Advokát Matej Pláňavský: CRM je istota. Vďaka nemu viem, že som nič dôležité neprehliadol

Matej Pláňavský už počas štúdia práva pôsobil v najväčších česko-slovenských právnických kanceláriách. Neskôr si v Brne založil vlastnú prax a po presťahovaní na Slovensko aj rodinnú advokátsku kanceláriu v Bytči. „Nečakal som, že na Slovensku bude o naše právne služby taký veľký záujem,“ hovorí. Aby získal lepší prehľad o zákazkách a cashflow, rozhodol sa vo firme zaviesť aj CRM systém od FLOWii. 

S Matejom Pláňavským sme sa rozprávali:

• čo sa snaží v advokácii robiť inak,
• ako sa mu ako mladému advokátovi darí na Slovensku,
• aký zmysel má digitalizácia právnickej a advokátskej kancelárie,
• ako zefektívniť procesy v advokácií a práve,
• ako advokátskej kancelárii pomáha CRM od FLOWii.

Z názvu vašej advokátskej kancelárie PLANAVSKY & PARTNERS usudzujem, že ste rodinná firma. 

Áno, sme rodinná firma. Advokátsku kanceláriu v Bytči som založil po návrate z Česka na Slovensko s cieľom priniesť profesionálne právne služby aj do nášho regiónu a systematicky zvyšovať ich štandard.

Už počas štúdia na Právnickej fakulte Masarykovej Univerzity v Brne som sa aktívne pohyboval v advokácii a pôsobil v najväčších česko-slovenských právnických kanceláriách.

Chcel som „hrať prvú ligu“ a naplno využiť svoje znalosti a skúsenosti pri zastupovaní a ochrane práv a záujmov klientov. Po štúdiu som si založil advokátsku kanceláriu v Brne, kde spolupracujeme s externými partnermi. V Česku poskytujeme právne služby najmä korporátnej klientele a môžem povedať, že sa nám darí.

Prečo ste sa presťahovali na Slovensko?

Založil som si rodinu a chceli sme byť bližšie k našej komunite. Spočiatku som si myslel, že kľúčová bude kancelária v Česku a Slovensko bude skôr doplnkovým trhom, no realita ma príjemne prekvapila. Nečakal som, že o naše právne služby na Slovensku bude taký veľký záujem.

Zrejme to robíte dobre.

Niekedy hovorím, že som si kanceláriu vybudoval na tom, že dvíham telefón. (smiech) Až 70 % klientov k nám prichádza od konkurencie s tým, že sa nevedia dovolať inému advokátovi. U nás sa nemôže stať, aby niekto zavolal a my nezavoláme naspäť.

V podnikaní mám jasne nastavené hodnoty. Zakladám si na transparentnosti a budovaní dlhodobých vzťahov s klientmi, čo je súčasťou DNA našej firmy.

Žiaľ, na Slovensku je stále bežné, že niektoré firmy ponúkajú ľuďom aj také služby, ktoré vôbec nepotrebujú. Ak k nám príde klient a viem, že zákazka nie je v jeho najlepšom záujme, vysvetlím mu to. Oboznámim ho s možnými scenármi sporu a s akými nákladmi má počítať.

Akých máte klientov?

V Českej republike máme väčšinou korporátnych klientov. Na Slovensku nás oslovujú bežní klienti z rôznych miest, ktorí potrebujú naše služby v oblasti realít, finančného alebo trestného práva a v ďalších oblastiach. Pravdou je, že mnohí preferujú anonymitu a preto využívajú právne služby mimo svojho mesta.

Spolupracujeme aj s notármi, exekútormi, správnymi úradmi, súdnymi znalcami a ďalšími odborníkmi. Problémy riešime tak, aby sme každému klientovi zjednodušili život. Je dôležité, aby klient rozumel, ako sme v danom prípade postupovali, čím zaručujeme v každej situácii profesionálnu a transparentnú právnu pomoc.

Ako sa o vás klienti dozvedajú?

Väčšinou cez odporúčania. Sú spokojní s tým, ako pracujeme.

Spomínate si ešte na vaše podnikateľské začiatky na Slovensku?

Nečakal som, že sa nám to na Slovensku tak dobre rozbehne. Na začiatku som si prenajal iba malú kanceláriu s jedným oknom. Pamätám si, ako raz do nej prišla moja bývalá triedna učiteľka zo strednej školy a povedala mi: „Máš to tu hrozné, potrebuješ niečo iné.“

Prirodzene som postupne plánoval prejsť do väčšej kancelárie, ale ona mi zrazu nastavila zrkadlo, čím sa proces urýchlil. Naša advokátska kancelária je už na úrovni brnianskej. Máme svoju budovu, ktorá je pekne označená a čoskoro sa chystáme otvoriť pobočku aj v Bratislave.

Vo vašich advokátskych kanceláriách používate CRM od FLOWii. Ako vám pomáha? 

Mal som veľké šťastie na skvelého mentora, ktorý mi v začiatkoch podnikania odporučil FLOWii ako skvelý a dostupný nástroj na riadenie podniku. Isté obdobie som využíval excelovské tabuľky, čo mi už dnes príde nezmyselné. Neviem si predstaviť, že by som míňal energiu na vytváranie a aktualizáciu tabuliek. Namiesto toho ju radšej investujem do biznisu a venujem čas klientom. CRM nám vyriešilo problém, ako zlepšiť prehľad v zákazkách v právnickej a advokátskej kancelárii. Takže ho odporúčam aj ako užitočný softvér pre právnikov a advokátov.

