Ako FLOWii CRM pomáha spoločnosti Europak v obalovej výrobe

Firma Europak, výrobca kartónových obalov na mieru, potrebovala softvér na nastavenie firemných procesov a získanie prehľadu o zákazníkoch aj financiách. FLOWii CRM sa ukázalo ako ideálne riešenie – je intuitívne, cenovo dostupné a vhodné pre malé a stredné výrobné a obchodné firmy. Prečítajte si rozhovor s Helenou Kružlicovou Tesákovou, ako im FLOWii pomáha v praxi.

CRM systém pre obalový priemysel

V Europaku využívajú FLOWii CRM na evidenciu zákazníkov, obchodných prípadov i komunikáciu. Každý obchodný prípad a neskôr zákazka obsahuje všetky potrebné dáta – cenové ponuky, faktúry, výkresovú dokumentáciu aj históriu e-mailovej komunikácie. Vďaka tomu majú manažéri aj obchodníci okamžitý prehľad o tom, čo sa v zákazkách deje.

Europak využíva aj FLOWii fakturáciu a FLOWii reporting. Faktúry a výdajky dokážu generovať na pár klikov priamo zo zákazky, pričom systém automaticky odpíše položky zo skladu. Reporting vo FLOWii zasa poskytuje aktuálny prehľad o ziskovosti jednotlivých zákaziek, stave skladu a cash flow.

Firma má vďaka FLOWii všetky informácie pod kontrolou, šetrí čas a môže sa viac sústrediť na to najdôležitejšie – rozvoj firmy a zákazníkov.

V rozhovore s Helenou Kružlicovou Tesákovou sa dozviete:

• v čom spočíva obalový biznis a výroba kartónových obalov,
• čo je nekonečný kartón a akým firmám sa oplatí,
• ako sa podniká v regióne Novohradu,
• ako Europak využíva CRM systém pre obalový priemysel,
• ako FLOWii pomáha pri evidencii zákaziek, obchode, fakturácii, reportingu a skladovej evidencii,
• ako FLOWii pomáha firmám v obalovom priemysle,
• prečo sa oplatí FLOWii CRM výrobným firmám.

Výroba kartónových obalov na mieru 

Čomu sa venuje firma Europak?

Venujeme sa výrobe obalov z vlnitej lepenky na mieru. Našou filozofiou je, že obal nie je len krabica. Je to technologické riešenie, ktoré chráni produkt, zjednodušuje logistiku a zároveň pomáha predaju.

Kto sú vaši zákazníci?

Našimi hlavnými klientmi sú nábytkárske firmy z regiónu Novohradu a okolia. Dodávame však aj obaly pre automobilový priemysel. V minulosti sme spolupracovali aj so sklárskymi firmami a gastro segmentom. Tieto odvetvia si však prešli ťažkým obdobím, čím sa zmenilo aj naše portfólio zákazníkov.

Ako sa vám podniká v regióne Novohradu?

Región patrí medzi najmenej rozvinuté na Slovensku, čo sa odráža aj na logistike a dostupnosti infraštruktúry. Na druhej strane, máme dostatok kvalifikovanej pracovnej sily. Pred pandémiou sme zamestnávali 50 ľudí, dnes je nás desať, no investujeme do nových projektov a inovácií, ktoré nám pomáhajú firmu znova naštartovať.

Ako funguje obalový biznis?

V čom je kartónový biznis iný?

Kartónový biznis je veľmi náročný. Existuje množstvo typov kartónov a každý zákazník má špecifické požiadavky. Musíme zohľadňovať gramáž, pevnosť, prieraznosť či štruktúru materiálu. Navyše, ceny papiera ako základnej suroviny sa neustále menia. Pre našich zákazníkov je neraz dôležitý aj certifikát FSC, ktorý garantuje ekologický pôvod a udržateľnosť. Flexibilita a schopnosť prispôsobiť sa trhu sú preto nevyhnutné.

Ako funguje výroba obalov v praxi?

Zákazník príde s produktom, pričom v Europaku mu navrhneme optimálny typ obalu a zohľadníme jeho hmotnosť, spôsob manipulácie aj logistiku. Prototyp obalu otestujeme, doladíme jeho dizajn, prípadne potlač a následne spúšťame sériovú výrobu. Takto vznikajú obaly, ktoré šetria náklady a podporujú predaj.

Riešite aj logistiku a dodanie obalov firmám?

Logistiku riešime svojpomocne, máme vlastný autopark. Pri väčších objemoch využívame externých logistických partnerov. 

Spomínali ste, že konkurencia v obalovom biznise je veľká. Ako to riešite?

