FLOWii CRM v praxi: Ako PROPLUSCO digitalizovalo riadenie obchodu

Digitalizácia a automatizácia dnes menia aj svet HR. Spoločnosť PROPLUSCO ako jedna z najväčších personálnych agentúr na Slovensku využíva systém FLOWii na riadenie obchodných procesov, reporting a strategické rozhodovanie. Jaroslav Pavlisko, ktorý má vo firme na starosti obchod a vyhľadávanie talentov, v rozhovore hovorí aj o tom, ako FLOWii stojí v centre jej obchodného riadenia a ako CRM zefektívnilo prácu tímov a posunulo procesy na inú úroveň. Zároveň vysvetľuje, prečo je toľko voľných pracovných miest a pre akých zahraničných zamestnancov sme zaujímavá krajina.  

V rozhovore s Jaroslavom Pavliskom sa dozviete:

• ako z malej študentskej iniciatívy vznikla jedna z najväčších personálnych agentúr na Slovensku,
• z ktorých krajín prichádzajú záujemcovia o prácu na slovenský pracovný trh,
• prečo je takmer 100-tisíc neobsadených voľných pracovných miest,
• ako PROPLUSCO vďaka FLOWii CRM zvláda spravovať stovky klientov a obchodných prípadov v HR,
• v čom digitalizácia pomáha firme rásť a robiť rozhodnutia založené na dátach a nie pocitoch,
• ako FLOWii CRM pomáha zefektívniť obchod.

Spoločnosť PROPLUSCO má zaujímavý príbeh. Ako to celé začalo?

Personálnu agentúru založil Miroslav Kudlej so svojím spolužiakom ešte v roku 1997. V tom čase boli študenti vysokej školy a reagovali na vtedajšiu situáciu na trhu práce – sprostredkovávali brigádnikov do rôznych firiem.

Spoločnosť sa postupne rozrastala, založila aj pobočku v Českej republike. Dnes má 70 zamestnancov a patrí medzi najväčšie personálne agentúry na Slovensku. Sme tiež členmi Asociácie personálnych agentúr Slovenska, ktorá združuje najväčšie agentúry v rámci našej komunity.

„Aktuálne evidujeme takmer 100-tisíc neobsadených pracovných miest, ktoré nevieme pokryť lokálnymi zamestnancami," hovorí Jaroslav Pavlisko zo spoločnosti PROPLUSCO.

Aké služby PROPLUSCO ponúka?

Poskytujeme široké spektrum HR služieb. Spolupracujeme so slovenskými aj zahraničnými firmami vo všetkých oblastiach HR – od dočasného pridelenia a brigádnického servisu, cez outsourcing rôznych služieb, recruitment, headhunting, personálne poradenstvo až po mzdový outsourcing. Máme naozaj široký záber.

PROPLUSCO a FLOWii CRM digitalizácia obchodných procesov

V minulosti bola nezamestnanosť v regióne Slovenska vysoká. Aké sú trendy zamestnanosti dnes?

Na trhu práce je dlhodobo nedostatok pracovníkov. Aktuálne evidujeme takmer 100-tisíc neobsadených pracovných miest, ktoré nevieme pokryť lokálnymi zamestnancami.

Má to viac dôvodov. Jednak máme skupinu ľudí, ktorí sú dlhodobo nezamestnateľní a zároveň veľké percento populácie odišlo pracovať do zahraničia. Tento trend sa stále zvyšuje. Firmy rastú, pribúdajú nové projekty, no pracovná sila chýba. Je to čoraz citeľnejšie.

Ako firmám v tejto situácii pomáhate?

Špecializujeme  sa aj na dovoz zahraničných zamestnancov. Popri automatizácii a zvyšovaní efektivity procesov to vnímam ako jediné možné riešenie, ako nahradiť chýbajúci personál.

Zahraniční pracovníci sú lojálni, kvalifikovaní a často majú dlhoročné skúsenosti v odbore. Zároveň majú záujem pracovať a žiť na Slovensku, preto sa v tomto smere snažíme firmám čo najviac pomôcť.

Ktoré segmenty trhu práce pokrývate najviac?

Pokrývame najmä priemysel a služby. Zameriavame sa na automobilový priemysel, strojárstvo, nábytkárstvo, farmáciu či medicínsky priemysel.

Máme veľa klientov aj v oblasti logistiky a dopravy, administratívy, retailu, e-commerce či centier zdieľaných služieb (SSC). Riešime všetko, čo súvisí s personálom – od kvalifikovanej až po nekvalifikovanú pracovnú silu.

