V dnešním podnikatelském prostředí a moderní době je nejběžnější formou komunikace mezi spolupracovníky e-mail. To však neznamená, že setkáním a poradám odzvonilo. Ve skutečnosti jsou setkání velmi důležité, když potřebujete rychle a efektivně projednat věci s více lidmi. Bohužel, porady mohou být neefektivní a vyústit do plýtvání času, pokud jim chybí potřebné plánování nebo pokud jsou realizovány a vedeny nesprávně. Účelné porady řeší problémy, vychovávají lidi a pomáhají budovat tým. Špatné jsou mrháním času a vytvářejí prostor pro další problémy. Pokud chcete vědět, jak vést úspěšné setkání, pak si rezervujte dostatek času na přípravu správně vedené porady.

Najděte správný čas a termín pro svolání porady

Nikdy, opravdu nikdy nezasahujte do osobního volna kolegů při určování data schůzky, pokud to není absolutně nezbytné a urgentní. Pokud by Vaši podřízení museli zrušit své osobní aktivity, kvůli vaší schůzce, mohou to v nich vyvolat pocit rezignovanosti nebo vzdoru. Zvolte si datum a čas, který spadá do běžného pracovního dne a ujistěte se, že ho s dostatečným předstihem sdělíte svým kolegům. Plánování setkání v době kdy jsou lidé přirozeně aktivní a pozornější, je také nepsaným pravidlo při plánováním porady, proto jsou termíny např. po obědě z hlediska pozornosti kolegů horší.

Nastavte časový interval pro poradu

Vaše setkání by mělo mít určený čas zahájení a určený koncový čas a měli byste se vyhnout překročení těchto hranic, abyste si zachovali respekt a autoritu Vašeho týmu. Čas je nejdůležitějším faktorem při plánování setkání, protože vám dává základ pro plánování zbývajících detailů setkání.

Držte se programu

Nenechte se svést k řešení problémů, které jsou na míle vzdáleny od naplánovaného obsahu setkání. Nikdo nerad dostává otázky bez přípravy, proto byste takto mohli dostat své kolegy do úzkých. Dělejte zápis z každé porady. Alespoň stručný závěr v bodech, hlavně co se týče termínů a osob, by měl zápis vzniknout vždy.

Určitě si jasný předmět a cíl porady

O kvalitě porady rozhoduje příprava. Zásada číslo jedna je vědět, co chcete docílit. S tím souvisí, koho na poradu pozvete. Setkání, které nemají stanovený cíl, budou náchylné na časté přerušování mnohými tématy – často nesouvisejícími – a to může mít za následek zmatených a unuděný účastníků porady. Pokud nemáte jasný a srozumitelný cíl, pak je vysoká pravděpodobnost, že svolání schůze asi nebylo nutné.

Během porady se snažte zaměřit na pozitiva a nezanedbejte roli moderátora

Úspěšnou poradu můžete zajistit tím, že na veřejnosti před kolektivem chlubíte a kritiku si necháte na poradu mezi čtyřma očima. Veřejná kritika má tendenci snižovat celkovou skupinovou morálku a dokonce může vést k vytvoření rivality nebo konkurence v rámci skupiny.

Šéf musí být trochu krotitel. Některých burcuje, jiných krotí v slovních exhibice. Přílišná asertivita jedince může poradu úplně rozbít. Jednoduchým řešením je pověřit zaměstnance určitý úkol, např. provedením zápisu, hlídáním času nebo vedením porady.

Vyhněte se vzájemnému tlaku a nežádoucí konfrontaci

Skupinové setkání jsou členy kolektivu někdy zneužívány, aby se dohodli na určitém rozhodnutí, které by se jinak neprovedly. Člověk pod tlakem a před kolektivem je náchylnější se podvolit názoru, se kterým by jinak nesouhlasil. Měli byste těmto situacím vyhnout, protože to může mít za následek snížení Vašeho kreditu jako lídra a vůdce skupiny. Nadměrný tlak ze strany kolegů také může způsobit disharmonii mezi skupinou.

Buďte profesionál a oddělte osobní a pracovní vztahy

Není neobvyklé, aby se spolupracovníci stali přáteli s ostatními kolegy, ale tyto přátelství a vztahy by měly být během porad dočasně ignorovány. Zkreslení a preferování oblíbených kolegů rychle zruší integritu setkání a co je horší může dojít k narušení rovnováhy a týmového ducha.

Pamatujte si, že jste vůdce, ale ne nutně diktátor

Pokud chcete dosáhnout dlouhodobý úspěch na několika setkáních, Vašim cílem by mělo být, aby se lidé účastnili porad rádi a ochotně, mluvili bez obav a podle své osobní a především pracovní potřeby. I kritika může být požadovaná. Pokud vždy ignorujete nebo prohlašujete návrhy nebo připomínky některého z kolegů, časem si ostatní kolegové uvědomí, že je zbytečné Vám něco vysvětlovat nebo navrhovat. Umožněte proto lidem, aby byli otevření a snažte se vzít jejich názory v úvahu a zamyslet se nad nimi.

Sledujte plnění cílů porady

Závěrečné doporučení směřuje ke sledování plnění cílů porady. Co by to bylo za poradu kdyby její cíl nebyl naplněn? Bylo by to plýtvání času a energie. Určete konkrétních odpovědných za plnění cílů. Měřte a vyhodnocujte jejich plnění. Při svolání další porady můžete začít s vyhodnocením a chválou Vašich kolegů. Ovšem pokud splnili své úkoly.

FLOWii Vám může pomoci při plánování, sledování a vyhodnocení plnění úkolů Vašich kolegů. Zjednoduší organizaci a zvýší produktivitu. Aplikaci FLOWii můžete vyzkoušet zcela zdarma a bez vázanosti na 30 dní.