Od Excelu k efektivnímu řízení firmy: Jak CRM FLOWii pomáhá reklamní agentuře 4from media

Pandemie je přinutila opustit excelové tabulky a hledat systém, který jim přinese pořádek do zakázek, úkolů i financí. Ve FLOWii našli řešení, které jim dává přehled o výrobních procesech, efektivitě zaměstnanců i o tom, zda se vše stihlo v plánovaném čase. Tomáš Machalík z 4from media v rozhovoru vysvětluje, proč je kontrola procesů klíčová a jak jim FLOWii CRM pomáhá růst.

V rozhovoru s Tomášem Machalíkem se také dozvíte:

• kdy je reklama efektivní a proč nestačí kopírovat konkurenci,
• jakým výzvám čelí reklamní agentury,
• proč agentura 4from media začala využívat CRM FLOWii,
• jak probíhá kontrola procesů a efektivity ve FLOWii,
• jak často kontrolují finance a fakturaci v CRM systému.

Od Excelu k FLOWii: nový způsob řízení firmy s CRM

Jak začal příběh vaší firmy?

Příběh začal už na střední škole, kdy jsem se zajímal o počítače a objevil první grafické programy. Úplně mě pohltily. Po vojenské službě jsem pracoval jako grafik a nakonec jsem se osamostatnil. Podnikatelské prostředí mi nebylo cizí – už v dětství jsem doma často slýchal o podnikání.

Kdo jsou vaši zákazníci?

Našimi klienty jsou především velké potravinové řetězce na Slovensku, jako je Billa či Bánovecká mlékárna, a menší podnikatelé, kteří se chtějí odlišit od konkurence. Nejvíce si vážím zákazníků, kteří přesně vědí, proč reklamu chtějí – tehdy dokážeme vytvořit řešení s reálnou přidanou hodnotou.

Co podle vás podnikatelům v reklamě nejvíce chybí?

Mnozí jen kopírují konkurenci – například polepí auto jen proto, že to udělali ostatní. Přitom i taková reklama je měřitelná a dá se vyhodnotit, zda přinesla výsledky. Reklama má smysl pouze tehdy, pokud je cílená, efektivní a její dopad lze zpětně zkontrolovat.

Jaké reklamní služby nabízíte?

Naše portfolio je široké. Klientům pomáháme zviditelnit produkty v potravinových řetězcích (stojánky se světlem, pulty), připravujeme kompletní řešení pro veletrhy a výstavy – od návrhu a výroby stánku, přes stojany a letáky až po branding celého prostoru.

Nemáme jedno přesné zaměření – ovládáme široké spektrum technologií a využíváme je kreativně. Klientům radíme přemýšlet o reklamě systematicky – investovat postupně do více aktivit, které mají dlouhodobý efekt.

S jakými výzvami se setkáváte?

Největší výzvou je konkurence ze zahraničí, zejména z východní Evropy a Číny, kde jsou ceny technologií jinde. Dalším problémem je lokální konkurence – menší podnikatelé často nabízejí nereálně nízké ceny za nekvalitní materiály. Klientům vysvětlujeme, že reklama není jen o ceně, ale i o kvalitě, trvanlivosti a výsledku.

Co považujete za důležité vysvětlovat klientům?

Podnikatelé musí vědět, čeho chtějí dosáhnout. Jeden potřebuje zvýšit obrat, jiný zviditelnit značku. Pokud má klient jasný cíl, dokážeme navrhnout strategii s dlouhodobým efektem. Reklamu lze rozfázovat a budovat systematicky – krok za krokem.

Příklad: Klient chtěl polepit restauraci. Doporučil jsem mu místo toho využít prosklené plochy a zaměřit se na atmosféru interiéru. Nakonec uznal, že to funguje lépe než nápisy.

FLOWii: CRM systém pro efektivní řízení firmy

Jak vám FLOWii pomáhá při řízení firmy?

FLOWii jsme začali používat během pandemie, když jsme zjistili, že Excel nestačí. Nejprve jsme měsíc testovali a poté nastavili řešení podle potřeb firmy.

Dnes v CRM sledujeme seznam zakázek, přiřazujeme úkoly a kontrolujeme termíny i kvalitu. Vidím, jak dlouho procesy trvají, jaká je spotřeba materiálu a zda jsme dodrželi plánovaný čas výroby. FLOWii mi dává jistotu, že požadavky klientů jsou splněny.

Proč je pro vás důležité sledovat procesy ve FLOWii?

Jsme kreativní agentura, často řešíme prototypy a specifické zakázky. Každý projekt je jiný a vyžaduje si jiné postupy. FLOWii mi dává přehled o tom, zda se všechno udělalo podle plánu – od počtu pracovníků přes čas strávený na místě až po případné komplikace.

Je to zpětná kontrola efektivity a zároveň důkaz pro klienta, co všechno jsme pro něj udělali.

Finance a fakturace ve FLOWii

Co ještě řešíte ve FLOWii?

Ve FLOWii zpracováváme také faktury a dodací listy. Zaměstnanci mají různé přístupy podle toho, co potřebují řešit.

Největší výhodou je pořádek ve financích – faktury kontrolujeme a zpracováváme průběžně, několikrát denně. Prakticky na hodinové bázi sleduji, zda dorazil objednaný materiál, zda odpovídá cena a zda jsou platby v pořádku. FLOWii nám poskytuje přehled o financích v reálném čase.

Automatizace procesů a přehled v zakázkách

Na co jste pyšní v rámci procesního know-how?

Snažíme se zavádět automatizaci a digitalizaci. Potřebujeme mít přehled o vytíženosti zaměstnanců a zakázek, aby obchodníci dokázali rychle reagovat na požadavky klientů.

V agentuře máme velkou obrazovku, na které každý zaměstnanec vidí své pracovní úkoly a jejich stav. Je to pro nás velká pomoc – a víme, že v automatizaci se dá jít vždy ještě dál.

Jakou radu byste dali podnikatelům?

Nejdůležitější je vytrvalost. Chyby jsou přirozené a posouvají nás dál. Časem jsem si uvědomil, že není nutné mít nejlepší mobil nebo auto – podstatné je soustředit se na to, co firmu skutečně posouvá dopředu. I v krizích, jako byla pandemie, nám tato filozofie pomohla zvládnout situaci bez paniky.