Firemná porada. 9 odporúčaní ako z nej vyťažiť maximum

Publikované 9. august 2018

V dnešnom podnikateľskom prostredí a modernej dobe je najbežnejšou formou komunikácie medzi spolupracovníkmi e-mail. To však neznamená, že stretnutiam a poradám odzvonilo. V skutočnosti sú stretnutia veľmi dôležité, keď potrebujete rýchlo a efektívne prediskutovať veci s viacerými ľuďmi. Bohužiaľ, porady môžu byť neefektívne a vyústiť do plytvania času, ak im chýba potrebné plánovanie alebo ak sú realizované a vedené nesprávne. Účelné porady riešia problémy, vychovávajú ľudí a pomáhajú budovať tím. Zlé sú mrhaním času a vytvárajú priestor pre ďalšie problémy. Ak chcete vedieť, ako viesť úspešné stretnutie, potom si rezervujte dostatok času na prípravu správne vedenej porady.

Nájdite správny čas a termín pre zvolanie porady

Nikdy, naozaj nikdy nezasahujte do osobného voľna členov Vášho tímu ale podriadených pri určovaní dátumu stretnutia, pokiaľ to nie je absolútne nevyhnutné a urgentné. Ak by Vaši podriadení museli zrušiť svoje osobné aktivity, kvôli Vašej schôdzke, môžu to v nich vyvolať pocit rezignovanosti alebo vzdoru. Zvoľte si dátum a čas, ktorý spadá do bežného pracovného dňa a uistite sa, že ho s dostatočným predstihom oznámite svojim kolegom. Plánovanie stretnutia v čase keď sú ľudia prirodzene aktívni a pozornejší, je tiež nepísaným pravidlo pri plánovaním porady, preto sú termíny napr. po obede z hľadiska pozornosti kolegov horšie.

Nastavte časový interval pre poradu

Vaše stretnutia by malo mať určený čas začatia a určený koncový čas a mali by ste sa vyhnúť prekročeniu týchto hraníc, aby ste si zachovali rešpekt a autoritu členov Vášho tímu. Čas je najdôležitejším faktorom pri plánovaní stretnutia, pretože vám dáva základ pre plánovanie zvyšných detailov stretnutia.

Držte sa programu

Nenechajte sa zviesť k riešeniu problémov, ktoré sú na míle vzdialené od naplánovaného obsahu stretnutia. Nikto nerád dostáva otázky bez prípravy, preto by ste takto mohli dostať svojich kolegov do úzkych. Robte zápis z každej porady. Aspoň stručný záver v bodoch, hlavne čo sa týka termínov a osôb, by mal zápis vzniknúť vždy.

Určite si jasný predmet a cieľ porady

O kvalite porady rozhoduje príprava. Zásada číslo jedna je vedieť, čo chcete docieliť. S tým súvisí, koho na poradu pozvete. Stretnutia, ktoré nemajú stanovený cieľ, budú náchylné na časté prerušovanie mnohými témami – často nesúvisiacimi – a to môže mať za následok zmätených a unudených účastníkov porady. Ak nemáte jasný a zrozumiteľný cieľ, potom je vysoká pravdepodobnosť, že zvolanie schôdze asi nebolo potrebné.

Počas porady sa snažte zamerať na pozitíva a nezanedbajte úlohu moderátora

Úspešnú poradu môžete zabezpečiť tým, že na verejnosti pred kolektívom chválite a kritiku si necháte na poradu medzi štyrmi očami. Verejná kritika má tendenciu znižovať celkovú skupinovú morálku a dokonca môže viesť k vytvoreniu rivality alebo konkurencie v rámci skupiny.

Šéf musí byť trochu krotiteľ. Niektorých burcuje, iných krotí v slovných exhibíciách. Prílišná asertivita jedinca môže poradu úplne rozbiť. Jednoduchým riešením je poveriť zamestnanca konkrétnou úlohou, napr. vyhotovením zápisu, strážením času alebo vedením porady.

Vyhnite sa vzájomnému tlaku a neželanej konfrontácii

Skupinové stretnutia sú členmi kolektívu niekedy zneužívané, aby sa dohodli na určitom rozhodnutí, ktoré by sa inak nerealizovali. Človek pod tlakom a pred kolektívom je náchylnejší sa podvoliť  názoru, s ktorým by inak nesúhlasil. Mali by ste týmto situáciám vyhnúť, pretože to môže mať za následok zníženie Vášho kreditu ako lídra a vodcu skupiny. Nadmerný tlak zo strany kolegov tiež môže spôsobiť disharmóniu medzi skupinou.

Buďte profesionál a oddeľte osobné a pracovné vzťahy

Nie je nezvyčajné, aby sa spolupracovníci stali priateľmi s ostatnými kolegami, ale tieto priateľstvá a vzťahy by mali byť počas porád dočasne ignorované. Skreslenie a preferovanie obľúbených kolegov rýchlo zruší integritu stretnutia a čo je horšie môže dôjsť k narušeniu rovnováhy a tímového ducha.

Pamätajte si, že ste vodca, ale nie nevyhnutne diktátor

Ak chcete dosiahnuť dlhodobý úspech na viacerých stretnutiach, Vašim cieľom by malo byť, aby sa ľudia zúčastňovali porád radi a ochotne, hovorili bez obáv a podľa svojej osobnej a predovšetkým pracovnej potreby. Aj kritika môže byť želaná. Ak vždy ignorujete alebo prehlasujete návrhy alebo pripomienky niektorého z  kolegov, časom si ostatní kolegovia uvedomia, že je zbytočné Vám niečo vysvetľovať alebo navrhovať. Umožnite preto ľuďom, aby boli otvorení a snažte sa zobrať ich názory do úvahy a zamyslieť sa nad nimi.

Sledujte plnenie cieľov porady

Záverečné odporúčanie smeruje k sledovaniu plnenia cieľov porady. Čo by to bolo za poradu ak by jej cieľ nebol naplnený? Bolo by to plytvanie času a energie. Určte konkrétnych zodpovedných za plnenie cieľov. Merajte a vyhodnocujte ich plnenie. Pri zvolaní ďalšej porady môžete začať s vyhodnotením a chválou Vašich kolegov. Ovšem ak splnili svoje úlohy.

FLOWii Vám môže pomôcť pri plánovaní, sledovaní a vyhodnotení plnenia úloh Vašich kolegov. Zjednoduší organizáciu a zvýši produktivitu. Aplikáciu FLOWii môžete vyskúšať úplne zdarma a bez viazanosti na 2 mesiace.