OnPro: Efektivní řízení projektů osvětlení pomocí FLOWii CRM

Autorka: Petra Nagyová

„FLOWii nám pomáhá řídit každý projekt – od prvního setkání se zákazníkem až po finální fakturaci,“ říká zakladatel společnosti OnPro, Miroslav Mézeš. Ve firmě realizují deset projektů zaměřených na návrhy a realizace osvětlení měsíčně. Přečtěte si v našem rozhovoru, jak CRM systém FLOWii dává podnikateli přehled o zakázkách, pracovních úkolech, fakturách i cash flow.

Jak FLOWii pomáhá firmě OnPro řídit zakázky od prvního kontaktu až po fakturaci

V rozhovoru s Miroslavem Mézešem se také dozvíte:

• proč bychom měli dbát na dobré osvětlení,
• koho přesvědčit, pokud chcete ve firmě zavést FLOWii,
• jak FLOWii CRM pomáhá firmě, která řeší projekty ohledně návrhu a výběru vhodného osvětlení,
• jaké jsou výhody FLOWii pro firmy působící v oblasti projektového managementu.

Miroslav Mézeš, konatel spoločnosti OnPro

Po mnohaletých zkušenostech s návrhem a realizací osvětlení u bývalého zaměstnavatele jste založil vlastní firmu OnPro. Neměl jste obavy se osamostatnit?

Měl jsem velký respekt. Časem jsem však pochopil, že toto rozhodnutí jsem mohl udělat mnohem dříve. V předchozí firmě Bellatrix jsem získal zkušenosti s návrhy osvětlení v interiérech i exteriérech. Po více než 17 letech jsem se odhodlal podnikat na vlastní pěst. Když je člověk zkušený ve svém oboru, není se čeho bát.

Ve firmách a domácnostech bychom měli více dbát na návrhy osvětlení.

Proč by měl člověk klást důraz na osvětlení ve svém domově?

Mnoho lidí si neuvědomuje, jak důležité je světlo v našich životech – ať už v práci, ve veřejném prostoru nebo v domácnostech. Osvětlení bývá často jednou z posledních věcí, které řešíme při rekonstrukci bytu nebo stavbě domu. Přitom právě světlo utváří podobu a atmosféru interiéru, ve kterém trávíme čas.

Nestačí jen krásná kuchyňská linka nebo pěkně zařízený obývací pokoj. Světlem se dá mnoho vylepšit, ale také pokazit.

Lidé si často neumějí vybrat správné osvětlení, a proto se vysloveně specializujeme na návrh vhodného osvětlení a výběr správných svítidel a světelné techniky. Osvětlení navrhujeme individuálně podle potřeb klientů.

OnPro využívá FLOWii

Kdo jsou vaši ideální zákazníci?

Naši ideální zákazníci jsou ti, kteří chápou, že správné osvětlení může změnit charakter a atmosféru jakéhokoli prostoru. Spolupracujeme s architekty i interiérovými studii, ale také s běžnými majiteli domácností.

Máme široký záběr. Věnujeme se také návrhům osvětlení kanceláří, kde klademe důraz na splnění technických norem. Firmy by měly dbát na intenzitu osvětlení, eliminovat oslnění a rušivé světlo, aby si zaměstnanci později nestěžovali, že mají buď příliš mnoho, nebo naopak málo světla.

Nevhodné osvětlení v kancelářích totiž způsobuje, že se v nich nemusí pracovat komfortně. Správné osvětlení dokáže ovlivnit soustředění zaměstnanců na práci a maximalizovat tak jejich výkon a efektivitu.

Navrhujeme také osvětlení veřejných budov a prostranství podle předepsaných norem, ale i osvětlení fasád historických budov a zahrad, kde spolupracujeme se zahradním architektem.

Jak to funguje?

Po dodání podkladů od architekta (jako jsou půdorysy, řezy nebo ideálně 3D model interiéru, kde je již navržený nábytek i zařízení) dokážeme na základě úvodní schůzky s klientem nebo investorem a architektem načrtnout první návrh osvětlení. To znamená, jaký je vhodný systém osvětlení a předběžně vybereme konkrétní typy svítidel.

Naší prací je přesná specifikace svítidel – jejich zapracování do podkladů a vypracování světelně -technického projektu. Ve světelné vizualizaci můžeme klientům přibližně ukázat, jak bude vypadat domácnost nebo interiér při vybraných typech svítidel a jaká v něm bude atmosféra a intenzita osvětlení.

Co je pro vás největší satisfakcí od zákazníků?

Když nám zavolá spokojený klient nebo nám večer pošle fotografii, že je nadmíru spokojený a že i díky našemu návrhu osvětlení zažívá skutečný pocit domova.

FLOWii – systém pro řízení projektů

Ve společnosti OnPro využíváte také FLOWii. Proč?

