5 klíčových problémů malého podnikání, a jak si s nimi poradit.

Publikováno 26. September 2016

Úspěšné řízení firmy vyžaduje neustálá rozhodnutí. Organizace práce, výběr dodavatele, způsob komunikace, vždy se musíte rozhodovat. Ale jak se rozhodovat správně? Jednoduše pomocí správných informací, jejichž zdroj však nesmíte podceňovat.
Všechny informace v jednom sešitě či excelu se v začátcích vašeho podnikání daly s přehledem zvládnout, jakmile se však pro vás stávají stále náročnější aktivitou, nastává chvíle zpozornět. S růstem podnikání narůstají i zákazníci, obchodní případy, povinnosti a informace s nimi spojené. Jejich řízení se stává stále méně atraktivní a začíná působit více problémů. Malé firmy a živnostníci se mohou ocitnout před pěti problémy, se kterými si může poradit jednou ranou a navíc finančně velmi výhodně online aplikace či softwarová řešení.
Pojďme se podívat, co všechno dokáže vyřešit vhodný software:

1.Čas

Vyhledávání a správa informací vám zabere příliš mnoho času a sebere mnoho energie. Jako příklad: Část obchodních kontaktů a termínů si evidujete ve svém diáři, vaše finance a adresář partnerů zase poctivě zapisujete do vlastních excel tabulek, úkoly s týmem řešíte emailem a vaše faktury evidujete v nepřehledných šanonech … Co však v momentě, kdy je třeba něco z toho najít? Času, který věnujete právě vyhledávání potřebných informací z různých zdrojů, jejich vzájemnému propojování a jejich správě není málo, navíc ho ztrácíte vy i vaši zaměstnanci.

Funkce, které vhodným softwarem ovlivní vaše podnikání: centrální zdroj informací, filtr, efektivní vyhledávání

2. Informace. Mnoho informací …

Znáte to. Neefektivní komunikace, příliš mnoho interních mailů, příliš dlouhé porady a k tomu ještě komunikační šum!
Přestože každý týden věnujete svůj drahocenný čas poradě a plánování agendy, i tak přesně nevíte, jak se vaše zakázky vyvíjejí. Stávají se diskuse o tom, kdo, co a kdy každodenní a dlouhotrvající aktivitou vašeho pracovního dne? Dokonce se vám stalo, že vaši zaměstnanci kontaktují nezávazně téhož zákazníka a provedou tak úkol dvakrát? Evidence aktivních procesů, aktualizované informace a hlavně přístup k nim 24/7 jsou prvními kroky ke zvýšení efektivity vaší práce i chodu celé firmy. Používání filtrů a jedné centrální databáze tuto efektivitu ještě zvyšuje.

Funkce, které vhodným softwarem ovlivní vaše podnikání: evidence aktivit, organizace pracovních úkolů, rozdělení odpovědnosti, online přístup k informacím …

3. Analýzy a zpětné vazby

Reporting a pravidelná analýza ukazatelů podniku je časově náročná a mnohdy nepříjemná. V ideálním světě bychom měli velmi rádi v rukou, každý týden či měsíc, zprávu o aktivitách svých pracovníků, souhrn komunikace s vašimi zákazníky, analýzu cashflow a souhrn přijatých objednávek. Věnujete nejvíce času tomu, abyste získali přehled, zda zaměstnanci pracují efektivně nebo přemýšlení o tom, zda se zakázka skutečně vydaří? Možná si tyto informace pracně v excelu vytváříte sami nebo tím pověříte členy svého týmu. Ačkoliv jsou pro vás tyto informace užitečné, hodnota času, který jim věnujete, není zanedbatelná, a mění váš pracovní den z efektivního na přetížený.

Funkce, které vhodným softwarem ovlivní vaše podnikání: automaticky zpracovány reporty, grafy, statistiky

4. Aktualizace a zálohování

Zapsali jste si report ze setkání do diáře, nové kontakty na zákazníky na papírek a teď je nemůžete najít? Tabulka v excelu se vám záhadně vymazala a chybí vám finanční report z minulého měsíce? Také postrádáte seznam zákazníků z minulého roku?
Bez všech informací je velmi obtížné naplánovat další postup a zhodnotit průběh. Mít všechny informace v jednom systému, pravidelně zálohované a ukryté v zabezpečeném serveru s přístupem 24 hodin denně, jsou výborným řešením. Tuto vlastnost získáte jen online s Cloud Computing řešením.

Funkce, které vhodným softwarem ovlivní vaše podnikání: evidence aktivit a dokumentů v jednom systému online, dvojité zálohování

5. Přístup k informacím

Často se vy nebo vaši zaměstnanci nacházíte v terénu? Chod vaší firmy se však nezastaví kvůli nepřítomnosti v kanceláři. Jak se vyvíjejí úkoly, na kterých pracuje váš tým nebo vaši zaměstnanci, které pohledávky byly splaceny, jaké závazky přibyly, resp. co nového požadují vaši zákazníci?
Problémem je, že všichni, dokonce i vy, si tyto cenné informace ukládáte do osobních diářů, poznámkových bloků nebo na hardware svého osobního počítače, informace pak zůstávají dostupné pouze na určitém místě. Software, který vám umožní zaznamenávat informace v reálném čase, je ideálním řešením díky své dostupnosti kdekoliv všem zainteresovaným osobám. Problémy jste schopen řešit v přímém přenosu.

Funkce, které vhodným softwarem ovlivní vaše podnikání: mobilní přístup k údajům vaší firmy 24/7.

V dnešních dnech se na trhu pohybuje velké množství různých aplikací, které vám nabízejí dílčí řešení v oblasti podnikání, / zákazníci, finance, zaměstnanci, marketing … / ale taktéž najdete i takové, které pro podnikání nabízejí komplexní podporu. Online aplikace můžete zkoušet zdarma, bez zbytečné instalace, testovat jejich funkce a na závěr se rozhodnout pro tu správnou.

Zaujala vás možnost řídit svůj podnik, díky online aplikaci? Jednou takovou je i FLOWii, kterou můžete zkoušet ZDARMA až 60 dní.

Chcete vědět více jak fungují online aplikace v podnikání? Přečtěte si FLOWii blog: Cloud Computing a online aplikace v dnešním podnikání.