Ako by ste porovnali situáciu na Slovensku a v Českej republike?

Nezamestnanosť v Česku je vyššia a tým pádom je aj dopyt po pracovníkoch väčší. Dá sa povedať, že nedostatok pracovnej sily je tam ešte citeľnejší ako u nás.

Z ktorých krajín prichádza na Slovensko najviac pracovníkov?

V súčasnosti je najväčší prílev pracovníkov z Ázie – najmä z postkomunistických krajín ako Kazachstan, Kirgizsko, Tadžikistan či Uzbekistan. 

Ďalej prichádzajú aj pracovníci z Indie, Filipín a Indonézie. Stále máme aj zamestnancov z Ukrajiny, Srbska či Moldavska, hoci ich počet postupne klesá. Je prirodzené, že po čase migrujú ďalej do západnej Európy.

Najväčší prílev pracovníkov je v súčasnosti z Ázie – najmä z postkomunistických krajín ako Kazachstan, Kirgizsko, Tadžikistan či Uzbekistan.

Ako sa mení trh práce: firmy rastú, ľudí je čoraz menej

Menia sa trendy v zamestnávaní cudzincov?

Určite áno. Dnes už to nie je len o tom, že firme dodáme pracovníkov. Poskytujeme strategické a komplexné riešenia – od náboru, cez onboarding až po adaptáciu a stabilizáciu zamestnancov.

Každý klient je pre nás výzvou, pretože každá firma funguje inak. To, čo sa osvedčilo u jednej, nemusí fungovať u druhej. Naše dlhoročné skúsenosti nám pomáhajú nájsť riešenia, ktoré sú pre daného klienta skutočne funkčné.

PROPLUSCO navštevuje domovské krajiny uchádzačov, kde kde ich na nové pozície priamo preverujú a testujú.

Až 90 % výberových procesov realizujeme priamo v konkrétnych krajinách. Vlani sme mali sedem výjazdov, tento rok štyri. V domovskej krajine uchádzačov robíme písomné aj praktické testy, preverujeme ich a osobne sa s nimi stretávame. Týmto spôsobom poznáme ľudí, ktorých odporúčame, a vieme garantovať ich kvalitu.

Môžete uviesť konkrétny príklad?

Spolupracovali sme napríklad s veľkým klientom v oblasti hromadnej mestskej dopravy, pre ktorého sme zabezpečili 60 vodičov autobusov. Každý z nich prešiel kompletným testovaním – od psychotestov až po skúšky jazdných zručností.

Veľký dopyt je aktuálne aj po vodičoch kamiónov, ktorých preverujeme v rámci testovacích jázd a legislatívnych podmienok. Našim klientom poskytujeme kompletný servis na kľúč – od náboru až po relokáciu s prihliadnutím na legislatívu - kurzy KKV, platnosť tachografových kariet a pod.

Každý vodič zo zahraničia v spoločnosti PROPLUSCO prechádza kompletným testovaním.

Taktiež sme zrealizovali viacero výjazdov za účelom výberu zamestnancov pre veľkého klienta v oblasti automotive. Do Kirgizska a Uzbekistanu sme priviezli viacero komponentov, pomocou ktorých sme otestovali zručnosti pracovníkov.

Znamená to, že firmám zabezpečujete celý proces náboru?

Presne tak. Klientom pomáhame so všetkým – od výberu pracovníkov cez vízový proces až po relokáciu, ubytovanie či odvoz z letiska a následne administráciu prechodného pobytu. Na niektoré zahraničné cesty berieme aj samotných klientov, aby boli pri výbere osobne. Vždy ide o partnerstvo a dlhodobú spoluprácu.

Ako PROPLUSCO využíva FLOWii CRM na riadenie obchodu a klientov

Vo firme využívate FLOWii. Ako vám CRM pomáha v praxi?

Od začiatku sme FLOWii používali ako nástroj na evidenciu klientov. Spočiatku sme ho využívali len čiastočne – najmä na prehľad o kontaktoch a rozdelení klientov medzi obchodníkov.

Postupne sme však prešli kompletnou transformáciou a rozhodli sa potenciál CRM využiť naplno. Dnes vo FLOWii evidujeme všetky obchodné prípady, sledujeme vývoj spolupráce a využívame dáta na reporting a rozhodovanie.

Ako konkrétne ste zmenili obchodné procesy vďaka FLOWii?

