Úspešné riadenie firmy si vyžaduje neustále rozhodnutia. Či už ide o organizáciu práce, výber dodávateľa, či spôsob komunikácie, vždy sa rozhodujete. Ale ako sa rozhodovať správne? Pomocou správnych informácií. Ich zdroj však jednoznačne nesmiete podceňovať.
Všechny informace v jednom sešitě nebo v Excelu šly na začátku vašeho podnikání bez problémů zvládnout. Jakmile se však správa týchto údajů stává stále náročnější, je čas zpozornět. S růstem vašeho podnikání rostou i zákazníci, obchodní případy, povinnosti i množství informací. Jejich řízení začíná být méně přehledné a způsobuje více problémů.
Možnosti, jak vyřešit pět klíčových výzev, přinášejí malým firmám a živnostníkům online aplikace nebo softwarová řešení. Navíc jsou finančně velmi výhodná. Podívejme se, co všechno vám dnes dokáže vyřešit vhodný software:
1. Šetříte čas
Vyhledávání a správa informací zabírá spoustu energie a času. Uveďme si příklad. Část obchodních kontaktů a termínů evidujete ve svém diáři, finance a adresář partnerů si poctivě zapisujete do excelových tabulek, úkoly řešíte s týmem přes e-mail a faktury evidujete v nepřehledných šanonech.
Co ale uděláte ve chvíli, kdy je potřeba něco rychle najít? Čas, který věnujete vyhledávání potřebných informací z různých zdrojů, jejich vzájemnému propojování a správě, vás něco stojí. Neztrácíte na tom jen vy, ale i vaši zaměstnanci.
Funkce, které vašemu podnikání přinese vhodný software:
- centrální zdroj informací
- filtr
- efektivní vyhledávání
2. Aktuální informace, příliš mnoho informací
Neefektivní komunikace, přemíra interních e-mailů, zbytečně dlouhé porady a k tomu komunikační šum! Znáte to taky?
Přestože každý týden věnujete svůj drahocenný čas poradám a plánování agendy, nemáte přesný přehled o tom, jak se vyvíjejí vaše zakázky. Diskuse o tom, kdo měl co a kdy udělat, se stávají každodenní a zdlouhavou součástí pracovního dne. Stalo se vám někdy, že vaši zaměstnanci nezávisle kontaktovali stejného zákazníka nebo dvakrát pracovali na tom samém úkolu?
Evidence aktivních procesů, aktuální informace a přístup k nim 24/7 jsou prvním krokem ke zvýšení efektivity vaší práce i chodu celé firmy. Používání filtrů a jedné centrální databáze v rámci jediného softwaru, který sjednocuje informace na jednom místě, vaši efektivitu ještě posílí.
Funkce, které vašemu podnikání přinese vhodný software:
- evidence aktivit
- organizace pracovních úkolů a rozdělení odpovědnosti
- online přístup k informacím
3. Analýzy a zpětné vazby, které vám pomohou při rozhodování
Reporting a pravidelná analýza ukazatelů ve firmě mohou být časově náročné a nepříjemné. V ideálním světě by asi každý rád držel v ruce týdenní nebo měsíční přehled o aktivitách svých zaměstnanců, souhrn komunikace se zákazníky, analýzu cashflow nebo přehled přijatých objednávek.
Chtěli byste vědět, jestli vaši lidé pracují efektivně, čemu věnují nejvíce času a kterým zakázkám se daří? Možná si podobné informace pracně zapisujete do Excelu, nebo to dělá někdo z vašeho týmu. I když jsou tyto údaje užitečné, berou čas a z efektivního pracovního dne se stává přetížený.
Funkce, které vašemu podnikání přinese vhodný software:
- automaticky zpracované reporty
- grafy a statistiky
4. Aktualizace a zálohování
Zápis ze schůzky jste si poznamenali do diáře, nové kontakty zákazníka na papírek, ale najednou je nemůžete najít. Excelová tabulka se vám záhadně smazala a chybí vám finanční report z minulého měsíce. Nebo si nejste jistí, kde je uložený seznam zákazníků z loňska?
Bez relevantních informací se další kroky v podnikání plánují jen těžko. Mít všechny údaje v jednom systému, pravidelně zálohované a uložené na zabezpečeném serveru s přístupem 24 hodin denně, je skvělé řešení. Tuto vlastnost vám poskytne pouze online cloudové řešení.
Funkce, které vašemu podnikání přinese vhodný software:
- evidence informací, aktivit a dokumentů v jednom online systému
- průběžná aktualizace a dvojité zálohování
5. Přístup k informacím
Vaši zaměstnanci se často pohybují v terénu? Chod vaší firmy se kvůli jejich nepřítomnosti v kanceláři nezastaví. Jak se vyvíjejí úkoly, na kterých pracuje váš tým nebo jednotliví pracovníci? Které pohledávky byly splaceny, jaké závazky přibyly, případně co nového požadují vaši zákazníci?
Problémem je, že si mnoho lidí ukládá cenné informace do osobních diářů, poznámkových bloků nebo na pevný disk svého počítače. Pokud jsou informace dostupné pouze na jednom místě, může to ztížit jejich sdílení. Používání softwaru, který umožňuje zaznamenávat informace v reálném čase a zpřístupnit je všem zúčastněným osobám, je ideálním řešením.
Funkce, které vašemu podnikání přinese vhodný software:
-
mobilní přístup k údajům vaší firmy 24/7
Dnešní trh nabízí širokou škálu různých aplikací, které poskytují dílčí řešení v oblasti podnikání — od správy vztahů se zákazníky, přes evidenci firemních financí, řízení zaměstnanců až po marketing. Najdete však i takové, které vašemu podnikání nabízejí komplexní podporu a řešení. Mnohé online aplikace si můžete vyzkoušet zdarma, bez nutnosti instalace, otestovat jejich funkce a nakonec se rozhodnout pro tu pravou.
