Mi is az ERP rendszer?

Az ERP (Enterprise Resource Planning , magyarul: Vállalati Erőforrás Tervezés) kifejezés egy komplex üzleti információs rendszer leírásához szolgál.

Az ERP rendszer segíti a vállalat erőforrás, központok, funkciók és szférák koordinálását a megosztott adattárak felhasználásával.

A vállalatirányítási rendszert üzleti menedzsment szoftverként is jellemezhetjük, amely segítségével feldolgozhatunk, kombinálhatunk ugyanakkor értékelhetünk olyan információkat, melyek szükségesek a vállalat céljai eléréséhez. Legnagyobb előnye a különböző funkciók (raktár, gyártás, adminisztráció, logisztika) „összekapcsolása“, és azok nyilvántartása, miközben a rendszer segítségével biztonságban tudja tartani/ tárolni az adatokat.

Kik tudják felhasználni az ERP rendszert?

Az ERP-t és a CRM szoftvert legfőképpen a közepes illetve nagyobb vállalatok használják. Legnagyobb jelentősége a felsorolt folyamatoknál található:

  • gazdasági terület, pénzügyi számvitel, könyvelés, számlázás, bérek intézése,
  • üzlet, gyártás és megrendelés vezérlése,
  • humánerőforrás menedzsmentje,
  • business intelligence (különböző vállalati adatok szabványosítása, gyűjtése, bemutatása, az adatok elemzése és értelmezése),
  • ügyfélszolgálat,
  • logisztika.

Praxisban olyan fajta ERP-vel találkozunk leggyakrabban, melyek lefedik a rendelések forgalmát egészen a termék illetve szolgáltatás kézbesítéséig.

Példa: A vállalatirányítási rendszer használata logisztikában

Az ERP rendszer segítségével hatékonyabbá tudjuk tenni a ügyfelek, a beszállítók, és a partnerek közötti együttműködést. Egyszerűen fogalmazva, kezelni és intézni tudjuk az ügyletben résztvevő feleket egyetlen szoftver használatával.

Annak érdekében, hogy hosszú távon is kielégítsék az ügyfelek folyamatosan növekedő igényeit, ugyanakkor a versengő vállalkozások által nyújtott szolgáltatások minőségi fejlődés során előbb vagy utóbb a logisztikai információs rendszer használására kerül sor.

Ügyfélszolgálat, szállítási idő, termék elérhetősége, panaszok. Ezek azok a tényezők, amiket az ügyfél, a beszállító érzékeli minden ügylet során. A szakszerűtlenül megválogatott szavak, tehát maga a kommunikáció igenis megronthatja az üzlet folyamatát.

Bizalmatlanságot is kiválthat az ügyfélben a szállítási idő meghosszabbítása. A termékek elégtelen rendelkezésre állasa pedig csökkentheti az árbevételt, és ezért van szükség logisztikai tevékenységek támogatására egy szoftver által, mely biztosítja a megrendelt termékek vagy szolgáltatások időben és minőségben történő kézhezvételét, a szállítás megfigyelését , a raktár és a készlet nyilvántartását, az alkalmazottak teljesítménymérését.

Az ERP rendszer segítségével különböző stratégiai döntéseket hozhatnak létre

A vállalatirányítási rendszer egy helyen rögzíti az összes fontos információt, a valós adatok nyilvántartásának köszönhetően pedig képesek vagyunk az üzleti stratégiát megfelelően értékelni, ez a következő kérdések megválaszolásában is segít:

  • Hogyan lehet hatékonyabban nyilvántartani az üzleti eseteket?
  • Hogyan lehet hatékonyabban dolgozni a megrendelésekkel?
  • Hogyan lehet hatékonyabban megtervezni az áruk gyártását, vásárlását, eladását?
  • Hogyan lehet hatékonyabban szállítani termékeket?

