Máte prehľad o všetkom, čo sa deje vo vašej firme? Alebo v nej každý zamestnanec robí všetko naraz, nemá nikdy čas a pracuje na úlohách neefektívne? Vaša firma rastie, no nie vždy viete, čo sa v nej deje? Mnohí podnikatelia a manažéri, ktorí pracujú s aplikáciou FLOWii vedia, prečo je dôležité mať lepší prehľad, dobre nastavené obchodné procesy a poriadok vo firme. Patrik Škulavík, spolumajiteľ aplikácie FLOWii, v rozhovore hovorí o jej výhodách a prínosoch pre biznis.

Posledné roky biznis čoraz viac volá po strategickom využívaní digitálnych technológií, ktoré dokážu priniesť lepší zákaznícky servis a často prispievajú k rastu firmy.

Mnoho odvetví v oblasti služieb, maloobchodu, veľkoobchodu či vzdelávania bolo viac zasiahnutých pandémiou aj preto, lebo nezaviedli digitálne technológie a analytické nástroje do svojich biznisov včas alebo dostatočne dôrazne. Posledné dva roky boli dokonalým spúšťačom zavádzania technológií najmä v mnohých firmách, ktoré využívanie softvéru posúvali na druhú koľaj,“ hovorí Patrik Škulavík, manažér FLOWii

Za FLOWii stoja aj také mená ako Lukáš Ivan, Erik Lacza, Tomáš Majerčík a Patrik Škulavík (zľava)

Rozhodujúcim faktorom v konkurenčnom boji firiem podľa neho už nie sú len samotné produkty a služby, ale aj ich škálovanie a podrobnejšie vyhodnocovanie dát, na základe ktorých je možné nastavovať efektívne stratégie napríklad pri predaji.

Dnes vyhrávajú tie firmy, ktoré využívajú digitálne technológie a automatizáciu drobných činností čo najefektívnejšie. Zákazníci skôr nakúpia tam, kde sa vďaka technológiám zrýchlia dodacie podmienky, reklamačný proces, prípadne vedia uskutočniť platbu online alebo dostanú zákaznícky servis nad ich očakávania.

Čo je FLOWii a ako pomáha firmám?

FLOWii kombinuje funkčné riešenia pre firmy. Kým CRM slúži ako softvér a stratégia na zlepšovanie vzťahov so zákazníkmi, s pomocou ERP systému dokážete plánovať podnikové zdroje ako napríklad financie, skladové zásoby alebo ľudské kapacity. Ich spojením do jedného prehľadného systému firma získava konkurenčnú výhodu v súčasnej dobe digitalizácie.

Predtým, než sa firma rozhodne pre konkrétnu aplikáciu, by si vždy mala položiť otázku, čo potrebuje riešiť. Výnimočnosť našej aplikácie spočíva v tom, že sa skladá z viacerých riešení, ktoré si firmy môžu vybrať a vyskladať podľa aktuálnych potrieb. Aplikáciu FLOWii môžete prepojiť s účtovným softvérom, Google kalendárom alebo s Google Drive či OneDrive od Microsoftu alebo akýmkoľvek iným riešením prostredníctvom API. Dáta si dokonca viete hromadne importovať alebo exportovať do rôznych tabuľkových formátov.

Prečo je dnes dôležité, aby mali firmy nastavený systém a obchodné procesy?

Ten, kto vo firme nemá systém, napokon funguje cez rôzne zdieľané excelovské tabuľky alebo má na každú jednu oblasť individuálny systém. Jeden na fakturáciu, iný na evidenciu úloh alebo skladové hospodárstvo a samostatný dochádzkový systém

Kým vo firme získate nad všetkým prehľad, istý čas to trvá. Prečo teda nemať všetky informácie a dáta pod jednou strechou? Ak máte radi poriadok v biznise, systém FLOWii je ideálny. Navyše firmám pomáha. Aplikáciu dnes využíva 2000 firiem na Slovensku i v Českej republike a čoraz viac sa o ňu zaujímajú aj podnikatelia a firmy z Maďarska. Čoskoro bude teda aj v maďarskom jazyku. 

Ako FLOWii funguje v praxi?

Základná evidencia zákazníkov, evidencia obchodu, vytvorenie zákazky a sledovanie jej stavu, dochádzkový systém, plánovač – to je iba zlomok toho, čo náš cloudový systém ponúka. Vďaka tomu, že ju používate cez internetový prehliadač, nemusíte nič inštalovať a máte k svojim informáciám prístup, nech ste kdekoľvek.

Aplikácia FLOWii prináša podnikateľom a firmám rôzne výhody. Jednou z nich je, že si ich môžu nastaviť podľa svojich potrieb. 