Ste fanúšikom automatizácie?

Ak správne nastavíte vo firme pracovné postupy, všetci vedia, ako treba pri konkrétnej zákazke postupovať. Uvediem príklad. Klient chce využiť naše právne služby pri vysporiadaní nehnuteľnosti alebo vytvoriť obchodnú spoločnosť. Na všetko máme nastavené postupy.

Sme rodinná firma, čoho výhodou je stabilita ľudí. No aj keď niekto z firmy odíde alebo k nám príde nový zamestnanec, v CRM vidíme všetky procesy z minulosti. Napokon, všetko sa vyvíja. Aj oblasť práva.

Aké sú dnes výhody digitalizácie právnickej kancelárie?

Ak niekto hľadá spôsob, ako zlepšiť prehľad v zákazkách v právnickej a advokátskej kancelárii, CRM je cesta. Vďaka CRM systému máme prehľadnú evidenciu právnych služieb a prehľad nad celkovými firemnými procesmi. Veľkým špecifikom advokácie je striktné dodržiavanie termínov. Kým sme v kancelárii nemali zavedené CRM,  chýbal mi komplexný obraz o firme.

CRM je istota. Vďaka nemu viem, že som v práci nič dôležité v práci neprehliadol. V podnikovom systéme máme všetky informácie na jednom mieste, nezabúdame na dôležité udalosti a dodržiavame stanovené lehoty. Je to veľká úľava najmä pre ľudí, ktorí sú každodenne zaťažení stresom z toho, že si potrebujú pamätať veľa vecí. Samozrejme, že ak si to neustriehnete, niečo prehliadnete.

Ako využívate CRM?

Veľkou výhodou CRM je zoznam klientov, ku ktorým priraďujeme konkrétne zákazky. Ak niekto v našom odbore hľadá systém a aplikácie pre advokátov a právnikov na evidenciu zákazníkov, CRM od FLOWii môže byť jedným z riešení. Vďaka nemu máme o všetkom prehľad. V systéme máme všetky dôležité informácie aj dokumenty. Ak zamestnanec pracuje na nejakom zadaní a potrebuje pomoc, v systéme to už len skontrolujeme a následne sa posunieme ďalej. Každému to šetrí čas.

Práve takýmto profesionálnym nastavením môžeme investovať oveľa viac času do klientov.  Nehovoriac o cene, keďže FLOWii je cenovo najdostupnejšie na trhu.

Vo FLOWii využívame aj online fakturáciu a robíme si evidenciu príjmov a výdavkov. Práve možnosť evidencie výdavkov je skvelá príležitosť aj na to, aby som mohol pravidelne na mesačnej báze sledovať cashflow vo firme.

Podnikatelia a majitelia v mnohých firmách neraz čakajú na koniec roka, kedy sledujú, ako na tom firma je. Neuvedomujú si, že najlepšie je zachytávať problémy vo firme priebežne a riešiť ich, keď vzniknú a podľa toho upravovať aj procesy. Vo FLOWii sa mi páči, že mám aj grafický prehľad a viem, ako na tom sme.

Využívajú všetci vaši zamestnanci FLOWii?

Mladší kolegovia si na neho hneď zvykli. Pracujú s ním bez problémov. Vo firme pracuje aj môj otec. Bol som prekvapený, ako systém prijal.

FLOWii má skvelé rozhranie, je veľmi intuitívne a dobre sa nám v ňom pracuje. Je súčasťou našej firmy a využívame ho všetci. Iniciátorom na jeho implementáciu som bol ja. Som typ človeka, ktorý rád skúša nové veci. Akonáhle som dostal prístup do FLOWii, prešiel som si v ňom úplne všetko. Potom som sa už len pýtal na niektoré funkcionality, no nikto sa mu nebránil. Práve naopak.

Ako vo firme riešite účtovníctvo?

Máme externú účtovnú firmu, ktorá nám eviduje faktúry a doklady a robí celé účtovníctvo. Trvám však na tom, aby sme mali evidované faktúry aj vo FLOWii a mali prehľad o všetkých finančných tokoch.

Dali by ste nejakú radu ostatným podnikateľom?

Aby sa obklopovali správnymi ľuďmi v živote i v biznise. Určite by som im odporučil, aby sa nebáli digitalizovať firmu, vsadili na profesionalitu poskytovania služieb a rozvíjali vzťahy so zákazníkmi. Takisto je dobré, ak majú niekoho, kto im vie vo firme alebo v biznise nastaviť zrkadlo.

To, že sa vám darí alebo ste viditeľný, ešte vôbec nehovorí o tom, či reálne dosahujete výsledky, ktoré by ste mohli dosahovať. Biznis je aj o číslach a menej o pochvalách alebo či sa niekto na vás pozerá. FLOWii je v tomto úžasné. Vďaka číslam, ktoré v systéme vidím, môžem porovnávať, aký sme mali polrok v porovnaní s predošlým. Pokiaľ to čísla neodrzkadľujú, tak niekde zrejme robíte chybu.

Aké máte vízie do budúcna?

Rád by som videl naše právnické kancelárie v ďalších krajských mestách. Zároveň by som chcel prepojiť Českú republiku a Slovensko.

Okrem toho vnímam veľkú potrebu prispievať do komunity formou lokálnych a dobročinných aktivít. Chcel by som založil občianske združenie. Okrem toho, že podnikám, rád cestujem s rodinou. Cestovanie ma inšpiruje a vnútorne motivuje, aby som sa s radosťou venoval svojej práci.