Az ERP és CRM a „Cloud“-ban az aktuális trendek közé tartoznak

Az ERP és CRM a „Cloud“-ban az aktuális trendek közé tartozik
Az úgynevezett „Cloud“ és annak szolgáltatásai nem tartoznak az újdonságok közé.

A „Cloud“ segítségével az ERP és a CRM szoftverek szolgáltatásait az interneten tudjuk tárolni. A felhasználók a web böngészőn keresztül tudnak hozzáférni az adatokhoz szinte bárhonnan.

A szoftvert már nem kell telepíteni, a különböző üzleti rendszerek modellje megváltozott.

Elég regisztrálni akármelyik web böngészőn keresztül és tetszőleges számú hónapra vásárolhatja meg a szoftver használását. A rendszerrel történő munka hatékonyságát olyan telefon alkalmazások támogatják, melyek elérhetőek az Android, Windows és az iOS készülékeken is.

A „Cloudos” alkalmazások használata igazán egyszerű, és az internet segítségével hozzáférhet a fontos adatokhoz telefonon, számítógépen de táblagépen keresztül is.
Az ilyen szolgáltatás megfizethető, és a szoftver szolgáltatója rendszeresen frissíti és fejleszti a szoftvert.

A „Cloud”-ban lévő ERP szoftver működőképességét megerősítette az ORACLE is a NetSuit ERP szoftver megvásárlásával több milliárd dollárért.

Az ERP szoftver használatának előnyei

  • ­Különböző események  teljes és időben történő áttekinthetősége
  • Adatok központosítása egy helyen
  • Adatok biztonságos elhelyezése
  • Hatékonyabb folyamatirányítás
  • Jobb munkakörnyezet kialakítása az alkalmazottak számára
  • Az áru követése egyes központok között (raktár, gyártás, késztermékek)
  • Adatcsere, az adatok importálása és exportálása más rendszerek között
  • Lehetővé teszi az egyszerű globális integrációk használását (árfolyamok, nyelvek használata)
  • A használati terület testre szabható, az alkalmazottaknak is különböző felhasználási lehetőségük és hozzáférhetőségük lehet a rendszer funkcióihoz

Az ERP szoftver használatának hátrányai

  • Esetleges magas beruházási költségek a kisebb és közepes vállalatoknál
  • A szoftver testre szabása és a licencdíjak megfizetése költséges lehet
  • Az implementáció időigényes lehet (általában 6-18 hónap)
  • Rendszeres ellenőrzés szükséges

Az ERP, CRM szoftver implementációja – alapvető javaslatok

Következő sorokban olyan ajánlásokat vázolunk fel, melyek segíthetnek az ERP rendszer implementáció valósításánál. Közel 30% az implementáló cégekből nem volt megelégedve a végeredménnyel, ne tartozzanak Önök is e cégek közé!

1. Elemezze a vállalat igényeit

Fontos lépések közé tartozik a cég igényeinek fontos elemzése, mielőtt elkezdené a szoftver implementációját. Szükséges elemezni a vállalat rövidtávú, ugyanakkor a vállalat hosszútávú igényeit is. Mi az implementáció célja? Melyek azok a követelmények, melyek nem hiányozhatnak az implementált szoftverből? Milyen az aktuális vállalatirányítási struktúra? Nagyon sok kérdést hozhatnánk fel példaként. Válaszolja meg az összes kérdést, ne hagyjon ki egyet sem!

2. Válasszon ki egy konkrét szoftvert, és elemezze annak moduljait

A vállalatirányítási szoftverek kínálata igazán nagy. Az egyik legsikeresebb cégek közé a SAP cég tartozik.

Mielőtt kiválasztana egy szoftvert, kérjen tanácsot az üzleti partnereitől, utána vegye fel a kapcsolatot a szoftver szolgáltatójával. A szolgáltatónak garantálnia kell Önnek a hosszútávú szolgáltatás működését, a szoftver szervizelését, adatok biztonságát, stb.

