Od Excelu k efektívnemu riadeniu firmy: Ako CRM FLOWii pomáha reklamnej agentúre 4from media

Pandémia ich prinútila opustiť excelovské tabuľky a hľadať systém, ktorý im prinesie poriadok do zákaziek, úloh aj financií. Vo FLOWii našli riešenie, ktoré im dáva prehľad o procese výroby, efektivite zamestnancov aj o tom, či sa všetko stihlo v plánovanom čase. Tomáš Machalík z 4from media v rozhovore vysvetľuje, prečo je kontrola procesov kľúčová a ako im FLOWii CRM pomáha rásť.

V rozhovore s Tomášom Machalíkom sa tiež dozviete:

• kedy je reklama efektívna a prečo nestačí kopírovať konkurenciu,
• akým výzvam čelia reklamné agentúry,
• prečo agentúra 4from media začala využívať CRM FLOWii,
• ako prebieha kontrola procesov a efektivity vo FLOWii,
• ako často kontrolujú financie a fakturáciu v CRM systéme.

Od Excelu k FLOWii: nový spôsob riadenia firmy s CRM

Ako začal príbeh vašej firmy?

Príbeh sa začal ešte na strednej škole, keď som sa zaujímal o počítače a objavil prvé grafické programy. Úplne ma pohltili. Po vojenskej službe som pracoval ako grafik a napokon som sa osamostatnil. Podnikateľské prostredie mi nebolo cudzie – už v detstve som doma veľa počúval o podnikaní.

Kto sú vaši zákazníci?

Našimi klientmi sú najmä veľké potravinové reťazce na Slovensku, ako Billa či Bánovecká mliekareň, a menší podnikatelia, ktorí sa chcú odlíšiť od konkurencie. Najviac si vážim zákazníkov, ktorí presne vedia, prečo reklamu chcú – vtedy vieme vytvoriť riešenie s reálnou pridanou hodnotou.

Čo podľa vás podnikateľom v reklame najviac chýba?

Mnohí iba kopírujú konkurenciu – napríklad polepia auto len preto, že to urobili iní. Pritom aj takáto reklama je merateľná a dá sa vyhodnotiť, či priniesla výsledky. Reklama má zmysel iba vtedy, ak je cielená, efektívna a jej dopad sa dá spätne skontrolovať.

Aké reklamné služby ponúkate?

Naše portfólio je široké. Klientom pomáhame zviditeľniť produkty v potravinových reťazcoch (stojančeky so svetlom, pulty), pripravujeme kompletné riešenia pre veľtrhy a výstavy – od návrhu a výroby stánku, cez stojany a letáky až po branding celého priestoru.

Nemáme jedno presné zameranie – ovládame široké spektrum technológií a využívame ich kreatívne. Klientom radíme myslieť na reklamu systematicky – investovať postupne do viacerých aktivít, ktoré majú dlhodobý efekt.

S akými výzvami sa stretávate?

Najväčšou výzvou je konkurencia zo zahraničia, najmä z východnej Európy a Číny, kde sú ceny technológií inde. Ďalším problémom je lokálna konkurencia – menší podnikatelia často ponúkajú nereálne nízke ceny za nekvalitné materiály. Klientom vysvetľujeme, že reklama nie je len o cene, ale aj o kvalite, trvácnosti a výsledku.

Čo považujete za dôležité vysvetľovať klientom?

Podnikatelia musia vedieť, čo chcú dosiahnuť. Jeden potrebuje zvýšiť obrat, iný zviditeľniť značku. Ak má klient jasný cieľ, vieme navrhnúť stratégiu s dlhodobým efektom. Reklama sa dá fázovať a budovať systematicky – krok za krokom.

Príklad: Klient chcel polepiť reštauráciu. Odporučil som mu namiesto toho využiť presklené plochy a zamerať sa na atmosféru interiéru. Nakoniec uznal, že to funguje lepšie než nápisy.

FLOWii: CRM systém pre efektívne riadenie firmy

Ako vám pomáha FLOWii pri riadení firmy?

FLOWii sme začali používať počas pandémie, keď sme zistili, že Excel nestačí. Najprv sme mesiac testovali a potom nastavili riešenia podľa potrieb firmy.

Dnes v CRM sledujeme zoznam zákaziek, priraďujeme úlohy a kontrolujeme termíny aj kvalitu. Vidím, ako dlho trvajú procesy, aká je spotreba materiálu a či sme dodržali plánovaný čas výroby. FLOWii mi dáva istotu, že požiadavky klientov sú splnené.

Prečo je pre vás dôležité sledovať procesy vo FLOWii?

Sme kreatívna agentúra, často riešime prototypy a špecifické zákazky. Každý projekt je iný a vyžaduje si iné postupy. FLOWii mi dáva prehľad o tom, či sa všetko urobilo podľa plánu – od počtu pracovníkov cez čas strávený na mieste až po komplikácie.

Je to spätná kontrola efektivity a zároveň dôkaz pre klienta, čo všetko sme pre neho spravili.

Financie a fakturácia vo FLOWii

Čo ešte riešite vo FLOWii?

Vo FLOWii spracovávame aj faktúry a dodacie listy. Zamestnanci majú rôzne prístupy podľa toho, čo potrebujú riešiť.

Najväčšou výhodou je poriadok vo financiách – faktúry kontrolujeme a spracovávame priebežne, niekoľkokrát denne. Na hodinovej báze sledujem, či dorazil objednaný materiál, či sedí cena a či sú úhrady v poriadku. FLOWii nám dáva prehľad o financiách v reálnom čase.

Automatizácia procesov a prehľad v zákazkách

Na čo ste pyšní v rámci procesného know-how?

Snažíme sa zavádzať automatizáciu a digitalizáciu. Potrebujeme mať prehľad o vyťaženosti zamestnancov a zákaziek, aby obchodníci vedeli rýchlo reagovať na požiadavky klientov.

V agentúre máme veľkú obrazovku, na ktorej každý zamestnanec vidí svoje pracovné úlohy a ich stav. Je to pre nás veľká pomoc – a vieme, že v automatizácii sa vždy dá ísť ešte ďalej.

Akú radu by ste dali podnikateľom?

Najdôležitejšia je vytrvalosť. Chyby sú prirodzené a posúvajú nás. Časom som si uvedomil, že netreba mať najlepší mobil či auto – podstatné je sústrediť sa na to, čo firmu posúva dopredu. Aj v krízach, ako bola pandémia, nám táto filozofia pomohla zvládnuť situáciu bez paniky.