Na slovenský trh sme priniesli nekonečný kartón, ktorý je známy ako Fanfold alebo Z-Fold a sme jeho výhradným distribútorom. Firmám umožňuje vyrábať obaly presne podľa potreby, minimalizovať skladové zásoby a znižovať prebytočný odpad. Je to inovatívne, nákladovo efektívne a ekologické riešenie.

Čo je nekonečný kartón?

Ide o súvislý list z vlnitej lepenky, ktorý je zložený ako vejár a harmonikovo uložený do balíka. Ide o veľmi užitočný produkt, z ktorého môžete vytvárať obaly, keď ich práve potrebujete a vo veľkosti, akú si zvolíte.

Na spracovanie nekonečného kartónu potrebujete špeciálnu technológiu, aby ste mohli vyrobiť obaly na mieru. Do stroja dáte nekonečný kartón, navolíte si rozmery a aký typ krabice vám treba a následne sa obal vyrobí. 

Darí sa vám s ním preraziť?  

Je to novinka, ktorú sa snažíme rozbehnúť a celkom sa nám to darí.

Ide o nákladovo efektívne riešenie. Firmy nemusia držať na sklade niekoľko typov kartónov a zároveň držia na sklade menej veľkostí. Prináša im to aj väčší poriadok. Nekonečný kartón sa dá použiť na balenie rôznych produktov v rôznych veľkostiach a množstvách.

Fanfold je tiež šetrný k životnému prostrediu, pretože eliminuje potrebu držať nadbytočné zásoby a minimalizuje sa tak odpadový materiál. Je ideálny najmä pre nábytkársky a logistický priemysel, ale aj pre firmy, ktoré balia produkty rôznych veľkostí – od menších sérií až po dlhé profily a tyče. Vďaka jeho univerzálnosti prináša úsporu a poriadok do skladu.

FLOWii pre obalové firmy

Vaša firma je známa aj tým, že používa FLOWii. Prečo ste si vybrali tento softvér?

FLOWii som zaviedla vo firme ja. S ERP systémom som pracovala v predchádzajúcej spoločnosti a mala som s ním veľmi dobré skúsenosti. 

V Europaku som najprv začala na pozícii obchodnej manažérky. Postupne som prešla na funkciu Business Development Managera. Potrebovala som nastaviť firemné procesy, čo je základ. Firma roky fungovala na jednoduchom účtovnom softvére a excelovských tabuľkách. 

Podobne funguje aj veľa malých a stredných firiem. Neraz im chýba systém, ktorý by vyhovoval ich potrebám. Keďže som celý život robila vo výrobných spoločnostiach a prichádzala som do kontaktu so softvérom, vedela som, čo potrebujem a ako nám FLOWii môže pomôcť.

Splnilo FLOWii vaše očakávania?

FLOWii je pre náš typ firmy ideálny nástroj a veľká pomoc. Ide o jednoduchý intuitívny softvér. Nedám na neho dopustiť.

FLOWii ERP pre malé a stredné firmy

Čo sa zmenilo vo firme zavedením FLOWii?

Vďaka FLOWii máme poriadok, pretože si všetky informácie evidujeme v systéme.

Máme centrálny systém, ktorý nám dáva prehľad o zákazkách, obchodoch aj financiách. Vo FLOWii máme uložené obchodné prípady, faktúry, posielame cez neho e-maily a dokonca si v ňom ukladáme výkresy. Vystavujeme v ňom cenové ponuky. Faktúru či výdajku vieme vygenerovať na jeden klik. Manažéri oceňujú, že vo FLOWii majú prehľad o cash flow v reálnom čase.

Ako nastaviť procesy vo firme pomocou FLOWii

Uveďme si konkrétny príklad ako inšpiráciu pre firmy, ktoré ešte nepracujú s FLOWii. Čo by mala spoločnosť urobiť ako prvé, ak sa rozhodne zaviesť softvér? 

Zavedenie FLOWii je o správnom nastavení priorít. Každá spoločnosť by mala začať tým, že si položí otázku: Kde prichádzame o informácie a aké údaje sú pre nás najcennejšie? FLOWii je flexibilný systém, ktorý sa dá prispôsobiť presne týmto potrebám.

Pre Europak sú kľúčovým modulom Zákazky. V jednom prehľadnom rozhraní máme všetko

– cenové ponuky, výkresy, faktúry aj históriu komunikácie. V systéme si vieme sledovať, v akom stave je zákazka. Vďaka tomu šetríme čas a máme vždy istotu, že nič dôležité nám neunikne.

Pre viac informácií o úspešnom využívaní FLOWii v praxi si pozrite naše prípadové štúdie.

Ako FLOWii pomáha sledovať zákazky a financie

Aký význam má FLOWii pre majiteľov firiem a manažérov?