Jako obchodník jsem měl v bývalé firmě na starosti mnoho projektů. Postupně jich přibývalo, a proto jsem potřeboval vhodný software a systém pro řízení projektů. Potřeboval jsem nastavit efektivnější správu a kontrolu. V té době jsem hledal podnikový systém, který by mi poskytl přehled o nákupech, prodejích a obchodních aktivitách a případně posílal připomínky. Přečetl jsem si několik článků o CRM, díky kterým jsem objevil také FLOWii.

CRM pro malé firmy 

Čím si vás FLOWii získalo?

Líbilo se mi, že jde o slovenský software, protože neovládám dobře angličtinu. Zároveň nabízel zákaznickou podporu ve slovenštině.

Jako obchodník jsem také potřeboval mít větší kontrolu nad projekty, nákupy a prodejem. Výhodou FLOWii je, že dokáže posílat notifikace a připomínky, když je potřeba kontaktovat zákazníka ohledně cenové nabídky nebo jiné komunikace.

Líbí se mi také, jak má FLOWii nastavené párování plateb. To znamená, že platby v bance se automaticky párují s FLOWii. Díky tomu si mohu snadno spočítat náklady, marži i zisk a lépe plánovat firemní finance.

Podařilo se vám ve firmě přesvědčit lidi, aby používali FLOWii?

Přišel jsem za šéfem a řekl mu, že k své práci potřebuji CRM. Ukázal jsem mu FLOWii. Měl jsem pod sebou nejen košickou, ale i bratislavskou pobočku, takže jsem systém vnímal jako velkou pomoc.

Kolegové zpočátku nebyli nadšení, protože na začátku je nutné importovat všechna data do CRM, a to zabere čas. Po pár měsících se ale ukázalo, že online řízení projektů na jednom místě je k nezaplacení. Hned po založení vlastní firmy jsem zavedl i FLOWii. Je důležité, aby podnikatelé měli k dispozici nástroje a věděli, jak řídit firmu efektivně.

Jak řídit firmu efektivně?

Jak využíváte FLOWii ve firmě?

Používáme CRM, ve kterém evidujeme kontakty, řešíme obchodní případy, online projektový management, ale také sklad a faktury. Díky práci s FLOWii vidím, v jaké fázi se projekt nachází, co je případně potřeba dokoupit, jaké úkoly delegovat kolegům apod. Je to skvělý nástroj pro řízení projektů.

OnPro – Jak si firma vede obchodní případy ve FLOWii

Kolik projektů řešíte měsíčně?

Průměrně deset až patnáct. Úspěšnost jejich uzavření je 70 až 80 %. FLOWii mi dává přesná čísla o tom, kolik obchodních případů jsme uzavřeli měsíčně nebo ročně, případně který případ je ve fázi analýzy, kolik jich máme z 90 % rozpracovaných a kde čekáme na objednávku.

Ve FLOWii také vidím, s jakým finančním obnosem mohu počítat a mohu tak lépe plánovat projekty do budoucna.

FLOWii slouží také ke sledování zakázek

Můžete konkrétně popsat, jak pracujete ve FLOWii?

Každý poptávku založíme ve FLOWii jako obchodního partnera. Tímto způsobem si můžeme být jistí, že nezapomeneme na žádného zákazníka.

Následně máme schůzku s klientem, se kterým řešíme návrh osvětlení nebo mu vybíráme vhodné typy svítidel. Například nás kontaktuje Jan Pružný z Brezna, který chce rekonstruovat byt. Zpracujeme mu první cenovou nabídku v Excelu a ve FLOWii následně ihned zakládám obchodní případ a zapíšu si k němu i předběžnou cenu. Označím ho specifickým číslem – Projekt 36 (rok 2025) – Rekonstrukce bytu v Brezně a nastavím čas realizace projektu.

💡Tip pro podnikatele: Každý projekt je „živý“ a někdy je v něm potřeba něco změnit. Pokud se s klientem dohodnete na cenové nabídce a máte podepsanou objednávku, projekt přechází do fáze realizace. Obchodní případ ve FLOWii překlopte na zakázku, pod kterou si můžete sledovat i přijaté objednávky, zálohovou fakturu a vyúčtování.

Jak firma OnPro eviduje zakázky ve FLOWii

Co následuje poté, co založíte obchodní případ ve FLOWii?

Při další schůzce se zákazníkem někdy dochází k úpravě cenové nabídky. Do CRM si v takovém případě zapíšu poznámku, že došlo k její aktualizaci.

Jakmile zákazník souhlasí s cenovou nabídkou, obchodní případ ve FLOWii překlopím na zakázku. Výhodou FLOWii je, že si v něm můžete pohlídat každou zakázku a v CRM si také označit stav obchodního případu.

Jak to děláte?

První schůzku s klientem si označím jako analýzu. Pokud klient dostal cenovou nabídku, nastavím ji na „zaslaná nabídka“. Když se dohodneme, změním stav na „dohodnuto“ a po uzavření zakázky jej přepíšu na „uzavřeno“.

