Automatické upomienky

Nastavenie automatických pripomienok a upomienok k faktúram vo FLOWii

FLOWii umožňuje automaticky aj manuálne odosielať pripomienky a upomienky k faktúram. Vďaka tejto funkcii už nemusíte sledovať, komu ste poslali upozornenie – systém to spraví za vás.

Ako nastaviť pripomienky a upomienky vo FLOWii (krok za krokom)

KROK 1: Otvorte nastavenia

1. Kliknite na ozubené koliesko ⚙️ v pravom hornom rohu aplikácie.
2. Vyberte Nastavenia → Fakturácia → Upomienky.

KROK 2: Nastavte, kedy sa majú správy odosielať

1. Aktivujte funkciu Upomienky, ak ju ešte nemáte zapnutú. Označte políčko "Odosielať automaticky".
2. Určte, koľko dní pred alebo po splatnosti sa má správa poslať.

• Pripomienku – posiela sa pred dátumom splatnosti.
• Upomienku – posiela sa po dátume splatnosti, ak faktúra nebola uhradená.

Môžete pridať až tri rôzne upomienky s rozdielnym časovaním (napr. 3, 7 a 14 dní po splatnosti). FLOWii odosiela všetky automatické správy každé ráno o 4:00 hod.

KROK 3: Upravte text e-mailov a nastavte emailovú adresu odosielateľa

1. Každá upomienka a pripomienka má vlastnú e-mailovú šablónu. Kliknite na šablónu a upravte text podľa potreby – môžete pridať: vlastné oslovenie, podpis, logo alebo HTML prvky.
2. Nastavte Odosielateľa. Vyberte zo zoznamu alebo Kliknite na + Pridať adresu a zadajte e-mail, z ktorého sa budú upomienky odosielať.
3. Nastavte SMTP pripojenie – vďaka tomu budú e-maily spoľahlivo doručené.
4. Pridajte podpis, ktorý sa zobrazí na konci e-mailu.

💡 Po novom môžete e-maily posielať aj s iným podpisom než vlastným – nastavíte ho v sekcii Ozubené koliesko → Nastavenia → Emailing → Email adresy odosielateľa.

KROK 4: Kontrola odoslaných správ (pripomienky, upomienky)

Všetky odoslané upomienky a pripomienky nájdete v časti Emailing → Odoslané → vyberte Používateľa. Tu máte prehľad o všetkých e-mailoch, ktoré systém poslal automaticky aj manuálne.

KROK 5: Posielajte upomienky aj manuálne (voliteľné)

1. Otvorte evidenciu Fakturácia.
2. Vyfiltrujte faktúry po splatnosti alebo pred blížiacou sa splatnosťou.
3. Kliknite na nové tlačidlo Odoslať upomienku/pripomienku.

FLOWii automaticky pripraví e-mail podľa šablóny – môžete ho ešte upraviť a odoslať.

KROK 6: Vypnite automatické upomienky pre vybraných partnerov

Nechcete, aby sa vybraným partnerom odosielali pripomienky a upomienky automaticky? Nastavenie nájdete priamo na karte Partnera.

1. Otvorte konkrétneho Partnera.
2. Prejdite na kartu Účty a splatnosť.
3. Vypnite možnosť Zasielať automatické upomienky/pripomienky.

💡 Funkcia je dostupná v licenciách FLEXii, CRM a PREMIUM. V bezplatnej verzii FREE nie sú upomienky a pripomenky zahrnuté.