Do FLOWii sa prihlásite jednoducho cez webový prehliadač ako napríklad Google Chrome, Safari alebo Firefox, kde sa vám zobrazí nástenka s úlohami, ktoré plánujete zrealizovať. Vidíte na nej, čo vás v daný deň, týždeň alebo v budúcich mesiacoch čaká. Navyše si do nej môžete poznačiť rôzne udalosti, plánované dovolenky alebo lekára a prepojiť ich s vaším kalendárom v Google alebo Outlooku. To, čo sa vám zobrazuje vo FLOWii, tak vidíte aj vo vašom kalendári.

Do systému môžete dopĺňať a aktualizovať údaje všetkých obchodných partnerov i dodávateľov. Údaje o novom obchodnom partnerovi a fakturačné údaje nemusíte vypĺňať manuálne, do systému sa vám sťahujú priamo z registra firiem FinStat.

Základom každej firmy je aj databáza zákazníkov - súčasných, budúcich i potenciálnych. Náš CRM systém umožňuje vytvárať komplexné databázy s firemnými partnermi a zákazníkmi, čím o nich máte aktuálny prehľad a môžete byť s nimi v neustálom kontakte. Aby firma mohla zvyšovať profit, zlepšovanie vzťahov so zákazníkmi by malo byť jej top prioritou.

Výhodou FLOWii tiež je, že si aplikáciu môžete nastaviť priamo pre potreby vašej firmy a navyše za priateľskú cenu. To znamená, že platíte vtedy, ak systém reálne používate a vždy za aktuálny počet používateľov.

Aplikácia je prepojená aj s fakturačnými softvérmi. V čom spočíva táto výhoda?

Veľa živnostníkov a menších firiem využíva v podnikaní rôzne online aplikácie na vyhotovovanie dokladov. Často nemajú zakúpený komplexný účtovný softvér a účtovníctvo im spracúvajú externí účtovníci.

S FLOWii dokážete vystaviť cenové ponuky, objednávky, dodacie listy i doklady, ktoré súvisia s online fakturáciou. Faktúry vo firme teda spravujete online. Dokonca ich môžete importovať a v prípade potreby aj exportovať do Excelu alebo priamo do účtovného softvéru.

Náš softvér možno prepojiť s účtovným programom OMEGA alebo s ekonomickým softvérom POHODA. Získate aj aktuálny prehľad o tom, ktoré faktúry už boli uhradené alebo sú už po splatnosti. Aplikácia je tiež prepojená s bankou. Stačí si nastaviť automatické párovanie platieb s faktúrami.

Chcete mať poriadok vo firme alebo mať prehľad v biznise? FLOWii pomáha mnohým firmám nastaviť procesy a uľahčuje efektivitu práce zamestnancov. 

Evidencia platieb online ušetrí firmám množstvo času, pretože majú prehľad o každej prijatej a odoslanej platbe z účtu do príjmov a výdavkov priamo vo FLOWii. Vďaka tomu zjednodušíte a sprehľadníte tok financií vo firme. Ak sa rozhodnete odmeniť svojich verných zákazníkov zľavou, naša aplikácia vám ju automaticky vypočíta. Stačí sa len rozhodnúť, akú veľkú zľavu im poskytnete.

Pre firmy je najdôležitejšie, aby sa biznisu darilo. Aj preto je dôležité mať prehľad, ako sa jednotlivým obchodným prípadom darí. Myslí na to aj FLOWii?

Aplikácia umožňuje evidenciu každého obchodného prípadu, pri ktorom stačí zadať jeho názov, priradiť partnera z databázy, popis a zdroj kontaktu.

Vyplníte, čo riešite, kto je za neho zodpovedný, kedy bol založený a kedy očakávate jeho predpokladané uzavretie. Viete si pri ňom vyplniť celkovú cenu, a teda akú by mal hodnotu, ak ho zobchodujete i jeho stav (prezentácia, ponuka, objednávka, úspešný, odložený a pod.)

V rámci každého obchodného prípadu môžete pridať cenníky produktov a služieb, či aktualizovať cenové ponuky a priamo ich poslať zo systému FLOWii zákazníkovi alebo partnerovi. Zapisujte si k nemu jednotlivé úlohy a v prípade potreby načítajte potrebné prílohy z vášho počítača alebo online úložiska. FLOWii má pridanú hodnotu aj v tom, že dokumenty si do systému môžete stiahnuť priamo z Google Drive alebo Microsoft OneDrive.

Podobne ako pri partnerovi, aj pri obchodnom prípade si môžete evidovať telefonické rozhovory, rôzne stretnutia a dôležité úlohy. Dokonca môžete chatovať s kolegami a posunúť im potrebné informácie, aby mali prehľad v tíme.