Prekopali sme obchodné procesy a nastavili nový prístup k akvizícii. V CRM systéme sledujeme, aké služby sme klientom poskytli, ako sa predávali, aký bol postup obchodníka a pod.

Na základe týchto dát meriame KPI a výkon obchodníkov. Využívame exporty a reporty na vyhodnocovanie vývoja obchodu a sledujeme, v ktorých segmentoch sme boli úspešní. FLOWii nám dáva možnosť rozhodovať sa na základe dát, nie pocitov.

FLOWii CRM pomáha získať poriadok, prehľad a presné dáta

Čo sa zmenilo využívaním CRM vo vašej firme?

Máme vďaka FLOWii poriadok. Nie každý bol spočiatku nadšený, ale keď obchodníci vidia reálne výstupy – grafy, čísla, trendy – mení sa aj ich prístup.

Vidíme presne, čo sa obchodovalo, ktoré firmy dostali ponuky, ktoré obchody sa uzavreli. FLOWii je pre nás dôležitým nástrojom pre transparentnosť a plánovanie. Postupným zberom dát vidíme medzimesačný nárast obchodných aktivít a vďaka jasným a štruktúrovaným dátam vieme presnejšie predikovať úspešnosť v jednotlivých segmentoch a službách.

Cieľom CRM a automatizácie vo firme je postupne nahradiť administratívu a opakujúce sa činnosti nahradiť automatizáciou, aby sa ľudia mohli venovať tomu obchodu.

Chceme začať využívať aj vystavovanie cenových ponúk vo FLOWii a zároveň rozšíriť prepojenie cez API rozhrania. ERP a dochádzkový systém máme vlastný, ale určite plánujeme ďalšiu automatizáciu a prepojenie s FLOWii riešeniami. 

Už dnes sme identifikovali duplicitné aktivity, ktoré robíme v prvej fáze v CRM a následne ešte v našom ERP systéme. Cieľom je postupne tieto aktivity, administratívu a opakujúce činnosti nahradiť automatizáciou, aby sa naši ľudia mohli venovať tomu, v čom sú naozaj dobrí a čo im aj firme prináša najväčšiu pridanú hodnotu.

Vytvárajte a posielajte cenové ponuky z FLOWii

FLOWii CRM ako nástroj pre strategické rozhodovanie na základe dát

Ako motivujete zamestnancov, aby do systému zapisovali dáta?

Je to interné pravidlo, ktoré musíme dodržiavať, ak chceme mať relevantné výstupy a štatistiky. Bez dát sa strategické rozhodovanie robiť nedá.

Niektoré veci nechávame na dobrovoľnej báze, ale základné procesy v CRM musia byť dôsledne dodržiavané našimi zamestnancami.

Ako vo firme pristupujete k automatizácii procesov?

Tento rok sme prešli viacerými veľkými zmenami. Vymenili sme ERP systém, nasadili nové funkcionality vo FLOWii a prebudovali finančný reporting.

Máme jasnú víziu – vieme, čo chceme sledovať a vyhodnocovať. Na základe toho zavádzame inovácie a automatizácie.

„Využívame exporty a reporty na vyhodnocovanie vývoja obchodu a sledujeme, v ktorých segmentoch sme boli úspešní," vysvetľuje Jaroslav Pavlisko.

Automatizáciu považujem za kľúčovú. Nemám rád repetitívnu prácu, ktorú môžu za ľudí robiť systémy. Dnes existuje množstvo cloudových riešení, aplikácií a AI modelov, ktoré sa dajú rýchlo implementovať.

Postupne nasadzujeme ďalšie technológie v rámci našich možností a transformujeme procesy tak, aby boli efektívne a moderné.

Akú radu by ste dali ostatným podnikateľom?

Buďte odvážni a nebojte sa zavádzať zmeny. Sledujte technológie, hľadajte spôsoby, ako zefektívniť fungovanie firmy a zlepšiť pracovné prostredie pre svojich ľudí. Každá zmena je výzvou, ale aj príležitosťou posunúť firmu na vyššiu úroveň.

O spoločnosti PROPLUSCO

PROPLUSCO je pracovná a personálna spoločnosť, ktorá pôsobí na slovenskom personálnom trhu už viac ako 25 rokov. Ponúka profesionálne a vysokokvalitné služby v oblasti vyhľadávania zamestnancov a personálneho poradenstva. Zároveň sa stará o zabezpečenie správnych a spoľahlivých pracovníkov a nachádzanie ambicióznych záujemcov o prácu.