Pre majiteľov a manažérov je FLOWii nástrojom, ktorý dáva okamžitú odpoveď na otázku:

Ako sme na tom finančne práve teraz? V systéme vidia stav firemných financií, cash flow, pohľadávok aj záväzkov na pár klikov. To, čo v malých a stredných firmách často chýba nakoľko spolupracujú s externými účtovníkmi, máme dnes k dispozícii v reálnom čase.

Ako pracujete so zákazníkmi a zákazkami vo FLOWii? 

Pri evidencii zákaziek postupujeme nasledovne: 

1. Ak k nám príde zákazník a ešte nevieme, či dôjde k vystaveniu objednávky alebo ho zobchodujeme, vo FLOWii založíme obchodný prípad.
2. Následne pripravíme cenovú ponuku pre zákazníka.
3. Zároveň si nahráme do systému náš obal ako produkt, ktorý mu ponúkame. Na to zakladáme Karty v sklade alebo v tovaroch. 
4. Vo FLOWii máme uložené všetky informácie, ktoré potrebujeme – trebárs aj s výkresovou dokumentáciou. 
5. Ak sa cenová ponuka schváli, z obchodného prípadu vieme priamo generovať zákazku. A tou už je v podstate objednávka, v ktorej máme všetky informácie.

Riešite vo FLOWii aj komunikáciu a e-mailing?

Áno, vo FLOWii riešim celú komunikáciu, pretože obsahuje aj e-mailing. Mám prehľad o každej udalosti v obchodnom prípade - čo sa kedy udialo, či som poslala zákazníkovi e-mail a aká odpoveď mi od neho prišla. 

Týmto spôsobom minimalizujeme chyby a máme úplný prehľad o celom procese – od prvého kontaktu až po finálne dodanie.

Využívate aj fakturáciu alebo sklad?

Faktúru alebo výdajku zo skladu vygenerujeme na jeden klik, pričom systém automaticky odpíše materiál. Okamžite tak vidíme nielen stav zásob, ale aj reálnu ziskovosť zákazky. Pred zavedením FLOWii to bolo veľmi náročné. O niektorých zákazkách sme spätne zistili, že boli dokonca stratové.

FLOWii skladová evidencia

Ako pracujete so skladom vo FLOWii?

Sklad mi síce nevyhodnotí nadspostrebu materiálu, ale vďaka exportom si to viem nastaviť a vypočítať. Skladová evidencia mi postačuje aj v takejto forme.

Skladová evidencia vo FLOWii sklade je jednoduchá a prehľadná. Evidujeme príjem aj výdaj a podľa kategórií vieme dáta rýchlo vyhľadať či exportovať do Excelu na ďalšiu analýzu.

Aké typy reportingu si robíte vo FLOWii?

Vďaka FLOWii meriame obratovosť, rentabilitu a stav skladu každý mesiac. Máme pod kontrolou financie a vieme okamžite reagovať na zmeny. To, čo kedysi znamenalo dlhé hodiny práce v Exceli, dnes vidíme na pár klikov.

Na čo ste vo firme pyšní v rámci procesného know - how?

Na to, že sme aj v ťažkých podmienkach regiónu dokázali nastaviť procesy a prísť s inováciami, ktoré nás odlišujú od konkurencie. Fanfold a FLOWii sú dôkazom, že aj menšia firma môže prinášať inovatívne riešenia a byť spoľahlivým partnerom pre veľkých zákazníkov.

Akú radu by ste dali podnikateľom a firmám?

Buďte odvážni, modernizujte a investujte do procesov. Softvér ako FLOWii či inovatívne riešenia v oblasti obalov nie sú náklad, ale investícia do efektivity, flexibility a budúcnosti.

O spoločnosti Europak

Spoločnosť Europak patrí medzi významných výrobcov obalov a krabíc z vlnitej lepenky v regióne Novohradu. Tvoria ju skúsení odborníci v obalovom priemysle, ktorí vytvárajú a dodávajú obaly najmä pre oblasť priemyslu podľa požiadaviek zákazníkov. To všetko v najvyššom kvalitatívnom štandarde poskytujúc vysokú ochranu tovarov.

Autorka Petra Nagyová je skúsená copywriterka s viac ako 15-ročnou praxou v tvorbe obsahového marketingu a pôsobí aj ako konzultantka v oblasti komunikácie a PR. V rámci FLOWii spovedá našich zákazníkov, aby zachytila ich podnikateľské príbehy a výzvy a ukázala, ako im v každodennej praxi pomáha CRM a ďalšie riešenia od FLOWii. V minulosti sa podieľala na písaní marketingovej knihy Levosphere – Marketing v praxi, vďaka čomu dokáže prepojiť príbeh značky s konkrétnou hodnotou pre čitateľov. Jej články na blogu FLOWii spájajú autentickosť, odbornosť a ľudský prístup.