Zdá se, že to máte dobře zorganizované.

Když si potřebuji udělat přehled o projektech, ve FLOWii si je mohu seřadit. V systému pak vidím, které jsou úspěšné nebo jsou ještě ve stavu „analýza“. Pokud se klient neozve, i díky FLOWii vím, že se mu mám připomenout.

Pokud jsme už blízko uzavření úspěšného obchodního případu, snažím se ho dotáhnout do konce, abychom mohli začít pracovat na zakázce.

FLOWii je pro mě zrcadlem toho, co se ve firmě děje. Každou činnost, obchodní případ až po zakázku a realizaci projektu si dokážeme rozebrat z různých úhlů. Například si mohu kvartálně vyhodnotit počet úspěšných a neúspěšných projektů, který partner byl během roku nejaktivnější a se kterým jsme řešili nejvíce projektů – nebo naopak žádný.

Jak mít lepší přehled o cash flow

Sledujete si také cash flow? Například, jak vám do firmy přicházejí peníze nebo jak odcházejí?

Ano. Díky FLOWii máme přehled o financích a evidujeme každou platbu z účtu.

Možnost propojení FLOWii s firemním bankovním účtem je velká pomoc. Systém mi pošle notifikaci, kdy klient uhradil zálohu, a následně vím, že mu mohu vystavit daňový doklad. Každou platbu si mohu přiřadit ke konkrétní zakázce. Také mohu průběžně sledovat příjmy a výdaje u jednotlivých zakázek.

Jak společnost OnPro sleduje příjmy a výdaje

Ve FLOWii vidím celkovou hodnotu vystavených a přijatých faktur v rámci všech zakázek za dané období a také si mohu zobrazit hodnotu dokončených zakázek. Díky tomu si můžeme ve firmě plánovat i finanční toky a mít podrobný přehled o cash flow.

Pravidelně si sleduji také přehled uhrazených a neuhrazených faktur po splatnosti, díky čemuž můžeme klientům poslat upomínku. FLOWii nám také připomene, pokud jsme na nějakou fakturu omylem zapomněli.

Jak vám ještě pomáhá FLOWii v procesech?

Na některých projektech spolupracujeme s externisty, kteří také využívají FLOWii. Potřebujeme mít možnost podívat se na všechny projekty jako na jeden celek a zároveň si je filtrovat podle určitých parametrů. Je to velmi praktické.

Zároveň můžeme přesně a cíleně zadat pracovní úkol konkrétnímu externistovi a pro konkrétní obchodní případ či zakázku. Díky notifikacím z FLOWii máme přehled, zda byl úkol splněn v dohodnutém termínu, což je velká pomoc.

Díky FLOWii nám neunikne žádná úhrada faktury a nestane se, že bychom zapomněli na některého z klientů. Pokud potřebuji delegovat úkol na někoho z týmu, rovnou ho zadám přes FLOWii – ať už jde o zpracování cenové nabídky, nebo změnu položek v ní.

Jakékoliv informace ke konkrétním projektům a jejich průběhu najdeme přímo v systému v aktuálním stavu.

💡 Tip pro podnikatele: Pod jedním obchodním případem můžete sledovat všechny aktivity, které jste na projektu dělali. V CRM najdete, kolikrát jste byli v kontaktu s klientem a jaký má váš projekt směr.

Zmínil jste, že využíváte také sklad ve FLOWii. Jak funguje skladové hospodářství v malých firmách, jako je ta vaše?

Nejsme sice velká firma, která by potřebovala sledovat své skladové zásoby ve velkém měřítku, ale díky skladovému hospodářství ve FLOWii rychle zjistíme, jaká svítidla máme skladem. Někdy se stane, že klient potřebuje jedno či dvě svítidla dodat do hodiny.

Zároveň máme přehled o tom, která položka od konkrétního výrobce byla v daném období nejprodávanější, což nám umožňuje zaměřit se na úspěšné nebo naopak neúspěšné produkty a na kvalitní výrobce a dodavatele.

Na co jste pyšný v rámci procesního know-how a automatizace procesů?

Kromě FLOWii používáme také software zaměřený na návrh osvětlení Dialux pro tvorbu světelně-technických návrhů. Díky práci s ním dokážeme zákazníkům poskytnout propracované světelné vizualizace a grafy.

Jak už jsem zmínil, některá osvětlení v kancelářích nebo veřejných prostorech podléhají přísným normám a naše výstupy dodáváme na vysoké odborné úrovni.

Jakou radu byste dal svému mladšímu já?

V poslední době si uvědomuji, že věci se dějí tak, jak mají. Asi bych poradil sobě i ostatním, aby byli odvážnější.

Kromě toho mám rád transparentní vztahy. Se zákazníky a obchodními partnery vždy rád otevřeně mluvím o výhodách i nevýhodách konkrétních produktů a služeb. Je důležité, aby lidé věděli, co mohou očekávat a z čeho by mohli být později zklamaní.