Podobný proces platí aj pri zákazkách. S FLOWii o nich máte dokonalý prehľad a kedykoľvek viete, v akom sú stave. Takisto, koľko peňazí, práce a času vás jednotlivé zákazky stáli a či bol dodržaný ich termín

Ak obchodný prípad dopadne úspešne a váš zákazník odsúhlasí cenovú ponuku a rozhodol sa s vami spolupracovať, jednoducho si ju zaevidujete v systéme a nastavíte jej stav. Napríklad, že práve prebieha.

V mnohých firmách sú dnes zamestnanci zahltení množstvom e-mailov. Firmy pre kontakt so zákazníkmi využívajú efektívny e-mail marketing. Ako FLOWii pomáha s e-mailmi alebo s hromadným mailingom v rámci kampaní?

Systém FLOWii umožňuje riešiť aj mailovú korenšpondenciu a zasielanie hromadných mailov s prepojením na CRM. Ak vo firme pripravujete kampaň, aplikácia vám poskytne prehľad, koľko ľudí si váš newsletter alebo ponuku otvorilo a ponúkne vám komplexnú štatistiku. Funguje na podobnej báze ako známy nástroj na mailové kampane Mailchimp.

FLOWii vám poskytne informácie o doručení, kedy bol mail otvorený adresátom, na aký odkaz si klikol alebo koľko ľudí celkovo kliklo na vami zdieľaný odkaz. Odosielanie hromadných mailov môžete segmentovať podľa rôznych kategórií – napríklad podľa oblasti podnikania alebo typu firiem. Takisto si viete nastaviť, z akej adresy hromadný mail odchádza. Stačí mať iba pripravenú šablónu a kampaň naplánovať na konkrétny dátum a čas.

Je možné si v systéme vytvoriť vlastnú šablónu?

Šablóny sú náročné na programovanie, preto ich FLOWii zatiaľ neponúka. Ak chcete odoslať graficky zaujímavý newsletter, váš grafik vám ho môže pripraviť priamo vo FLOWii prostredníctvom HTML editora. Jednoduché šablóny si však môžete vytvoriť aj v externom systéme ako je Mailchimp, vyexportovať a nakopírovať do nášho systému.

Okrem mnohých iných riešení aplikácia ponúka aj jednoduchý dochádzkový systém. Ako funguje?

Manažér v ňom aktuálne vidí, kto je v práci, kedy má konkrétny zamestnanec naplánovanú dovolenku, či je na príjme alebo má prestávku a na základe toho ho môže kontaktovať.

Dochádzkový systém ukáže, koľko hodín zamestnanec odpracoval za daný mesiac, či má nadčasy alebo mu nejaké hodiny chýbajú. Ak si niekto naplánuje absenciu, dovolenku alebo akékoľvek voľno, systém to ukáže a viete tak alokovať čas iných kolegov na projekte, aby ho v prípade neprítomnosti vedeli zastúpiť. V nastaveniach si môžete nastaviť notifikáciu, ktorá vás na to upozorní.

FLOWii má výhodu v tom, že podnikatelia a firmy si môžu vybrať z jednotlivých riešení. Či už potrebujú iba CRM, jednoduchú evidenciu dochádzky, prepojiť CRM s ERP systémom a riadiť projektový manažment, prípadne online skladový program.

FLOWii ponúka aj jednoduchý online skladový program, pomocou ktorého majú zamestnanci firmy alebo pracovníci skladu prehľad o všetkých skladových položkách, stave a pohyboch tovarov. Tým, že v systéme evidujete príjem na sklad a výdaj zo skladu, si môžete kedykoľvek skontrolovať celkový počet produktov na sklade.

Ak vydávate tovar zo skladu a potrebujete vystaviť dodací list alebo faktúru, môžete ju rovno vystaviť jedným klikom zo skladovej výdajky. Z príjemky na sklad je zase rovnako možné rýchlo zaevidovať prijatú faktúru.

Mnohí zamestnanci si dnes sťažujú na to, že sa v práci naháňajú s časom a nestíhajú. Ako im v tom aplikácia môže pomôcť?

Aj na to ponúkame riešenie. Náš plánovač úloh a udalostí je efektívnym firemným nástrojom, vďaka ktorému môžu mať ľudia lepší prehľad o svojich úlohách a manažéri zase môžu odsledovať, či sa dodržiavajú sľúbené termíny.

