje môžete exportovať z jednotlivých evidencií alebo vytvoriť hromadnú zálohu do Excelu cez nastavenia firmy.
Navigácia vo FLOWii
27. Kde nájdem návody, keď si s funkciou neviem rady?
FLOWii má online manuál rozdelený podľa jednotlivých oblastí, ako sú fakturácia, CRM, zákazky, dochádzka, sklad, financie, používatelia či nastavenia systému.
Toto členenie je podľa mňa vhodnejšie než číslovanie 1–27, pretože používateľ môže FAQ prechádzať podľa problému: CRM → zákazky → čas → fakturácia → dáta → pomoc.