3. Az implementáció realizációja

A szoftver implementációja hetekig de akár hónapokig is tarthat. Az implementáció realizációja előtt készüljenek fel, hozzanak létre egy tervet. Ki mindenki fogja biztosítani az implementáció folyamatát? Hogyan lesz biztosítva az adatok továbbítása és szinkronizálása? Ki készíti elő a terveket, feladatok „forgatókönyvét“, ugyanakkor ki lesz a felelős ezekért?

4. Vegyenek részt különböző képzéseken, teszteljenek

Az implementálás előtt vegyenek részt több képzésen is, ugyanis pl. a vállalatirányításhoz, az alkalmazottak megfelelő irányításhoz ennek megfelelő képzésekre lesz szükségük. Tisztában kell lenni az esetleges változásokkal, melyek keletkezhetnek az implementálás realizációja után, képzéseket pedig osszák szét a társaság szervezeti felépítése szerint.

5. Készítsenek el egy irányelvet és kommunikációs tervet

A különböző munkaeljárásokról helyénvaló létrehozni egy intern irányelvet, mely azokat az információkat tartalmazhatja például, hogyan kell pontosan használni a szoftvert, milyen adatok beírására van szükség? Fontos egyszerűbbé tenni az alkalmazottaknak a szoftverváltást egy megfelelő irányelv segítségével.

6. Motiválja az alkalmazottait

Előfordulhat, hogy az új ERP rendszer használata nem lesz szimpatikus az összes alkalmazottnak. Azt javasoljuk, válasszanak ki „kulcsfontosságú szereplőket“ az implementálás végrehajtása során. Kérjenek bátran javaslatokat az alkalmazottaktól, mely segíthetik a szoftver, de magában a cég működését is. Biztosak vagyunk benne hogy majd örömmel osztják meg Önökkel a véleményüket, ugyanakkor részt is vehetnek a végrehajtás során.

7. Értékelje és mutassa be a szoftver előnyeit

Az új vállalatirányítási szoftver bevezetése előtt de alatt is közölje az alkalmazottaival a szoftver pozitívumait, pl. a feladatok világosabb szervezése, gyors hozzáférés a fontos információkhoz, az ügyfelekkel való kapcsolatok javulása, megerősítése, sikeresebb értékesítés stb.

8. A rendszer készen áll a mindennapi használatra

Az alapos előkészülés, tesztelés, különböző funkciók testre szabása, képzések megvalósítása nélkülözhetetlenek az ERP rendszer mindennapi használat bevezetése előtt.

Milyen az ERP rendszer ára?

A vállalatirányítási rendszer árát a következő tényezők határozzák meg:

  • az adatbázis szoftver ára,
  • licenció ára,
  • az egyes modulok ára,
  • árak a rendszer karbantartása és frissítése,
  • támogatás formája (esetleg e-mail vagy telefon),
  • árak a felhasználó speciális igényeiért, főleg a speciális funkciók programozása.

A vállalati információs rendszer árát a következő tényezők határozzák meg: az adatbázis szoftver ára, licenc ár, az egyes modulok ára, a rendszer frissítésének és karbantartásának ára, telefon, e-mail vagy egyéb támogatás formája, ár a speciális felhasználói igényekhez (különös tekintettel a funkciók kiegészítő programozására).

A legalacsonyabb árkategória 700,000 – 3,500,000 HUF között van. Ebbe a kategóriába tartozik például az alapvető funkciók hozzáadása a meglévő számviteli szoftverhez.

Közepes árkategória 3,500,000 – 24,000,000 HUF között van. Ide tartoznak a közepes méretű vállalatok (10 és 250 alkalmazott között). Az ár magasabb lehet a követelményektől függően.

A legmagasabb árkategória 24,000,000-tól akár több milliárd forintnál végződhet. Elsősorban a nagy multinacionális vállalatokat érinti.

Szeretne modern online üzleti menedzsment szoftvert használni? Próbálja ki 30 napig a FLOWii-t ingyen.