Do systému môžete zapísať každú novú úlohu a dokonca ju rozdeliť na viacero aktivít a k nim prideliť zodpovedných ľudí a dôležité termíny. Ak nestíhate, FLOWii vás na to upozorní. Dokonca, aj keď vám na projekte pribudne nová úloha alebo je čas pokračovať v inej aktivite. Vďaka plánovaču si zamestnanci môžu merať čas na úlohách, čím majú prehľad, koľko bude trvať podobná aktivita pri ďalšom projekte.

Niektoré firmy sa môžu obávať, že ich dáta v cloude nie sú v bezpečí. Ako ich možno presvedčiť o opaku? V čom dnes spočíva výhoda cloudu?

Dnes sú už v cloude aj mnohé veľké a moderné spoločnosti ako Amazon, Facebook či Microsoft. Optimalizovaný cloud má dnes obrovskú výhodu, pretože je bezpečnejší, flexibilnejší a predovšetkým lacnejší.

Naša cloudová aplikácia je prevádzkovaná v datacentre v Holandsku a servery spravuje slovenská spoločnosť, ktorá patrí medzi popredných špecialistov na kybernetickú bezpečnosť.

Niektorí podnikatelia na Slovensku sú ešte stále skeptickí voči ukladaniu dát na cloud a preferujú vlastné úložiská vo firme. Doba sa však zmenila a cloud vedie. Je ekonomickejším a bezpečnejším riešením. Oveľa rýchlejšie sa vám dnes nabúrajú do internej, než do zabezpečenej cloudovej siete. Aj preto odporúčame klientom uchovávať dáta v cloude a môžu si ich zálohovať aj na vlastný server.

Napokon si predstavte, že máte uložené dáta vo firme, príde pandémia a vy nemáte prístup k dátam online. Dnes je výhodnejšie mať dáta v cloude, kde sa o nich starajú desiatky ľudí, než vo firme, kde sa o server stará jeden človek. Navyše, ak ochorie alebo z akéhokoľvek dôvodu nie je dostupný, vašu firmu to môže vyjsť oveľa drahšie. Ak by vo FLOWii aj došlo ku krátkemu výpadku, situáciu riešime hneď.

Ako ste vo FLOWii ošetrili prípadné interné hrozby úniku dát z firmy?

Bezpečnostné hrozby nie sú len externé. Mnohé firmy majú skúsenosti aj s internými incidentmi, aj preto je nastavenie internej bezpečnosti dôležité. Existujú prípady z praxe, kedy si zamestnanec exportoval dôležitú databázu alebo zmenil vo faktúrach bankový účet. Vo FLOWii sme mysleli aj na tieto situácie.

Pre tieto účely vieme pri každom používateľovi softvéru nastaviť prístupové práva. A teda, či k čomu zamestnanec dostane plný prístup alebo môže svoje záznamy a dáta zadávať, pridávať a editovať jedine on, ale záznamy ostatných nevidí.

Niektorí zamestnanci by mali mať prístup len k informáciám k realizácii zákazky, aby mali prehľad o svojich úlohách alebo blížiacich sa termínoch. Sú firmy, kde majú prístup k fakturácii a financiám iba niektorí. Všetko to vieme nastaviť.

Firma sa rozhodla, že si chce vyskúšať prácu s FLOWii. S čím jej na začiatku pomáhate?

To, čo robíme so zákazníkmi, nie je to len o tom, že sa firmy alebo podnikatelia zaregistrujú a začnú používať FLOWii. Pre firmy robíme poradenstvo v oblasti procesov nastavenia systému. Každá firma má svoje procesy, preto robíme aj konzultačnú činnosť. Máme dokonca konzultantov, ktorí ich firme pomôže nastaviť ešte lepšie.

Čo sa vo vašej firme snažíte robiť inak?

Je dôležité, aby sme poznali našich zákazníkov a poznali ich potreby. Aj preto sa ich na to pravidelne pýtame a aktívne zisťujeme, či FLOWii spĺňa ich požiadavky a napĺňa ich očakávania. Nie je dôležité to, čo si myslíme o našich produktoch, ale čo si o nich myslí náš zákazník.

Prichádza nám veľa dobrých spätných väzieb od zákazníkov. Kvalitu FLOWii a našich služieb sa preto snažíme neustále posúvať na vyššiu úroveň.

Požiadavky a potreby zákazníkov evidujeme na jednom mieste. Prichádzajú nám aj mnohé nápady na vylepšenia od zákazníkov a my mnohé z nich vždy radi zapracujeme a naprogramujeme. Keďže je ich niekedy viac a nejde všetko naraz, rozhodli sme sa ich sprístupniť na našom webe. Návštevníci tak môžu hlasovať za najlepšie vylepšenia, ktoré by chceli využívať v rámci FLOWii.

Petra Nagyová